La routine du lundi est le premier outil de l’organisation du manager. C’est le plus important. Et il faut l’utiliser pour pouvoir mettre en place les autres outils qui sont la gestion des mails, la gestion de tâches, la gestion de votre agenda et la gestion des agendas de vos collaborateurs. En théorie, ça semble facile mais la pratique est plus difficile à réaliser. On le verra concrètement.

La routine du Lundi est le moment privilégié de la semaine. Vous allez effectuer la maintenance de vos outils d’organisation et la planification des deux semaines à venir, qui suivront le plan suives conseils pour bien mettre en place facilement cette routine.

  • Les gros avantages
  • Fréquence et durée de la routine.
  • Pièges à éviter.
  • Rubriques de la routine du Lundi.
  • Routine chronologique.
  • Organisation d’un bureau et usage d’un journal personnel.

En fait, vous avez un rendez-vous hebdomadaire avec vous-même quand vous adoptez la routine du Lundi. Il se peut qu’on n’ait pas la possibilité de la faire le Lundi mais le Lundi est le jour le plus opportun. C’est une méthode d’organisation qui n’attire pas beaucoup  parce que c’est une routine. Mais il faut le mettre en place en premier lieu pour que les autres outils fonctionnent. Ce rendez-vous avec vous-même va conditionner votre réussite.

Mais c’est difficile de s’en tenir. Tout d’abord, parce que c’est un outil répétitif, donc on le trouve facilement ennuyeux au bout d’un moment. Toutes les semaines, on va faire exactement les mêmes choses à chaque fois et franchement, ça peut être très lassant. Mais ça dépend généralement du profil de chacun, d’autres auront plus de facilité à accéder au concept, et d’autres beaucoup moins.  Dans ce cas, il faut être au calme et le voir comme un bon moment et non une corvée. Puis, c’est un rendez-vous avec soi-même. Ce qui est le plus difficile à tenir en général et qu’on peut reporter facilement puisqu’il n’implique, justement, personne que vous-même. Ici donc, vous devez vous considérer comme la personne la plus importante pour vous et que vous pensez aux conséquences, soient que vous deviendrez plus efficace pour les autres. Ensuite, ça met un peu de temps à être efficace. Il faut l’utiliser pendant au moins trois à quatre semaine pour en voir l’effet. Au début, il ne faut pas vous étonner parce que vous allez vous tromper, mal évolué votre temps mais à la longue, vous allez en voir l’efficace quand vous allez aussi mettre les autres outils. C’est qu’une fois qu’on aura mis en place tous les outils qu’on aura des résultats concrets, en particulier la gestion de tâches. La routine du Lundi est l’outil le moins technologique et qui va plus dépendre de vous. Sans elle, vous allez surement vous perdre dans votre liste de tâches. Et enfin, on oublie justement l’efficacité. Plus vous la pratiquez, plus la routine va vous manquer. Mais comme le un-à-un, on se rend compte de son efficacité quand on ne le fait plus.

Créer des routines e des bonnes habitudes est le meilleur moyen d’être vraiment efficace.

Dan cet article de « la routine du lundi » je vous propose de faire un point de tout ce qu’on a à faire dans les 7, 15 et 21 jours à venir. La routine du Lundi réduit efficacement le stress. C’est l’impression du manque de contrôle qui provoque le stress. Le fait de planifier et s’occuper de soi en premier pendant un moment du premier jour de la semaine permet d’augmenter cette notion de contrôle et donc diminuer le stress.

Cette routine vous permet aussi de vous poser sur les vrais priorités. Pour être un bon manager, il est important d’aiguiser le sens des priorités. Dans ce sens, vous pouvez arbitrer en permanence et suivre le cours des choses. Ainsi, la routine du Lundi est très « anticipatif » et permet de ne pas se buter dans une position de non contrôle et de stress. On peut même être débordé de travail qu’on aurait aucune crainte parce qu’on sait qu’à un moment donné, on va faire le point et qu’on va sortir la tête de l’eau.

C’est la force d’anticipation de la routine du Lundi.

Grâce à cet outil, on peut prendre du recul sans risque. Vous avez l’esprit plus reposé en pensant à ce moment de la semaine où vous allez pouvoir faire une petite pause. C’est quelque chose de très structurel, un outil qu’on peut immédiatement et concrètement utiliser.

