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Arrêter d’être débordé. Prioriser correctement. S’organiser efficacement.

La gestion des tâches est l’un des outils primordiaux dans l’organisation du manager. C’est le cœur de toute l’organisation du manager qui va être jugé en fonction de sa gestion et de sa capacité de faire les choses ou à les exécuter. 

C’est ce qui est important pour l’organisation. La question qu’il faut que vous vous posiez c’est : 

« Comment faut-il faire pour être bon en exécution ? » 

Et 

« De quelle manière vais-je rendre réelle les choses à faire ? » 

Pour qu’on parle de la même chose

Les tâches sont les unités de compte du travail qui est produit par le manager ou le cadre. En faites, une liste de tâches représente un projet. Et ce sont les tâches qui déterminent le travail du manager, sans lesquelles il ne pourrait rien réaliser. 

Le outils impactés par les Tâches.

Tous les outils nécessaires pour la bonne organisation du manager dépendent de ces tâches que l’on exécute… Parmi ces outils, on trouve :

Le un-à-un (entretien individuel), 

La délégation (ou ici

La routine du Lundi

La liste de tâches nous permet de nous orienter et elles permettent une vision du travail qu’on a à faire et qu’on a déjà fait. Il peut vraiment être dangereux de ne pas avoir de liste de tâches. 

Les deux aspects qui concernent les Tâches

Tout d’abord, la routine du Lundi qui permet à votre système d’organisation personnelle de fonctionner. 

C’est à ce moment-là que toutes vos tâches doivent être passées en revue pour que votre liste soit mise à jour. Sans la routine du Lundi, votre système de gestion de tâches va s’emballer. Vous n’arriverez pas à prioriser… et là, c’elle drame, tout s’accélère !

Puis, il y a la gestion des mails. Les mails ne sont pas une liste de tâches. Beaucoup de personnes pensent qu’elles peuvent gérer leurs tâches avec leurs boîtes mails mais ce n’est pas le cas.

D’ailleurs, sur Gmail par exemple, la liste des tâches se place à côté des mails. Pourtant, ce n’est pas logique parce que les tâches doivent être autonomes et avoir un onglet particulier. Vous devez garder en tête qu’un mail est juste une information en attente de lecture. Il ne faut jamais le confondre avec une tâche. 

Ma recommandation

Je vous recommande de lire cet article sur la gestion des mails avant d’aller plus loin. Vous comprendrez vraiment de quoi il est question. C’est une manière particulière de gérer ses mails mais qui vous donnera de la hauteur de vue nécessaire à la hiérarchisation et vous permettra de distinguer l’important de l’accessoire. 

 C’est vrai qu’il existe une minorité de gens qui sont efficaces sans une check-list. Souvent, ils ont un système ou ils ont un métier moins complexe. Cependant, la majorité trouve plus judicieux d’utiliser des outils adaptés pour progresser VRAIMENT. 

Ainsi, même si vous êtes quelqu’un d’habituellement bien organisé, je vous recommande vivement d’avoir recours à ce type d’outil. Le fait de tout vouloir garder dans la tête en permanence, ça génère du stress, ça mobilise une bonne partie de votre attention,  de votre capacité mentale et votre mémoire. J’ai commis une vidéo qui m’a valu beaucoup de commentaires négatifs à propos de ce concept.

Vidéo pour expliquer un des concepts de la liste de tâches…

Pourquoi vous allez gagner en sérénité

En prenant le temps de planifier vos tâches, vous aurez la certitude qu’elles apparaitront en temps et en heure.

Vous gagnez en sérénité et vous n’avez plus la crainte d’avoir oublié quelque chose  puisqu’elles ont été notées quelque part. Dans ce sens, on va pouvoir focaliser notre attention sur ce qu’on est en train de faire sans devoir nous rappeler aussi de ce qu’il y a à faire ensuite.

Cela participe du principe de :

Concentration des efforts.

Maréchal Foch, principes de la guerre.

Et même si à un moment vous vous rappeliez de quelque chose que vous devez faire, vous l’ajoutez juste à votre liste de tâches et vous pourrez vous re-concentrer sur ce que vous étiez en train de faire.

De pus, la gestion des tâches nous permet de retrouver le contrôle de ce qu’on fait et de pouvoir quantifier le travail effectué dans le cas où on doit faire un bilan ou remplir des indicateurs. En général, on peut le faire en temps réel ou pendant la routine du Lundi, ce qui est beaucoup mieux.

