communication
Aujourd’hui je vous propose un 1 à 1 tel qu’il peut se pratiquer dans la vie réelle. Suite à la demande de certains, je vous transcris ci dessous une discussion simulée entre un manager et son collaborateur.

Je tire mon expérience des outils du manager de Cédric Watine que je remercie vivement pour tout ce qu’il a pu me transmettre.

Rodolphe : Assieds-toi, je vais raccrocher mon téléphone.

Collaborateur : …

Rodolphe : Alors comment ça va ?

Collaborateur : Ca va bien, impeccable. Tout va bien, il n’y a pas de problème.

Rodolphe : Rien de spécial ?

Collaborateur : Non, non.

Rodolphe : Ca a été ce weekend ?

Collaborateur : Ah ce weekend, on est parti au salon du voyage à Paris.

Rodolphe : J’ai entendu qu’il y avait ça oui. Ça a été intéressant ?

Collaborateur : Oui. Tu sais il y a trois semaines quand j’ai pris mon RTT, on avait loué un camping-car avec Julie, on a fait la côte normande et tout, on a trouvé ça super sympa. Et comme il y avait le salon du voyage, on s’est dit bon aller on va y faire un tour.

Rodolphe : D’accord.

Collaborateur : Et puis on se demande si on ne va pas investir dans un camping car.

Rodolphe : Ah oui ?

Collaborateur : L’avantage c’est qu’on peut profiter des enfants, comme toute la semaine je rentre assez tard, je ne les vois pas trop donc le weekend c’est vraiment de passer un moment en famille. C’est vraiment intéressant.

Rodolphe : Et puis j’imagine qu’ils devraient adorer ça les gamins, c’est comme une maison avec des roues.

Collaborateur : Ils adorent ça oui. Et puis tu verrais, il y a vraiment des beaux engins, il y a vraiment de belles machines donc on se pose la question, on verra bien. Ils nous ont fait des financements et puis là il y a des taux super intéressants. On se pose la question parce qu’on a un prêt qui va s’arrêter et on pourrait peut-être le cumuler avec ça enfin je te tiendrai au courant.

Rodolphe : D’accord. Si tu veux. Et Téo son bras ça va mieux ?

Collaborateur : Oui ça va, il s’est fait déplâtrer mercredi donc …

Rodolphe : Il n’y a pas eu de complications ?

Collaborateur : Non, il a un rendez-vous dans 15 jours pour voir comment son bras se remet, et au bout d’un an il doit faire encore une visite pour voir si l’os prend la même forme que le deuxième pour voir un peu la différence. Comme c’est le coude qui a été cassé, ils doivent regarder la tête de l’os. Donc tout va bien, ça ne l’a pas empêché de faire ses bêtises hein !

Rodolphe : D’accord c’est bien.

Collaborateur : Donc moi au niveau perso, tout va bien. Il n’y a pas de problème.

Rodolphe : Super. Ok.

Collaborateur : Niveau professionnel, on a défini la date de l’inventaire. Ça y est, c’est fixé au 20 décembre donc là, ici je sais que Bernard doit organiser tout les détails pratiques…

Rodolphe : 20 décembre, d’accord. C’est Bernard qui gère ça?

Collaborateur : Oui, c’est ça. Et puis il a vu aussi avec les équipes pour constituer les binômes qui vont être en inventaire. Ça va être le samedi matin comme d’habitude.

Rodolphe : D’accord. Oui, le 20 c’est un samedi. Ok.

Collaborateur : Tiens, justement en parlant des inventaires, il y a quelque chose de très important. Je t’ai parlé de Bernard, il s’est vraiment métamorphosé.

Rodolphe : Ah oui ? Ça va mieux ?

Collaborateur : Depuis le temps que je fais les 1 à 1 avec lui, il est devenu positif, il est vraiment ouvert…

Rodolphe : Il parle alors maintenant ? Parce que d’habitude c’est quelqu’un qui parle peu.

Collaborateur : Oui, avant si tu te rappelles, je t’en ai parlé, ça durait 5 minutes.

Rodolphe : Oui mais tu sais que moi je sais qu’il appelait ça aller à confesse. Il n’aimait pas le principe.

Collaborateur : Ah bon, tu as eu des retours ?

Rodolphe : Oui, maintenant, je pense que ça va mieux.