Quand faire votre routine?

Tout d’abord, il est important de préciser qu’il n’est pas obligatoire de le faire le Lundi mais ce jour étant le début de la semaine, il semble idéal pour mettre les choses bien en place avant de commencer le rush d’une semaine de travail.

Pour ceux qui n’ont pas la possibilité de commencer la semaine par cette routine, alors vous pouvez la faire soit le dimanche soir, soit le vendredi en fin d’après midi alors que les dossiers de la semaine sont encore chauds. L’option du vendredi permet de partir en week-end l’esprit serein… Choisissez le moment qui vous convient le mieux et qui permettra d’abaisser votre stress le plus possible.

La routine est une des raisons qui justifie que je déconseille d’organiser des réunions le lundi matin ou le vendredi après midi.

Où faire sa routine?

Faites la routine le Lundi dans un endroit où vous êtes sûrs que vous ne serez pas dérangé.  Évitez absolument les open space. C’est un endroit où vous risquez d’être dérangé. Je rappelle que cette routine est un rendez vous avec vous même. Et je rappelle que VOUS êtes la personne la plus importante pour VOUS-MÊME. Et si vous ne prenez pas soin de vous, alors vous serez submergé par les exigences des autres.

Combien de temps?

La durée se conditionne en fonction des options que vous allez mettre dans votre routine et aussi en fonction de votre métier. Mais une heure c’est une durée minimum pour démarrer.

La routine du Lundi se fait à date et heure fixe toutes les semaines.

Avec qui?

Il est vraiment nécessaire que vous le fassiez seul sans aucun intervenant. C’est ce qui fait que c’est un rendez-vous avec vous-même. Excepté si vous avez besoin d’un coach au début.

Les pièges à éviter

Considérer que cette routine est une session de travail. Ca doit être un véritable plaisir d’organiser votre temps et de vous occuper de vous-même.

Ne pas faire de cette routine une priorité n°1 et laisser le travail ou les autres priorités manger votre créneau « routine ». La routine, comme son nom l’indique se déroule toujours le même jour à la même heure. Maintenant, je suis conscient que vous pouvez avoir des adaptations à faire et faire autre chose pendant votre créneau « routine » Ainsi, si vous devez déplacer ponctuellement votre créneau « routine », je vous recommande vivement d’avancer le créneau plutôt que de le reculer.

Autre risque: les interruptions. Il y a deux types d’interruptions: les interruptions physiques et les interruption electroniques.

Pour gérer les interruptions physiques de personnes qui vont vous déranger. Notifiez par un post it sur la porte ou tout autre moyen, que vous n’êtes pas disponible avant telle heure.  Le fait de le formuler de cette façon donne l’indication à vos interlocuteur de l’heure à laquelle ils peuvent vous déranger et toquer à la porte.

Les notifications électroniques. Mettez votre téléphone en mode avion et (de manière générale) enlevez toutes les notifications qui peuvent apparaitre sur votre ordinateur. Je pense en particulier aux notifications mails. Il est super important de supprimer les notifications des emails et de n’ouvrir vos mails qu’à heure fixe. Pour creuser cette méthode, je vous invite à lire l’article « Comment gagner du temps en traitant vos mails »

Le dernier piège est de penser que ce créneau de temps vous permettra de faire tout le travail en retard…

Que mettre dans sa routine?

Le contenu de la routine du Lundi dépend de votre personnalité et de votre métier mais les bases sont les même. Exercez-vous pendant deux mois avec les bases fondamentales et vous pourrez personnaliser votre routine une fois que vous aurez plus de pratiques. Il y a six rubriques qu’il faut absolument prendre en compte :

  • préservation de la vie personnelle.
  • rendez-vous avec soi-même (différent de la routine du lundi)
  • rendez-vous avec les autres.
  • revue des listes de tâches.
  • maintenance de la boîte mail
  • organisation administrative.

Je vais prendre ces points un par un pour vous dire ce qu’ils signifient pour moi. Evidemment, ce canevas n’est qu’une recette (qui marche) mais que vous devez mettre à votre sauce.