Pendant cette routine , on va reclasser les tâches, les mettre dans l’ordre et les re-prioriser. 

Le principe de la gestion des tâches suit les étapes suivantes:

  • La méthode 3D.
  • La tâche idéale.
  • Les listes de tâches.
  • Bonus et conseils.

Principe de base.

La tâche étant l’unité de réalisation de quelque chose, c’est donc le plus petit élément qui va permettre de réaliser une action et un projet. Le premier des grands principes de création de tâches, c’est de prendre l’habitude, lorsqu’une information vous parvient, de déterminer si cette information va générer une action à faire.

Donc, vous déterminez si c’est une simple information, si ça doit être classé ou si c’est une information avec une action à faire.

A l’origine, ça peut être un mail mais il y a d’autres évènements différents qui peuvent créer des tâches.

La méthode 3D

Pour structurer la manière dont vous allez gérer cette information qui est devenue une tâche, vous allez vous poser la question des 3D :

  • Déléguer : se demander si c’est à vous de le faire ou à une autre personne.
  • Dès que possible : se demande si c’est à faire dès que possible.
  • Dater : Y a-t-il une date liée à l’information. 

Déléguer est positionné en premier, parce qu’en tant que manager, il y aura toujours plus de travail disponible en entreprise que votre capacité à en faire et parce que vous avez des collaborateurs.

Un truc à comprendre, vraiment !

On a toujours tendance à vouloir tout faire. Mais vous devez comprendre que votre efficacité va dépendre de votre capacité à faire des choix et à prioriser. On peut évidemment améliorer sa productivité mais ce qui est vraiment important, c’est de savoir consacrer du temps pour les choses essentielles pour soi.

Donc, votre premier choix est de savoir si la tâche vous concerne ou concerne votre équipe. Si vous prenez une tâche, ce sera au détriment d’une autre.

Avec beaucoup de choses à faire, vous devez faire le bon choix de ce qui est à faire en priorité.

Choisir ce qu’on garde et ce qu’on délègue à son équipe. C’est pour cette raison qu’il est indispensable d’avoir une liste de tâches.

Déléguer

En fait, votre réussite va dépendre de votre capacité à déléguer. Si vous êtes sûr que la tâche concerne votre équipe, vous devez vous poser la question à qui, dans l’équipe vous allez la déléguer.

Les éléments basiques d’une tâches sont qui, quoi, quand. Avec le qui en premier. Pour la manière de déléguer, je vous renvoie vers cet article sur la délégation.

Dès que possible.

Dans ce deuxième D, vous allez vous demander si une tâche ira dans votre liste de tâche qui va s’appeler “Encours” ou bien dans votre calendrier.

Avec une date

Déterminez s’il y a une date butoir absolue à ne pas dépasser. S’il n’y a pas de deadline spécifique, vous la mettez dans votre liste de tâche ou dans une liste qui sera par contexte

La notion de contexte est importante

Une tâche peut avoir une date butoir mais il est toujours important de la classer dans un contexte.

Insérez la tâche dans votre calendrier si elle a une date butoir.

Effectuez le suivi de cette tâche par les entretiens individuels réguliers avec vos collaborateurs.

Le concept de la boite aux lettres vide.

La première chose à faire pour acquérir une bonne organisation en tant que manager, c’est d’avoir une boîte aux lettres vide.

Et un bon manager se doit d’avoir une liste de tâches qui est revue toutes les semaines pendant la routine du Lundi. Vous isolez ainsi la liste de tout ce qu’il y à faire et vous la relisez une fois par semaine. On les classe et on les met en ordre. Ça génère moins de stress et on a moins de crainte d’oublier quelque chose.

Avant de traiter la liste, il faut savoir de quoi est composée la tâche idéale. Ce qui est déterminant c’est de pouvoir identifier la manière dont vous allez réussir à créer une liste de tâches par les informations qui arrivent sur votre bureau. 

Les trois caractéristiques très importantes d’une tâche : 

  • Une tâche doit commencer par un verbe, 
  • Elle doit être la plus courte possible,
  • Comprendre quand la tâche est terminée. 

Un verbe au début

Le premier mot d’une tâche doit être un verbe et non un nom ou autre chose.