Collaborateur : Franchement, il a vraiment changé du tout au tout. Je pense qu’il s’est aperçu que je n’étais pas une ombre pour lui et au contraire qu’on devait travailler ensemble. Tu l’as vu au début il ne m’appréciait pas du tout, il me prenait plutôt comme une menace qu’autre chose et puis il s’est aperçu qu’au contraire j’étais là pour l’aider avec ses équipes et donc là ils sont bien partis. Il me parle qu’il va mettre en route les 1 à 1 avec ses gars donc je pense qu’il va vraiment compris qu’on devait travailler ensemble. C’est intéressant. Il a vraiment changé.

Rodolphe : D’accord.

Collaborateur : Même moi je suis le premier surpris mais tant mieux, ça a des avantages.

Rodolphe : Et en dehors du 1 à 1, avec les autres ça va ?

Collaborateur : Oui, pas de problèmes.

Rodolphe : En plus, les autres voient que lui changent c’est aussi positif je pense.

Collaborateur : Exactement.

Rodolphe : Sur l’équipe c’est bien.

Collaborateur : C’est positif, il y a des gens qui me demandent en 1 à 1 comment ça se fait que Bernard soit beaucoup plus positif, agréable et tout ? Les gens demandent pourquoi il a changé. Je leur explique qu’il a trouvé sa place, tout simplement. Il a trouvé notre mode de fonctionnement. Et c’est vrai que le 1 à 1 nous a permis de se caler sur le mode de fonctionnement de chacun. Et c’est intéressant.

Rodolphe : Oui, c’était un des objectifs qu’on s’était fixé ensemble: qu’au niveau management tu puisses mettre des outils en place.

Collaborateur : Donc là on est en plein dedans.

Rodolphe : Ok, super.

Collaborateur : Sinon je voulais revenir sur quelque chose, à la dernière réunion tu nous as dit que le budget de réfection du bureau serait réduit parce que le projet a été abandonné. Par contre on n’est pas trop d’accord avec ça parce que, actuellement on est trop serré franchement, il y a trop de bruit, de l’ambiance, ça crée de la tension, on est dérangé sans cesse. Je ne comprends pas la décision, pourquoi tu as annulé le budget ? Tu ne pouvais pas revoir ta position par rapport à ça parce qu’on est vraiment tous déçus ?

Rodolphe : En fait… toi tu en souffres ou c’est les gens qui t’en parlent ?

Collaborateur : Les gens me le remontent beaucoup en 1 à 1. Comme la semaine dernière j’avais Christian, il était super énervé et tout. Je ne comprenais pas, je lui ai demandé et il me dit : moi je ne peux plus travailler dans ces conditions, je suis interrompu sans cesse, il y a trop de bruits, les filles crient au téléphone quand elles parlent…

Rodolphe : Qu’est-ce que tu lui as répondu quand il a dit ça ?

Collaborateur : Je lui ai répondu que déjà j’étais content de savoir pourquoi il était énervé, donc ça c’est intéressant. Je pensais que c’était carrément à cause du boulot ou lui vis-à-vis de moi, comment ça pouvait se passer donc euh…

Rodolphe : C’est un nerveux hein !

Collaborateur : Oui mais là du coup je comprends mieux. Toute la semaine je me suis dit, pourquoi il est comme ça ? Et franchement là ça y est, grâce au 1 à 1  j’ai compris pourquoi il était comme ça. Je lui ai dit je suis content de savoir que c’est ça mais pourquoi tu ne t’isoles pas ? Il m’a dit : j’ai tous mes documents qui sont sur place et tout. Si on pouvait essayer quand même de trouver une solution…

Rodolphe : En fait c’est vrai qu’on ne peut pas faire les 2 sites.

Collaborateur : Le projet est abandonné c’est sûr.

Rodolphe : Oui, je l’ai annoncé en réunion. Je t’en avais parlé avant et donc… En fait j’ai dû faire un choix entre les 2 sites de l’entreprise. Et en fait, votre bureau a été refait il y a 6 ans. Celui qui est sur l’autre site ça doit faire 20 ans qu’il est comme ça donc je les ai passé en priorité. En plus, ils reçoivent du public, leurs équipes se sont aussi agrandies…

Tu me diras ça ne change pas grand-chose pour les gens d’ici. Eux, ce qu’ils retiennent c’est que leur bureau va rester le même mais bon je ne peux pas…

Collaborateur : Est-ce qu’on peut quand même te proposer quelque chose ? Au moins faire quelque chose? De l’aménagement?

Rodolphe : Les gens font remonter qu’ils ne sont pas satisfait, c’est bien mais il ne faut pas en rester là.  Il faut annoncer clairement qu’il n’y a pas de budget, ou alors, ce que je propose c’est de limiter à 10% de la somme qui a été demandée, et là les gens vont peut-être avoir des idées. Il y aussi des bureaux individuels qui ne sont pas exploités du tout. Maintenant c’est vrai qu’avoir tous les gens dans le même bureau c’est difficile.