Préservation de la vie personnelle:

Une rubrique importante de votre routine est la préservation de votre vie personnelle. Il est vraiment primordial de l’inclure dans votre emploi du temps. Il va falloir que vous inscriviez dans votre agenda les rendez-vous personnels sinon d’autres vont s’y inscrire et vous serez vraiment frustré de ne plus avoir de vie privée. Pour moi, arriver à déterminer clairement les rendez vous perso dans votre agenda sera pour vous l’assurance d’un équilibre et d’un épanouissement… gage d’efficacité.

Les rendez-vous avec soi-même:

Ce sont les sessions de travail professionnel. Vous aurez besoin d’une liste principale en permanence qui s’appellera «Mon encours» ou « main courante », dans laquelle l’ensemble des tâches que vous allez faire seront inscrites ainsi que tout le travail en attente. Vous allez programmer le moment où vous allez effectuer ces tâches dans la semaine.

Vous allez avoir une autre liste intitulée «Mes relances» qui comportera tout le travail que vous aurez à reprendre. Ces listes vont vous permettre une bonne gestion de vos tâches que vous aurez à effectuer.

Les rendez-vous avec les autres:

Ce sont les rendez-vous avec votre équipe. Je pense en particulier au premier outil du manager dont j’ai déjà parlé dans ce blog et que vous trouverez en remplissant le formulaire ci dessous.

Même si ces réunions (les 1à1) sont déjà inscrites dans votre agenda, vous allez quand même vous assurer qu’elles sont bien positionnées. Et vous pourrez même apporter du changement. La routine du Lundi est également le moment de faire une revue de toutes vos listes de tâches. Vous devez absolument toutes les passer en revue au moins une fois par semaine. Comme ça, vous aurez une vue préalable sur le volume de tout ce que vous avez à faire. Et dans votre routine, vous les mettez à jour en ajoutant des tâches qui manquent et en supprimant celles que vous aurez déjà réalisé mais que vous aurez oublié d’éliminer. La boîte mails doit être vidée tous les soirs. C’est l’idéal mais ce n’est pas toujours facile. Et dans la routine du Lundi, vous pourrez profiter pour finaliser le vidage de votre boîte mail.

Organisation administrative

Ce n’est pas ce qui est de plus important mais il faut quand même le faire. C’est à ce moment-là que vous allez vous mettre à jour administrativement. Contrôler vos comptes bancaires, vérifier que toutes vos actions administratives sont à jour (banque, mutuelle, assurance, impots…)

Pourquoi une routine chronologique

L’outil de la routine du Lundi consiste en un rendez-vous hebdomadaire avec soi-même qui est programmé pour toute l’année. Idéalement, la routine dure au moins une heure pendant laquelle vous ne devez être dérangé. Cet outil comporte six rubriques à respecter : Préservation de la vie personnelle, rendez- vous avec soi-même, rendez-vous avec les autres, revue des listes de tâches, maintenance de la boîte mails et organisation administrative.

A mesure qu’on applique la routine, on l’améliore.

Ce que je conseille pour ne rien oublier, c’est de créer une liste sur Google Task ou sur une feuille que vous plastifiez. C’est vrai que c’est plus flexible sur informatique, mais le fait d’avoir une feuille plastifiée que l’on coche avec un feutre velleda au fur et à mesure, je trouve ça pragmatique. Vous allez réutiliser cette liste toutes les semaines, et au fur et à mesure que vous avancez, vous cochez ce que vous avez fait. Dans ce sens, si vous êtes interrompu, vous savez au moins où vous en étiez et pourrez reprendre au bon endroit.

La liste est chronologique et on commence par la première tâche. Tant qu’on ne l’a pas fait, on ne coche pas pour être vraiment sûr de l’avoir réalisée. Arrivé à la fin de la liste, on décoche tout puisqu’on va la réutiliser la semaine suivante (ou on efface sa feuille plastifiée.

L’environnement de la routine

  1. La première tâche à faire dans la liste qu’on appelle la routine, c’est de vider l’inbox. Pour cela, il est vraiment indispensable que vous vidiez votre bannette sur le bureau dans laquelle tous les documents qui rentrent sont regroupées.
  2. Puis, videz votre boîte mail.
  3. Troisièmement, passer en revue et mettre à jour les listes de tâches.
  4. Ensuite, passer en revue les agendas des collaborateurs, programmer sa vie privée, programmer les un-à-un et les réunions récurrentes, programmer les rendez-vous avec soi-même, programmer les relances et les encours et programmer les autres réunions de travail. L’administratif en dernier lieu, classer ce qu’il y a dans l’outbox, faire ses comptes, lire ses indicateurs, lire les notes de frais.