Par exemple, si vous avez un rendez-vous avec quelqu’un, votre tâche sera d’appeler l’assistante de cette personne pour le rendez-vous. Les logiciels, que ce soit Outlook ou Gmail, permettent en un clic de transformer un mail en tâche. Ce qui est vraiment pratique. Mais l’inconvénient, comme justement c’est pratique, on le fait en automatique. Et du coup, ce qui va s’afficher dans la liste de tâche sera l’objet du mail qui n’est pas une action.

Il est alors primordial que vous alliez dans votre liste de tâches, que vous modifiiez le libellé et que vous mettiez un verbe. Le but est de tout de suite comprendre ce qu’il faut faire de manière claire dès qu’on lit la tâche sans se poser de question. Dans l’idéal, c’est fait tout de suite ou si vous n’avez pas le temps, vous le ferez pendant votre revue de liste. 

Une action courte

L’action décrite par la tâche doit être la plus courte. Etudier un tarif pour un client, par exemple, c’est court mais ce n’est pas une tâche qui va prendre moins de cinq minutes.

Un projet peut être très long à mettre en place. Le principe est de le décortiquer en petites actions. Plus les actions initiales sont courtes, plus vous aurez de plaisir à faire avancer votre projet.

Ce qui compte c’est le déclencheur. 

Comprendre clairement quand la tâche est terminée.

De ce fait, comprendre l’objectif de la tâche. Quand elle est finie, on peut la cocher et passer à la suivante. Comme elle est courte, on comprend quand elle est terminée.

Pour l’exécution d’une tâche, vous allez dans la liste de tâches, vous prenez la première de la liste et vous l’exécutez. Puis, quand elle est finie, vous l’éliminez de la liste en la cochant et vous vous attelez à la tâche suivante.  

Comme le cas de la boîte mails, quand vous ouvrez votre liste de tâches, le but c’est de les éliminer toutes. Sauf que dans les tâches, il y en a des courtes et des longues.

Cas particulier d’un projet complexe

Pour le cas d’un projet assez long et complexe, le projet va être composé de plusieurs tâches. Alors, il faut premièrement et impérativement noter la tâche générale.

Il y a trois façons de réaliser le projet :

  1. On opte pour le mode gestion de projet et on crée toutes les tâches
  2. On crée la première tâche
  3. On crée la première tâche et on met entre parenthèses l’objectif final.

En mode projet

C’est vrai que créer toutes les tâches c’est un gros travail mais ça dépend du métier de tout un chacun. Dans votre liste de tâches, vous aurez toutes les tâches qui composent votre projet. Ce qui est dangereux, c’est que si vous avez plusieurs projets, vous allez avoir une longue liste de tâches et vous serez obligés de les mettre en ordre. 

En mode tâche initiale

Si vous optez par la méthode de créer la première tâche, ce qui est le plus simple, vous vous dites qu’à l’issu de cette première tâche, vous allez continuer à exécuter jusqu’à la prochaine étape. Ce qui est important, c’est qu’on puisse enchaîner les tâches le plus possible. Et quand on lit cette première tâche, toutes les étapes qui suivent coulent de source. 

En mode tâche / objectif

Si vous avez des objectifs à long terme avec des domaines de compétences, la troisième méthode, qui est de créer la première tâche et mettre entre parenthèses l’objectif final peut être intéressante.

On peut formaliser les projets dans la liste de tâches. Pour ce faire, il faut que les tâches commencent par un verbe, et juste derrière l’énoncé de la tâche, vous allez garder entre parenthèses, le nom du projet. Comme ça, pendant la routine du Lundi, vous pouvez classer les tâches en fonction de vos projets.

A la limite ce que vous pouvez mettre entre parenthèses, c’est la dernière étape du projet.

Ça vous permet de visualiser tout de suite que votre tâche est terminée. Ou alors, vous pouvez mettre une deadline entre parenthèses. Ce n’est pas la date à laquelle vous allez commencer votre tâche mais celle où vous allez la finir.

Ce qu’il faut éviter, c’est de créer une liste par projet. 

Conseil pour une gestion des tâches optimale.

On met beaucoup de temps à lire une longue liste et surtout, on est obligé de la regarder en permanence pour sélectionner ce qu’on a à faire. C’est indispensable que tout soit revu toutes les semaines.

L’idée est d’avoir une liste par contexte que vous allez regarder seulement quand vous aurez la capacité d’exécuter les tâches qui y sont inscrites. Ce qu’il n’est vraiment pas conseillé c’est de faire une liste par projet. Il y a effectivement des logiciels de gestion de tâches qui sont complexes, mais c’est mieux de rester basique et simple. 