Collaborateur : Non, c’est intéressant, la communication c’est 100 fois mieux. C’est vrai qu’il faut qu’on aménage un peu. Je suis content qu’au moins tu ne fermes pas la porte totalement. Je vais en parler à l’ensemble de l’équipe, je vais profiter de mes 1 à 1 le mercredi matin pour leur en parler…

Rodolphe : Il faut peut-être leur expliquer pourquoi on a pris cette décision. Je ne l’ai pas tellement expliqué en réunion. Je te l’avais bien expliqué avant et puis ton boulot est aussi de transmettre le message et de l’expliquer. Je ne suis pas fermé du tout si c’est pour que ça fonctionne mieux.

Collaborateur : Tout à fait. Ok.

Rodolphe : C’est vrai que je ne me suis pas forcément rendu compte, on est dans les normes… C’est vrai que Christian il se plaint en plus c’est quelqu’un qui parle assez fort. Moi j’ai vu des choses qui pourraient être intéressantes chez des fournisseurs, des cloisons qui absorbent le son, des choses comme ça.

Collaborateur : On va essayer de voir, je vais solliciter tout le monde.

Rodolphe : Ça marche.

Collaborateur : Merci. Un dernier point, est ce qu’il est possible, je sais que j’ai déjà posé un RTT il n’y a pas longtemps, est ce qu’il est possible que j’en repose un la semaine prochaine ? Je vais regarder un petit peu et je vais t’envoyer une demande comme d’habitude mais je n’ai pas de rendez-vous, on n’a pas de réunion et j’ai vu avec les filles, dans l’organisation j’ai tout le monde, j’ai personne en congé, donc si c’était possible de poser la demande.

Rodolphe : Si tu as des RTT à prendre tant que ça tourne ok. Tu as d’autres points ?

Collaborateur : Non, c’est bon. On a fait le tour pour ma partie.

Rodolphe : Ok alors moi j’avais un feedback à te faire à propos de la réunion commerciale. Plutôt un feedback à propos de ton équipe, on va reparler de Bernard mais j’ai trouvé ça super qu’il participe comme il l’a fait. Avant en réunion il ne parlait pas du tout, il n’osait pas se lancer et puis là je le vois, c’est vrai qu’il est transformé et c’est vraiment positif pour la communication entre ton service et les autres. Je trouve ça bien, c’est quelque chose qui nous fait avancer dans le bon sens en plus ça donne un exemple positif pour les autres équipes. Il faut continuer dans cette voie-là, c’est le genre de chose qui me fait dire qu’on avance dans la bonne direction.

Collaborateur : C’est un travail d’équipe. Je te remercie, ça fait plaisir d’entendre ça. C’est vrai qu’il a vraiment changé, il a trouvé sa place. On sait comment fonctionner ensemble. Pour la présentation en réunion, on avait travaillé ça ensemble, etje l’ai laissé présenter les choses parce que c’est lui qui avait eu le plus d’idées. Je voulais mettre en valeur son équipe. Tu sais il m’a même dit qu’il allait mettre en route les 1 à 1 avec ses gars. Je trouve qu’il a vraiment compris que c’était un effet de levier.

Rodolphe : C’est bien. Sinon, j’ai aussi une information. On va participer au salon des entrepreneurs. On a hésité un peu c’est pour ça que je n’en ai pas encore parlé. L’idée c’est qu’il faut qu’on soit présent cette année, on a beaucoup de nouveaux produits, ça fait longtemps qu’on n’a pas communiqué. Ça correspond à la sortie des nouveaux catalogues, ça correspond à la présentation qu’on va faire sur nos clients, ça correspond aussi à notre nouveau logo et au fait qu’on a créé des nouveaux services pour nos clients donc c’était le bon moment. C’est un gros budget, ce serait bien que tu le communiques à ton équipe.

Collaborateur : C’est officiel ?

Rodolphe : Oui, je te le dis pour que tu le communiques. Il faut juste se méfier dans ta façon de communiquer aux gens qu’ils ne fassent pas le parallèle avec…

Collaborateur : Avec l’année dernière.

Rodolphe : Alors oui, il y a ça. L’année dernière ils ont été prévenus par les clients.

Collaborateur : On n’avait pas d’outils non plus pour leur dire.

