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Comment arriver à gérer toutes les contraintes et tous les impératifs d’une vie privée et d’une vie publique, sans exploser en vol?

Entre l’huile dans les rouages et l’huile sur le feu, parfois, on ne sait pas très bien à quel saint se vouer.

 

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Ce blog veut mettre de l’huile dans les rouages de votre management, et surtout éviter de mettre de l’huile sur le feu.

Aujourd’hui je vous parle de gestion de crise.

En tant qu’officier de l’armée, j’ai pu me rendre compte de la qualité de ma formation à Saint Cyr. J’y ai appris de nombreux outils que j’ai éprouvés au quartier et sur le terrain, en opération à l’étranger ou dans le contexte social tendu lors de la dissolution de mon régiment.
Je vais partager avec vous quelques outils pour être plus zen au quotidien dans votre travail et dans votre vie personnelle.

 

Ce sont des choses qui fonctionnent. Si vous voulez progresser, il faut les mettre en oeuvre dans votre quotidien. Et c’est en les mettant en oeuvre que vous les adapterez à votre manière de voir les choses.

 

Si votre objectif n’est pas de passer à l’action immédiatement, je vous demande d’arrêter tout de suite votre lecture: vous êtes en train de perdre votre temps. La masturbation intellectuelle, c’est pas très constructif.

 

La bonne intelligence, c’est de savoir reconnaitre ce qui est bon pour soi et de l’adapter à la façon dont on fonctionne. Parce que nous fonctionnons tous de manière différente. Le problème, c’est que si on ne passe pas à l’action, on n’avancera jamais et les bonnes idées que vous récupérez à droite et à gauche ne resteront que de bonnes intentions… et l’on sait que c’est ce qui pave le sol de l’enfer !

 

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Je vous propose de décortiquer une méthode de gestion de crise en trois étapes.

Trois étapes simples qui vous permettront de faire face à tous les types de problèmes.
  • Une étape pour l’anticipation des problèmes
  • Une autre pour la gestion
  • Une troisième pour analyser et apprendre.

Première étape: préparer / anticiper / connaitre son environnement.

 

Chargez les images pour voir la photoOn est souvent surpris, quand on arrive dans un nouvel environnement à quel point certaines personnes ne connaissent que leur petit périmètre. Elles ne se sont pas intéressées au fonctionnement global de ce qui les entoure. Et même si vous pensez bien connaitre votre environnement, Il est  important de faire un scan régulier des tenants et aboutissants de votre action au quotidien.

 

Concrètement, ça veut dire qu’il faut vous errer de temps en temps et vous demander comment fonctionne vraiment le système dans lequel vous naviguez. 

 

Je vais vous donner un canevas de questions à vous poser pour être sûr de faire le bon scan et ne rien oublier. Les questions vous surprendront peut-être, mais je vous assure que le fait d’y répondre vous permettra d’y voir plus clair autour de vous… et donc évacuer du stress lié à l’incertitude du milieu dans lequel on navigue.

 

Voici de quoi il en retourne:

 

  1. Déterminer quelle est votre situation générale (moyens, amis, ennemis contraintes, impératifs, menaces.)
  2. Déterminer quelle est votre mission. Être précis sur l’objectif à atteindre, la zone géographique et les délais qui vous sont imposés.
  3. Déterminer comment vous allez vous organiser pour accomplir votre mission. Choisissez le point clé qui vous permettra de réaliser votre mission.
  4. Voir les cas non conformes et les mesures de coordination
  5. Déterminer quelle est votre place
Cette première étape s’appelle le SMEPP:
Situation, Mission, Exécution, Points particuliers et Place du chef. Pour aller plus loin, je vous encourage à lire.
Comment réussir une mission difficile
ou bien
Expliquer un ordre initial simplement.

Si je dois prendre un exemple simple, le voici:

Vous êtes président d’une association.
Vous devez organiser un gala pour dans 8 mois.
Vous êtes 5 personnes bénévoles et vous n’avez pas de financement particulier.
Il faut trouver des partenaires, vendre les places et organiser le gala en lui même.
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Si vous commencez par faire la check liste de tout ce qu’il y a à faire, vous allez très vite décourager tout le monde. Vous êtes 5 personnes et à moins d’être très fort et de s’y mettre à plein temps, vous n’y arriverez pas.
Si vous réfléchissez au problème en vous posant les bonnes questions, vous arrivez à déterminer le point clé de votre projet. Vous vous concentrez sur le point clé pour réaliser votre projet. C’est ce qu’on appelle la « Concentration des efforts » et c’est un des principes de la guerre selon le Maréchal Foch.

 

Mais quel peut être le point clé pour notre exemple?
Certains pourraient dire que le point clé c’est l’argent, mais je ne suis pas d’accord parce que vous ne poussez pas la réflexion assez loin.
En l’occurrence, je pense que le point clé du projet se situe dans le recrutement et la formation des personnes recrutées.
Pourquoi?
Si je recrute 15 bénévoles et que je demande à un formateur compétent de les former aux techniques de vente et de démarchage, pour dans deux mois… alors j’ai réussi à organiser mon gala !
Oui !
Si j’ai réussi, en deux mois à recruter 15 personnes, volontaires et dynamiques et que je les ai formées à démarcher des partenaires, alors, je peux passer les 5 mois qui suivent à démarcher des partenaires pour pouvoir financer mon gala… et aussi vendre les places.
Il me reste un mois pour organiser tous les détails techniques (le DJ, la pièce montée, le menu …)

 

Conclusion de cette première étape: la réflexion est primordiale et permet d’économiser bien du temps et de l’énergie.

