particulier
Le 1 à 1 c’est un entretien de 30 minutes, une fois par semaine avec chacun de vos collaborateurs directs. Il se compose de 3 parties de 10 minutes chacune: 10 minutes pour le collaborateur, 10 minutes pour le manager et 10 minutes pour l’avenir et les perspectives du collaborateur.

L’entretien du collaborateur, c’est le premier point important à comprendre.

Le deuxième est la fréquence, une fois par semaine.

Cela ne fonctionnera pas si vous ne le faites pas une fois par semaine et lié à cette fréquence, l’entretien doit être programmé pour toute l’année. C’est impératif pour votre réussite et pour que l’investissement temps vous rapporte. Cela ne sert à rien d’investir si vous n’avez pas de retour sur l’investissement mais pour cela il faut investir suffisamment et correctement.

Le fondement du 1 à 1

Le fondement du 1à1 c’est de dire à votre collaborateur qu’il a du temps pour lui avec vous. C’est un engagement certain et cela se passe chaque semaine. S’ils ne sont pas absolument certains de ça, vous allez louper votre objectif donc ce n’est pas la peine de perdre votre temps.

Le plus dur dans le 1 à 1

Le plus dur dans le 1à1 c’est de commencer. Mon seul objectif c’est que vous commenciez. En même temps, en commençant, il faut que vous sachiez que vous prenez un engagement vis-à-vis de votre collaborateur et que si vous n’arrivez pas à tenir cet engagement, cela risque de s’empirer. Si vous investissez mal votre temps et pas assez, vous n’aurez uniquement que des inconvénients. Le seul résultat que vous aurez c’est que vous allez perdre une demi-heure par collaborateur chaque semaine et vous aurez quand même des difficultés. Si vous ne programmez pas vos réunions toute l’année, ils ne seront pas certains de l’avoir toutes les semaines. De ce fait, ils continueront à vous poser les questions dans la semaine, ils continueront à apporter de la valeur aux rumeurs qu’ils entendent parce qu’ils ne seront jamais certains de pouvoir vous en parler. Ils savent aussi que la priorité d’un cadre et c’est ce qui est sur son agenda d’où la nécessité de les programmer. Si ce n’est pas le cas, vous avez un problème, il faut que vous revoyiez votre façon de travailler. Si vous ne les mettez pas sur votre agenda, vous n’y croyez pas et si vous n’y croyez pas, ils n’y croiront pas donc ça ne va pas marcher. Effectivement, les 1 à 1 demandent un changement d’habitude, d’effort, de rythme, etc. Parfois vous serez obligé de changer de date vos 1 à 1, ce n’est pas grave tant que vous ne les annulez pas. Il y a certaines personnes qui ont besoin de préparer leur entretien, vous devez le respecter.

La problématique du temps.

La fréquence est importante, c’est le premier obstacle qu’on rencontre quand on veut mettre en place les 1 à 1, beaucoup disent ne pas avoir le temps. La question que je pose aux manager qui ne font pas encore le 1 à 1 c’est : êtes-vous satisfait de l’entretien annuel ? La réponse est non, ça ne sert à rien, on ne se connait pas, il faut le faire en heure alors qu’on n’en a pas parlé pendant l’année, souvent ce n’est pas préparé ou trop préparé, etc. Toutes les réponses sont liées à la relation professionnelle.

Le risque

Quand on n’a pas fait de 1 à 1 et qu’on se retrouve face à face de manière obligatoire pour le manager comme pour le managé, il y en a un qui sait que c’est obligatoire. Soit votre collaborateur se dit de toute façon c’est obligatoire, il le fait parce qu’il doit le faire ou bien le manager le juge sur son travail et il se dit que son manager n’a aucune idée de son travail. Il me juge sur mon résultat alors qu’il ne sait pas ce que j’ai traversé ni par où je suis passé.

En général ce n’est pas un entretien efficace et il rate son objectif. En général les gens ont rarement un point de vue positif de leur entretien de fin d’année quand il n’a pas été nourrit et construit toute l’année par des entretiens à fréquence régulière.

Le rythme idéal

Quand vous commencerez les 1 à 1 vous aurez du mal à tenir les demi-heures c’est garanti. La semaine c’est aussi l’unité maximale opérationnelle dans l’entreprise. La semaine c’est la meilleure unité de temps pour que les choses se passent dans l’entreprise. Pour moi c’est le meilleur cycle opérationnel, la journée c’est trop court, le mois c’est trop long, la semaine c’est l’idéal.

Le 1 à 1 est similaire à de la gestion de projet: c’est mieux de faire des réunions d’équipes toutes les semaines, courtes et non des longues réunions mensuelles.

Cet entretien hebdomadaire va vous permettre de faire le point de la semaine. Les gens se souviennent de ce qu’ils ont fait dans la semaine précédente mais ils vont avoir du mal à avoir une vision synthétique si vous faites ces entretiens de manière mensuelle.

De plus, s’ils veulent vous poser une question, ils vont s’abstenir en se disant qu’ils vont vous voir pendant leur 1à1. De cette manière, vous serez moins dérangé et pourrez davantage vous concentrer sur ce que vous faites.

90% des questions peuvent attendre une semaine IL s’agit que votre investissement de temps dans les 1à1 vous rapporte plus que ce vous avez dépensé. Si vous le faites tous les mois, les interruptions et les rumeurs vont continuer.

La seule exception

La seule exception est si vous avez plus de 10 collaborateurs directs, je ne dis pas que vous devez passer à une fréquence inférieure par rapport à la fréquence hebdomadaire mais c’est une exception. Si vous avez beaucoup de difficultés à trouver du temps à passer avec vos collaborateurs et que vous en avez plus de 10, là il y a peut-être quelque chose à faire en termes de structure de votre entreprise. Cependant cette situation est assez rare. Dans ce cas-là vous pouvez penser à programmer toutes les deux semaines pour commencer mais dès que vous serez assez organisé pour le faire, passez à une fréquence hebdomadaire. C’est la limite. Quand on programme nos 1 à 1 toutes les semaines, ça arrive qu’il y ait 1 ou 2 entretiens qui n’ont pas lieu, si ça arrive alors que vous êtes sur la fréquence 15 jours vous allez passer à une fréquence de 1 mois.

Quelle priorité donner.

C’est également plus dur pour les personnes itinérantes comme les commerciaux par exemple mais c’est aussi plus important. C’est-à-dire qu’il faut programmer les 1 à 1 en priorité avec les personnes avec lesquelles la communication est difficile à établir pour différentes raisons. Programmer les 1 à 1 vous donne de la souplesse et rigueur. Comme c’est planifié et que vous savez exactement à quoi vous voulez passer vos priorités, vous pouvez être souple. Il va y avoir des périodes compliquées où vous allez sentir le besoin d’augmenter les intervalles dus à la fréquence durant les moments de rush par exemple mais il faut tenir les 1 à 1 à la même fréquence quand même parce qu’une relation ça se crée et s’entretient pour ne pas qu’elle se détériore et pour obtenir des résultats.

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