objectif management

Il n’est pas anodin qu’un collaborateur soit en retard sur un projet et qu’il rejette la faute à quelqu’un d’autre. C’est même très fréquent. Et on en est souvent convaincu. Il est normal d’aller voir la personne à qui le collaborateur à relayé la faute pour comprendre le retard et bien évidemment sauver le projet, mais on risque de donner raison au collaborateur en cause du retard, et d’instaurer de mauvaises habitudes.

Adoptez le plus vite possible les bons réflexes.

Il faut préparer le bon comportement et pour cela il existe une procédure simple en 6 points.

– Effectuer un feedback à votre collaborateur.
– Lui expliquer la notion de responsabilité dans un projet.
– N’hésitez pas à rompre la communication (avec un exemple concret)
– Examinez le fond du problème.
– Ce que vous pouvez faire pour aider.
– Revoir (scannez) votre rôle de manager.

Avant de prendre les rênes, observez bien l’origine du problème.

Avec le projet d’un collaborateur en retard, on a toujours tendance à le sauver quoiqu’il en coûte et pourtant ça présente un risque réel. Vous pourrez perdre l’origine du problème et notamment vous méprendre sur le ratage. Il faut que le collaborateur à qui vous avez chargé le projet prenne en compte son erreur, quelle qu’en soit la cause. Vous devez nécessairement lui faire un feedback négatif et qu’il comprenne l’implication de sa responsabilité, qu’il se sente concerné personnellement du retard du projet.

Évitez de rentrer dans le jeu des excuses.

Votre collaborateur aura systématiquement la réaction de relayer la faute à son collègue si celui-ci n’a aucune autorité sur lui. Il vous faut éviter de rentrer dans le jeu des excuses. Dès que vous lui avez délégué le projet, vous lui avez donné autorité, mais pas une hiérarchie sur les autres. Il a donc une mission et une entière responsabilité sur le projet. Rappelez-lui que le principe de collaboration ne se fait pas seulement entre chefs, mais également transversalement.

Insistez sur le feedback

Même si ça semble comme un jugement, n’hésitez pas à lui faire un feedback négatif constructif et neutre. Expliquez exactement son erreur pour qu’il ne le refasse plus et qu’il n’ai plus de retard. Ne vous sentez pas obligé de résoudre le problème de vos collaborateurs. Il faut qu’ils comprennent que vous ne prenez aucun parti, mais juste que vous les responsabilisez. On peut expliquer au collaborateur qu’il a un problème dans sa gestion de projet. C’est mieux de leur faire un feedback négatif personnel et privé.

Méthode succincte pour le feedback,

• partez d’un fait précis et concret
• formulez l’impact sur l’équipe
• formulez votre ressenti face à la situation
• Demandez si la personne peut faire un effort, régler la situation, prendre ça en compte… ou encourager si vous faites un feedback positif.

Pour aller plus loin, remplissez le formulaire ci-dessous:

En voulant sauver le projet à tout prix, on a tendance à résoudre le problème de tous et de chacun. Ce qui peut se révéler être une image négative de vous en tant que manager vis-à-vis de vos collaborateurs, et ils pourraient rentrer dans la faille. Vous n’avez pas à reprendre le projet à la première occasion. Et il faut expliquer à votre collaborateur que le feedback négatif est nécessaire pour sa progression. Vous devez lui montrer l’impact de son incapacité dans le cas où il ne vous a pas prévenu avant la date d’échéance.

On est souvent tenté d’être convaincu par l’excuse du collaborateur. Mais même en connaissance du comportement de celui à qui il a relayé la faute, il faut résister. Le fond du problème ne se situe pas sur cette personne. Il faut rester concentré sur le retard du projet et non sur la cause. Vous allez formuler le feedback négatif d’une manière simple et non dramatique. Le collaborateur réagira. Il va commencer à se défendre et vous donner des raisons, mais ne vous laissez pas mener. Gardez en tête que vous devez faire le feedback.

Insistez sur les conséquences de l’action et mettez de côté les causes.

Le feedback négatif est primordial pour la progression de votre collaborateur. Vous lui expliquez d’abord votre problème sur son retard et sur le fait qu’il ne vous a pas prévenu. Ensuite, il doit comprendre qu’il est en train de fuir sa responsabilité dans une entreprise en la relayant à une autre personne. Montrez-lui l’importance de sa mission dans le projet dont vous lui avez chargé et dont il a acquis l’entière responsabilité même si d’autres personnes sont concernées. Le feedback négatif est une opportunité positive pour lui comme pour vous.

Rappeler les responsabilités de chacun.

Le collaborateur a une entière responsabilité sur le projet délégué. En cas de retard du projet, il faut lui faire un feedback négatif et notamment un rappel sur sa responsabilité. Il est donc chargé du travail, mais aussi tout ce qui s’y rattache. Lui faire un feedback n’entrave pas à votre rôle d’écoute. Vous devez lui expliquer que la collaboration se fait également transversalement et pas seulement hiérarchiquement.