C’est pour moi la routine de base qu’il faut suivre mais vous pouvez la personnaliser selon votre fonction en éliminant ou en ajoutant des étapes.

Quelques explications de cet environnement

On commence par vider la bannette inbox et la boîte de réception. Ce sont des éléments d’entrée et représentent tout ce qui vient de l’extérieur. La bannette contient les courriers à lire et les post-it. L’idéal, c’est de faire ces tâches tous les jours mais au minimum une fois par semaine. Dans le cas où vous avez opté pour faire votre routine à domicile, vous pouvez emmener ce qui reste dans votre inbox et la vider chez vous.  Quand on vide son inbox, on prend le premier élément et on le traite immédiatement. Dans le cas d’un long document, on se pose la question si on a une action à mener, sinon on l’élimine tout de suite. S’il y a effectivement une action et que ça prend moins de deux minutes, vous devez la faire immédiatement, sinon vous la classez dans l’outbox ou bien dans l’encours. Je renvois ici vers le livre extraordinaire qui explique la méthode GTD (Getting Things done)

Une fois que vous avez vidé vos entrées et que certainement, des choses se sont ajoutées à la liste de tâches, il faut la mettre à jour. Vous la relisez mais attention ! Ne soyez pas tentés de sauter sur toutes les tâches.  Dans cette mise à jour, reformulez les tâches qui ne sont pas claires. Vous vérifiez ensuite que les tâches sont dans la bonne liste. Il se peut que dans votre encours, il y ait des tâches qui relèvent d’un collaborateur, alors vous le lui déléguer en mettant dans votre liste de un-à-un. Il est également possible que vous ayez des doublons, qu’il y ait des choses que vous aurez notées plusieurs fois par erreur ou des tâches qui se ressemblent. Dans ce cas, vous les mettez à jour en les regroupant en une seule. C’est aussi dans cette étape que vous allez faire les entrées pour vos réunions d’équipe. Vous vérifiez vos tâches et passez dans la liste réunion d’équipe, toutes celles que vous allez aborder durant la réunion. Après on passe à l’agenda. On travaille sur la semaine à venir et la suivante. Regardez sur votre agenda et ceux de vos collaborateurs en même temps pour vous rendre compte de l’avancement de chacun. Vous programmez ensuite vos rendez-vous privés. On vérifie aussi que les un-à-un et les réunions d’équipe soient bien programmés et s’il y a des choses à déplacer, on déplace. C’est indispensable de programmer les rendez-vous avec soi-même, les encours et les relances.  Avec cette méthode, on est bien structuré et la différence est considérable. Vous avez une bonne vision de la semaine à venir et de la suivante. On est plus souple puisque c’est plus maîtrisé. Finalement, on s’occupe de l’administratif. Vous faites vos comptes et vos notes de frais. Il faut vider la bannette outbox dans laquelle sont regroupés tout ce qui doit être classés ou au courrier. On regarde les indicateurs hebdomadaires et on se met à jour globalement.

Conclusion : les cinq outils de l’organisation du bureau

Les rubriques de la routine du Lundi varient selon le poste de chacun mais les bases sont les mêmes. En bonus pour être mieux organisé, c’est l’organisation d’un bureau. On peut utiliser cinq outils : une bannette d’inbox, tout ce qui rentre dans votre bureau, d’outbox et d’encours, tous documents qu’on ne peut pas tout de suite classer dans le système de rangement, un classeur ou une archive vivante et enfin, une boîte à archive. Si jamais vous êtes interrompu, vous ne risquez pas de vous perdre avec toute cette organisation. Vous pouvez intégrer aussi les journaux personnels et impersonnels dans votre routine du Lundi, où vous notez tout ce qui s’est passé durant la semaine. Vous avez alors un historique assez intéressant dans lequel vous pouvez vous replonger pour vous rendre compte de votre avancement et progression.

Si vous avez des trucs qui marchent pour vous ou une méthode que vous utilisez, n’hésitez pas à partager dans les commentaires.

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