Rodolphe : Voilà. C’était un peu dommage. Aussi, je ne voudrai pas qu’ils fassent le parallèle entre le fait qu’on annule le budget de réfection du bureau et le fait qu’on lance ça. Ce sont des choses totalement différentes.

Collaborateur : Oui, on va séparer les choses. Je veux bien présenter les choses de façon distincte, il n’y a pas de soucis. On peut y aller, on peut communiquer ?

Rodolphe : Oui.

Collaborateur : Qui est ce qui s’occupe de centraliser tout ça ? C’est Caroline ?

Rodolphe : Oui, toujours elle. J’ai vu qu’au niveau du fournisseur des calques vous avez eu les prix. Ça c’est bon.

Collaborateur : Ca y est, c’est fait. C’est vrai que c’est un peu l’arlésienne, ça fait 3 ou 4 fois que tu me l’as remonté mais maintenant c’est fait.

Rodolphe : Non mais je vois que c’est en place donc c’est bon.

Collaborateur : On a mis en place. Robert a fait tous les tableaux, c’est fini. Il n’y a plus qu’à connaitre la liste des clients, le stock qui reste et puis basculer sur la nouvelle qualité. Et puis faire quelques tests.

Rodolphe : Bon, ok. Je le note pour la prochaine fois parce que je voudrai que tu me donnes les résultats des tests. On avait parlé d’une formation en anglais, tu m’avais dit que c’est possible, je vais noter.

Collaborateur : Je suis content que tu ne l’aies pas oublié.

Rodolphe : Bien sûr que non mais je n’ai pas encore les devis définitifs, j’ai demandé à Anne de s’en occuper donc elle a reçu 3 devis. Je n’ai pas regardé mais la prochaine fois on regardera ça ensemble, il y a beaucoup de méthodes différentes donc il faut qu’on en discute sachant qu’au niveau de ton coaching la priorité est quand même sur le management. Je pense que l’anglais on va pouvoir le faire passer cette année aussi. Je note pour le bureau commun parce que tu vas certainement en parler la prochaine fois et moi de mon côté, je vais regarder 2 ou 3 solutions.

Collaborateur : D’accord. On aura certainement des choses à proposer aussi.

Rodolphe : Je pense que c’est mieux si les gens apportent leurs idées. Donc voilà prochain 1 à 1 dans une semaine à la date et l’heure habituelle, il n’y a pas de soucis de mon côté si cela va aussi pour ton planning.

Collaborateur : N’oublies pas que mardi je prends un RTT comme tu viens de l’accepter.

Rodolphe : Je n’ai pas encore eu de papier mais il n’y a pas de problèmes. A plus tard.

Collaborateur : Je te remercie. Au revoir.

Je vais expliquer les différentes parties. En fait dans cet exemple, il y a eu les 3 parties. Ce n’est pas toujours exactement comme ça que ça se passe mais c’est un exemple. Je ne sais pas si on entend que j’ai essayé de parler le moins possible ce n’est pas évident mais c’est nécessaire. Laisser la priorité à la parole au collaborateur. Là, c’était assez fluide mais lors des premiers 1 à 1, il y a beaucoup de temps mort lorsque les personnes ne savent pas quoi dire, etc.

Ce qu’il faut distinguer c’est les 3 grandes parties :

La partie du collaborateur où il parle des sujets personnels s’il veut et des aspects professionnels. Ça dépend des personnes. Dans l’exemple, le collaborateur parle un peu plus librement de son weekend avec une simple question de relance. J’ai fait des notes pour préparer mon 1à1 même sur des aspects personnels, dans l’exemple le fils qui s’est cassé le bras. Cela aide à renouer le contact.

Le 1 à 1 c’est également une occasion pour suivre l’avancement les projets même si encore une fois votre collaborateur parle pendant toute la demi-heure, ça attendra et à la fin vous pouvez lui dire qu’il faut que vous vous revoyez parce qu’il y a des choses dont vous aimerez lui parler. Le feedback positif est un outil que je reparlerai plus tard mais dans l’exemple j’ai observé un comportement de mon collaborateur, un comportement de son collaborateur et je lui ai donc fait un feedback positif. C’est un mode de communication particulier en 4 parties :

  • Je demande si je peux faire un feedback à la personne
  • Je lui décris le comportement que j’ai observé
  • Je lui explique les conséquences du comportement
  • Je lui dis que je voudrai le voir continuer
  •  
    Dernière partie c’est le futur, là il y avait 3 points : formation en anglais (il en avait fait la demande) les résultats des tests et le bureau commun.

    Les 1 à 1 diffèrent suivant les collaborateurs à vous de les adapter en fonction de chacun.

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