Il est vrai que faire un feedback négatif sur un collaborateur peut être gênant. Formuler les bonnes phrases. Souvent, le collaborateur évoque une injustice, et relaye la cause du retard à quelqu’un d’autre. Dans ce sens, il tend à se justifier. Expliquez-lui d’une manière claire que vous voyez dans sa justification un signe d’incompréhension de sa part. Il doit comprendre qu’il est missionné du projet et donc, de la responsabilité de celui-ci et de la contribution des autres. Pour un collaborateur qui a un profil plus consciencieux, on lui rappelle que c’est une règle fondamentale en entreprise. De cette manière, vous convainquez la personne sans juste affirmer.

Pour aller plus loin, je vous encourage à lire l’article sur le profil DISC:

Au sein l’entreprise, vous êtes également redevable de l’avancement du projet vis-à-vis d’autres personnes. Dans votre feedback, vous pouvez évoquer cela. Dites-lui que tout est lié et que son retard engendre d’autres retards.
Il aura tendance à relayer la faute à d’autres personnes. Votre rôle dans le feedback sera de le recadrer en lui affirmant que vous lui avez délégué personnellement une responsabilité et non quelqu’un d’autre dans l’intérêt de sa progression. Dans ce sens, il pourra comprendre l’importance des compétences de management qu’il doit développer, de pouvoir collaborer avec des personnes qui ne sont pas sous son autorité hiérarchique.

N’hésitez pas à rompre la communication… une fois que vous avez passé votre message.

On rappelle à son collaborateur les principes mêmes de l’entreprise dans le feedback, mais il pourra encore trouver des excuses et aura tendance à enclencher le mode défensif. Dans ce cas, il faut rompre la communication. Vous pouvez comprendre certaines choses, mais vous vous devez de lui faire son feedback. L’objectif n’est pas d’avoir raison par rapport à l’autre. Le but est d’affirmer les deux feedbacks et en cas de refus de sa part, vous devez couper la communication en fermant le sujet. Le message est passé. L’impact est plus important et dans le cas où il reprendrait son comportement, vous reprenez le feedback. Il ne faut pas se lasser parce qu’un changement sera visible tôt ou tard. Faire des feedbacks réguliers sur un ton neutre et rapide est plus judicieux que de faire des feedbacks violents et singuliers qui auront des impacts négatifs.

Un exemple pour clore une discussion (rompre la communication)

Vous avez fait votre feedback (partir d’un fait précis, expliquer l’impact sur les autres, sur la société, sur vous, donner éventuellement votre ressenti et terminer en demandant s’il peut faire un effort).

Pour clore la discussion alors que la personne est en train de rebondir sur un argument pour se trouver des excuses, il suffit de lui dire cela: c’est radical:

« Je viens de vous dire ce que j’avais à vous dire. Je ne cherche pas à savoir qui a raison ou pas, je me base sur des faits précis. Je vous ai demandé su vous pouviez faire un effort et vous m’avez dit oui. C’est ce que j’attends de vous. Voilà le message que je voulais vous passer. Maintenant je dois y aller et je vous demande de réfléchir à cela. »

Et vous partez sans hésiter, sans vous retourner.

Ça ne veut pas dire que vous ignorez ce que les autres peuvent faire pour retarder le projet.

Faites des feedbacks personnels. Si vous avez chargé une personne d’un projet et qu’elle est en retard, vous lui faites part de sa responsabilité dans un 1à1.

Restez focalisé sur votre collaborateur. Mais ça n’empêche pas pour autant d’en faire aux autres personnes concernées. Vous pouvez réunir un nombre de choses que vous aurez observé sur les personnes impliquées dans le projet et notamment leur faire un feedback sur leurs comportements. En tant que manager, c’est dans votre rôle de savoir quand il y a un problème au sein de votre équipe. Mais vous n’avez pas à rendre compte des feedbacks des autres personnes concernées à votre collaborateur en charge du projet. (en gros, vous lui filez un coup de main, mais vous ne lui dites pas que vous le faites… sinon, il attendra de vous que vous le fassiez à chaque fois).

Ne cherchez surtout pas à préserver la « bonne ambiance » de l’équipe.

Dans tous les cas, vous êtes manager d’une équipe, mais vous n’avez pas l’obligation de faire en sorte de créer une amitié ou des liens entre les membres de votre équipe. Bien évidemment, une ambiance de travail harmonieuse est requise. Souvent, le collaborateur donnera des raisons centrées sur le plan relationnel et humain pour expliquer son retard. Et c’est vrai que l’efficacité est meilleure quand les membres d’une équipe ont des liens amicaux. Pourtant, il ne faut pas perdre de vue que ces personnes ont des objectifs communs et que l’atteinte de ces buts créée la bonne ambiance de travail.

C’est à vous de clarifier leur « mission » leur objectif à atteindre.

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