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Je connais des personnes qui font des milliards de dossiers, de sous-dossiers et de sous-sous-dossiers… et qui ne retrouvent pas les mails quand ils en ont besoin.


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Je connais des personnes qui font des milliards de dossiers, de sous-dossiers et de sous-sous-dossiers… et qui ne retrouvent pas les mails quand ils en ont besoin.

Pire, je connais des gens qui suppriment des mails sous prétexte de faire de la place dans leur boite.

Je vais vous livrer une technique hyper simple pour traiter vos mails très rapidement.

1. lisez vos mails dans l’ordre anti-chronologique

2. quand vous lisez un mail, vous avez trois possibilités:

  • Il est important et doit être traité rapidement. Vous le marquez comme non lu.
  • Il est important, mais peut être traité plus tard. Vous mettez un drapeau de suivi.
  • Il n’est pas important. Vous notez les informations sur votre main courante et vous le supprimez.

3. Vous allez dans votre corbeille en fin de journée et vous sélectionnez tous vos messages (CTRL+A) et vous les glissez dans un dossier d’archive.

4. Comment vous organisez votre dossier d’archivage ? Ne vous fatiguez pas à faire des dossiers, des sous-dossiers et des sous-sous-dossiers. Vous faites un dossier par semestre: 2015 S2 pour le 2e semestre de 2015. 2016 S1 puis 2016 S2… ainsi de suite.

5. Ensuite, quand vous recherchez un mail, normalement vous savez dans quel semestre vous l’avez reçu. Vous sélectionnez votre dossier et vous faites CTRL+SCHIFT+F (recherche avancée) Dans cette recherche avancée, vous prenez le mot clé, l’auteur du message, l’objet ou le titre de la PJ. Et là, c’est magique: vous avez une page qui s’ouvre avec la liste des mails concernés par votre recherche. Si vous avez trop de résultats, vous affinez votre recherche en précisant qui a envoyé le mail ou bien en rajoutant un mot clé ou en sélectionnant uniquement les messages avec PJ…

 

Et voilà.

 

Bilan, votre boite principale est toujours avec quelques mails à traiter, mais elle ne déborde jamais. Vous ne supprimez jamais un seul message (car vous récupérez ceux qui sont dans votre corbeille.) Et je vous expliquerai bientôt pourquoi c’est important de ne jamais supprimer un seul message.

Si vous avez déjà un système compliqué de dossiers, sous-dossiers et sous-sous-dossiers, je ne vous dis pas de tout pétarder, mais si vous vous apercevez que vous perdez un temps fou à classer vos mails et ensuite à les retrouver, alors, ça vaut peut être le coup de faire un test de la méthode que je viens de vous conseiller.

Soyez un bon sceptique. Essayez, adaptez et faites-vous votre opinion.

Une prochaine fois je vous expliquerai comment créer une sauvegarde de vos emails et les récupérer quand vous avez été muté ou que vous avez été en mission et que vous voulez prendre vos emails avec vous.
Rodolphe de mon-capitaine.com

 

Comments

  1. Bonjour,
    Excellent ! Avec une petite optimisation possible, mettre une règle pour que chaque message soit automatiquement copié ds une archive. Cela évite le copié collé chaque soir.

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