Faites les choses le plus simple possible !

L’essentiel est que vous démarriez avec une bonne base et ensuite, vous pourrez personnaliser vos listes en fonction de votre activité. Quand vous faites vos listes, il faut que vous résonniez en termes de contexte. Il y a quatre listes indispensables :

  • La check-list de Lundi.
  • Mon encours.
  • La cave.
  • Ma liste par collaborateurs.

La check-list de Lundi

C’est une liste hebdomadaire que vous utiliserez pour éviter de louper une étape de votre routine. On coche au fur et à mesure ce qu’on fait et on décoche pour la semaine suivante. Cette première liste est récurrente et aucune tâche ne vient généralement s’y ajouter. En fait, la routine du Lundi comporte déjà une liste d’actions. Ce n’est pas une liste de tâches à proprement parler mais il est indispensable de l’avoir. Il ne faut pas sauter de tâches. Le but est, qu’à la fin, tout soit coché et ensuite décoché (pour le lundi suivant)

L’encours

La liste qu’on appelle Mon encours est votre liste principale. Elle doit contenir tout le travail que vous devez réaliser vous-même. Il n’y a pas obligatoirement d’horizon temporaire, mais vous y inscrivez des tâches à court termes. Dans cette liste, vous y mettez les tâches dont vous ne savez pas encore si elle est à déléguer. L’encours regroupe l’ensemble des tâches que vous allez réaliser à court termes. Dans l’agenda, on réserve un créneau chaque semaine pour exécuter les tâches dans cette liste. Mais ça n’empêche pas à un moment libre de la journée de faire une petite tâche. 

La cave

La cave, le frigo, gelé ou puits désigne votre liste en attente. Vous y mettez tout ce que vous ne voulez pas perdre de vue et que vous allez réaliser un jour, mais qui n’est pas dans votre encours. C’est pour éviter de déplacer les tâches dans la poubelle. Toutes les semaines, on peut faire passer des tâches de la cave vers l’encours ou inversement. Et vous pouvez y noter les idées qui vous viennent. C’est comme un puits de projets qui regrouperait toutes les choses que vous mettez de côté pour l’instant. Les tâches dans votre encours et qui ne sont plus prioritaires peuvent y être déplacées. Si vous doutiez du niveau de priorité d’une tâche, c’est qu’elle n’est sûrement pas prioritaire. Donc, par défaut vous la mettez au frigo. De toute façon, vous ferez une revue hebdomadaire de votre liste. 

La liste des collaborateurs

Une liste par collaborateurs. Vous devez avoir autant de listes que vous avez de collaborateurs. Chaque liste porte leurs noms et il est indispensable que chacun ait une liste. Dans ce sens, vous pouvez visualiser que les tâches qui leurs sont attribuées sont équilibrées. On y met toutes les actions qu’ils ont à faire, les sujets à aborder, les remarques à faire, les dossiers à relire avec eux,… En faites, c’est votre matière première pour préparer les un-à-un pendant lesquels les ordinateurs ne doivent pas être allumés et les alarmes doivent être coupées. Si vous voulez mettre à jour votre liste pendant ces moments, à la limite, vous l’imprimez. On peut aussi utiliser cette liste pour faire de la délégation puisqu’il y a un sujet à aborder avec le collaborateur. 

L’erreur majeure

L’erreur est d’avoir recours à une attribution de tâches automatique. Ça ne fonctionne pas puisque la délégation est plus complexe. Ce n’est pas une bonne manière d’assigner une tâche à un collaborateur. C’est tellement pratique qu’on est tenté de l’utiliser. Cette délégation peut fonctionner avec de petites tâches mais qui auraient été déléguées avant. Il faut retenir que la délégation ne se fait ni par mail ni par attribution de tâches, mais au cours d’un entretien en face-à-face idéalement. Pour ce qui est de l’assignation de tâches, c’est tout de même une démarche plus simple et elle implique des tâches qui doivent être expliquées préalablement. Dans ce cas-là, l’utilisation du mail est autorisée.

Une fois que vous avez posé tous les principes, que vous ayez une bonne communication avec vos collaborateurs et des un-à-un toutes les semaines avec eux, vous pouvez les laisser gérer leurs tâches sans crainte. 

