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Prenons l’exemple du patron qui demande à s’entretenir avec un de vos collaborateurs (subordonné)

Qu’est-ce qu’il faut faire si votre patron suggère de parler à un de vos collaborateurs ? Les réactions sont variées: ça peut paraître anodin ou susciter beaucoup de craintes.

La première chose, c’est de définir ce qu’est un collaborateur. Un collaborateur, c’est la personne qui dépend directement de vous hiérarchiquement. Le patron ou le chef c’est votre manager direct.

Imaginons que votre chef souhaite rencontrer votre collaborateur pour avoir avec lui une conversation importante. par conversation importante, j’entends une conversation qui sort de la communication ordinaire ou de la simple relation de travail.

Dans ce cas la, vous devez refuser cette possibilité à votre chef. Dites que vous préférez faire cette réunion vous-même.

On abordera 6 points pour traiter le sujet :

1 Répondez toujours à votre chef que vous vous chargez de la conversation.
2 Si votre patron insiste pour le faire quand même, demandez à être présent
3 C’est vous qui connaissez le mieux l’un et l’autre
4 Vous êtes responsable des résultats
5 Personne ne rapportera complètement et précisément ce qui a été dit
6 Cela ne réduit pas la clarté et la visibilité

1. Répondre à votre chef que vous vous chargez de la conversation.

S’il suggère qu’il va parler directement à un de vos collaborateurs, dites-lui que vous allez le faire. C’est votre travail de manager de délivrer les messages de la direction avec valeur ajoutée. Pour cela, vous allez lui demander le sujet à aborder, quand il faut le faire, les points clés et le message à transmettre. Vous devez réduire les effets négatifs qui peuvent ressortir de ce genre de réunion. Vous devez assurer une bonne communication entre votre patron et votre collaborateur en rappelant à votre chef que c’est votre rôle de manager. Cela vous permettra de savoir ce qui l’intéresse avoir des informations ou rencontrer la personne. Les informations vous pouvez les donner.

2. Si votre patron insiste, demandez à être présent

Dans ce cas-là vous devez demander à faire partie de la rencontre. Ce n’est pas évident, mais vous pouvez demander à nouveau de quoi il veut parler. Vous pouvez également choisir d’organiser la réunion sans rien dire et d’y être présent. Mais il vaut mieux en discuter au préalable. C’est toujours intéressant pour vous parce que ça permet de détecter un manque de confiance à votre égard ou quelque chose de ce genre.

3. Vous les connaissez le mieux l’un comme l’autre

C’est un point important. Vous avez un contact fréquent avec votre chef et vous avez développé une relation avec lui. L’objet ce n’est pas de défendre votre collaborateur à n’importe quel prix ou n’importe comment. Ce n’est pas une manière irrespectueuse envers votre hiérarchie, mais il faut garder à l’esprit que la priorité c’est l’organisation pour laquelle vous travaillez. La communication entre eux ne sera pas aussi fluide que la communication que vous avez avec chacun d’entre eux.

4. Vous gérez les conséquences de cette réunion.

Vous allez devoir gérer les résultats de la réunion entre votre patron et votre collaborateur. Si vous ne savez pas ce qui s’est passé, il y a un manque de clarté. Vous serez plus efficace en étant présent. En étant partie prenante de la communication, vous serez responsable de ce que votre collaborateur va faire, dire, penser, interpréter…

5. Personne ne rapportera complètement et précisément ce qui a été dit

Le grand sujet dans la communication d’entreprise aujourd’hui c’est comment on définit un problème et pourquoi on fait les choses. On ne présente pas le sujet de la même manière à toutes les personnes, il faut le présenter suivant son profil.
Il y a aussi le problème de la hiérarchie, car plus vous allez monter dans la hiérarchie, plus vous allez vous éloigner du terrain, plus le problème a l’air organisationnel. Plus vous touchez la réalité des choses, plus le problème a l’air individuel. C’est pourquoi on a du mal à traduire les informations ou les directives qui sont données par la direction et c’est pourquoi la direction a impérativement besoin de relais dans l’opérationnel, des personnes qui guident et qui facilitent le travail du terrain, c’est vous le relais. Votre patron ne va pas suivre le travail de votre collaborateur c’est vous qui allez le faire.

6. Cela ne réduit pas la clarté et la visibilité

La clarté se traduit par ce que vos collaborateurs ont compris du message de la direction. La visibilité se traduit par la perception de vos collaborateurs par votre patron.
C’est important que vos collaborateurs puissent entendre le message de la direction, il ne suffit pas que le collaborateur entende de la bouche du patron pour qu’il comprenne. Le message peut être interprété de plusieurs façons par différentes personnes. Pour communiquer au mieux avec une personne, il faut bien connaitre la personne et adapter votre discours à son profil.

La visibilité permet à votre collaborateur d’être promu si l’occasion se présente. C’est votre travail de faire en sorte que vos collaborateurs soient connus par votre patron, et qu’ils soient connus pour quelque chose de bien. C’est mettre en lumière vos collaborateurs. Le meilleur moyen de le faire n’est pas de laisser votre collaborateur rencontrer tout seul votre patron sans préparation. Ce n’est pas un manque de confiance envers votre collaborateur, c’est juste mettre en toutes les chances de son coté pour qu’il montre le meilleur de lui-même.

Pour conclure.
IL s’agit de faire en sorte de toujours garder la main sur votre management. Non pas qu’un entretien de votre boss avec un de vos collaborateurs vous mette en péril, mais sur le long terme, vous pouvez être mis en difficulté avec des phrases du genre:
Votre collaborateur: « oui, mais la dernière fois Intel (votre patron) m’a dit ça pendant l’entretien. » Si vous n’étiez pas là, ça fout la merde !
Vous: « je n’étais pas au courant que vous aviez autorisé ça » réponse du patron: « ha oui, ça m’a été demandé pendant l’entretien et j’ai dit que j’étais OK »
Je vous laisse imaginer ou vous rappeler tous les scénarios possibles. Tout ça pour dire: la communication avec vos collaborateurs, c’est vous qui gérez. Et si votre boss insiste, demandez expressément à perte présent.

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