Deuxième étape: la gestion de crise. Comment faire de la conduite de manière efficace ?

Deux outils très simples: 

 

Soit votre crise est géographique, soit elle s’inscrit dans la durée, soit elle est mixte.

 

Personnellement, j’aime beaucoup les cartes. Si je peux schématiser les problèmes en faisant un dessin, je le fais.
Mais les crises ne sont pas toutes visuelles et géographiques. Elles peuvent être chronologiques. Je fais donc un schéma temporel avec les séries d’événements et d’impératifs et autres contraintes pour mieux appréhender la crise que je traverse et qu’il va falloir que je règle.
Parfois les crises sont mixtes et je mélange un schéma visuel avec une ligne des temps.
pour m’organiser au quotidien et pouvoir gérer les crises plus facilement, je me suis organisé d’une certaine façon et je vous explique comment:
Je concentre tout sur un seul média et j’ai décidé de revenir au papier.
L’ordinateur, c’est bien, mais quand je suis en réunion que je dois prendre une décision, je n’ai pas le temps de regarder mon ordinateur. Je veux pouvoir saisir d’un seul coup d’oeil les opportunités qui se présentent à moi.
J’ai décidé d’adapter mon cahier magique et de l’améliorer.
Pour ceux qui veulent revoir le cahier magique, cliquez ici, vous accèderez tout de suite à la vidéo qui vous explique le « Cahier Magique ». Cela fait partie des trois outils que je vous offre sur ce blog.

 

Personnellement, je viens de reprendre un nouveau poste et j’ai décidé d’adapter à nouveau mon cahier magique. Je l’ai transformé en fiches bristol format A4 petit carreaux que je scotche ensemble. 
Ça évite d’avoir un cahier à transporter, et ça permet de classer les mois qui sont déjà passés.

 

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Toujours être dans l’amélioration personnelle 😉

 

Ensuite, les bonnes questions à vous poser pendant une crise:
QQOQCP qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi.
Et ensuite, dans le feu de l’action, n’oubliez pas de tenir une main courante.

 

La main courante, c’est une feuille sur laquelle vous allez mettre la date et l’heure de chaque chose que vous faites.
Vous envoyez un email pour régler tel problème, vous passez un coup de fil pour telle action, vous vous déplacez pour aller rencontrer telle personne… tout cela, vous le notez sur votre main courante.
En fin d’action, n’oubliez pas de faire ce qu’on appelle dans l’armée, un RETEX (Retour sur Expérience)

 

Conclusion de cette deuxième étape: construisez vous votre propre outil pour pouvoir avoir une vision globale et prendre facilement des décisions.

 

La troisième étape:

Prendre le temps de se poser les bonnes questions pour apprendre de ses réussites et de ses erreurs.

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Dans l’armée, on appelle cela le RETEX (retour d’expérience) Il est primordial de tirer les conclusions de ses actes pour ne pas réitérer les mêmes erreurs.
L’outil que je vous recommande: le « livre de marche » appelé communément « carnet de bord »
Je suis très attentif aux mots et à leur sens premier.
Si l’on regarde le mot « digérer », il se compose de « dit » et « gérer » et c’est tout à fait ce qu’il faut faire pour apprendre de son expérience.
Il faut exprimer ce que l’on a vécu. Ce que l’on a BIEN vécu ET ce que l’on a MAL vécu.
Lorsque vous voyez un coach, un psy ou toute autre personne qui est là pour vous aider. Tout l’art d’un bon thérapeute est de savoir se taire et de vous écouter. C’est la verbalisation de problèmes qui permet de guérir de certaines phobies, complexes ou mal-être. Et pourtant, le thérapeute n’a fait qu’écouter ce que vous aviez à dire. Vous avez mis des mots sur ce qui faisait mal.
Je ne connais personne qui n’aime pas être écouté. Je vous encourage donc à apprendre à vous écouter vous-même… puis à écouter les autres. Si vous ne savez pas le faire avec vous même. vous ne saurez pas le faire avec les autres.
Pour s’écouter soi-même. Je vous conseille de tenir un «  livre de marche » . Dans ce «  carnet de bord » , vous mettez ce qui s’est passé dans la journée, d’abord de manière factuelle, puis vous exprimez ce qui vous a le plus contrarié et enfin ce qui vous a le plus satisfait. Forcez-vous à mettre des mots sur des ressentis. Ça vous permettra de mieux comprendre des mécanismes psychologiques chez vous et chez les autres.
De même que dans une thérapie où l’on vous demande de verbaliser ce que vous avez au fond de vous, vous allez libérer votre esprit de nombreuses contrariétés.

 

J’ai écrit à ce propos un article qui a fait beaucoup de polémiques et que je vous recommande de lire:

 

Conclusion de cette troisième étape: apprenez de vos réussites et de vos erreurs.

En  conclusion,

Pour une bonne gestion de projet (ou gestion de crise), il faut être bien préparé par une bonne réflexion. Puis, il faut passer à l’action de manière structurée et enfin, revenir sur les points positifs et les points à améliorer de votre action.

N’hésitez pas à partager d’autres outils et méthodes qui fonctionnent en laissant un commentaire en bas d’article.

Crédit photos: Jose Luis Agapito / Arthur John Picton / Tony Carr / funca88 / Pietro Zanarini / Kushan Hanuska

 

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