Les autres listes à ne pas oublier !

En dehors de ces trois listes par contexte, il y a d’autres listes importantes :

  • liste courses, dans laquelle on note toutes les courses qu’on a à faire.
  • La liste maison où sont inscrits tout ce que vous devez faire qu’on vous êtes chez vous.  
  • La liste téléphone où on met tous les appels qu’on doit passer. Vous devez avoir cette liste à votre disposition dès que vous êtes disponibles et en présence d’un téléphone. On y met le nom de la personne avec son numéro et l’objet du coup de fil.
  • La liste Réunions, tout ce qui va être dit à telle ou telle réunion.

Même si vous avez un projet avec plusieurs étapes, vous les mettez dans des listes différentes. En faites, les tâches d’un projet peuvent se trouver dans plusieurs contextes.

On peut aussi avoir une liste qui s’appelle relance. C’est la liste de toutes les réponses que vous attendiez de la part de quelqu’un. En faites, l’action c’est de relancer untel. Quand vous avez un moment de libre dans la semaine, vous faites toutes vos relances. La pertinence de cette liste dépend du métier de chacun. Vous pouvez aussi créer des listes par clients importants, banquiers ou fournisseurs importants, etc.… à condition que ce soit un contexte. Tout dépend des contextes dans lesquels vous allez vous retrouver régulièrement comme les réunions que vous avez dans votre agenda. 

Les listes doivent être par contexte pour que les projets avancent petit à petit chaque jour. 

Gérer les mails avec des documents nécessaires à la réalisation des tâches

Il y a des documents nécessaires aux tâches et qui y sont liés. Mais un document n’est pas une tâche. L’idéal est d’avoir les documents qu’on a besoin par contexte. Pour ce faire, on peut transformer un mail en tâche, mais dans ce cas, ce n’est pas une tâche mais un document. Vous pouvez mettre le mot document en gros devant pour être sûr de ne pas le confondre avec une tâche. Ce qui est important, c’est qu’un document envoyé par mail ne doit jamais rester dans la boîte aux lettres, ni dans la liste de tâches. 

Petites astuces

  • Vous devez avoir une structure de l’ensemble de vos tâches qui  doivent allez dans des listes par contexte. Et dans votre logiciel, vous allez avoir le sommaire de ces listes. C’est important de les trier par ordre alphabétique.
  • Il est judicieux de mettre un Arobas devant chaque nom de collaborateur afin que toutes vos listes reliées à vos collaborateurs soient ensemble. On met un Diez devant tout les autres contextes et des numéros pour toutes les listes importantes. 
  • L’astuce quand un projet n’avance plus, c’est de regarder la première tâche qu’on pourrait faire pour qu’il avance. C’est un petit plus mais ça aide beaucoup. Quand vous avez un collaborateur qui ne progresse pas dans un projet, vous pouvez lui demander la première tâche qu’il devrait faire qui pourrait le faire avancer. Dans ce sens, vous allez le débloquer et il va sortir la solution de lui-même.
  • Ce qui est déconseillé,  ce sont les rappels sur les tâches. On peut le faire mais c’est juste très perturbant. Par contre, on peut mettre des bornes dans le calendrier. Plutôt que la deadline pour la gestion de tâches en personnel, préférez la notion de contexte et de routine. Quand vous passez en revue toutes les tâches, vous devez aussi les retrier. L’idée c’est de réduire les tâches, d’éliminer les doublons mais aussi de les mettre dans l’ordre.
  • Il est également astucieux, quand on a beaucoup de tâches dans son encours, de créer une liste qui s’appelle Mes trois tâches, que vous sortirez de votre encours le matin et que vous mettez dans cette liste. Il ne doit y avoir que trois tâches et le soir, la liste devrait être vide. Ça permet une bonne priorisation des tâches importantes. 

Tous les outils conviennent à ce mode de gestion de tâches mais il est conseillé d’utiliser des outils simples et accessibles à tout moment, et que vous pouvez synchroniser.

Je recommande Google Task, un logiciel de tâches de Google où vous pouvez faire apparaitre une fenêtre en bas des mails, ou avoir un onglet complet de vos tâches.

Il vous faut privilégier un outil et une manière de fonctionner simples.

Plus les choses sont simples, plus elles sont faciles à mettre en oeuvre.

Je suis preneur de vos remarques, commentaires et contributions dans les commentaires. 🙂

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