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Aujourd’hui nous allons aborder le meilleur outil de management que j’ai utilisé.

C’est un outil fondé sur la communication simple et le bon sens.
Je vais expliquer d’une manière générale puis je rentrerai dans chaque partie.
Un 1 à 1 en 6 points c’est
1. un entretien en face à face,
2. toutes les semaines,
3. avec chaque collaborateur,
4. qui dure une demi-heure,
5. qui a une structure en 3 parties,
6. durant lequel on prend des notes.

C’est un outil de bon sens et il y a une importance primordiale dans le système de management.
Je vais reprendre 4 points de management qui me semblent primordiaux.

Le rôle du manager

C’est de faire de ses collaborateurs, des collaborateurs performants et efficaces. Pour cela il va s’appuyer sur 4 points :

  • La relation avec les collaborateurs est importante, il y a beaucoup d’études qui montrent que le maillon faible dans une entreprise est la friction. C’est-à-dire un mauvais échange d’informations qui est dû à une mauvaise relation entre le manager et ses collaborateurs. L’outil pour développer cette relation est le 1 à 1.
  • Le deuxième point important est le retour d’informations. C’est-à-dire que pour permettre à un collaborateur de réaliser des performances, il faut lui donner un retour d’informations permanent. L’outil qui va se charger de cela est le Feedback.
  • Le troisième élément qui vise à l’amélioration des compétences et des performances est le Coaching. C’est ce qui va permettre au collaborateur d’évoluer dans le bon sens pour l’entreprise et pour lui-même.
  • Et le quatrième outil qui est primordial dans une entreprise c’est la délégation. Une entreprise sans délégation ne fonctionne pas. C’est-à-dire que la délégation permet à l’entreprise d’être plus performante que la performance additionnée de ses salariés.

L’originalité de la méthode des outils du manager, c’est qu’elle va vous expliquer exactement comment faire pour agir sur ces 4 leviers avec des outils simples et faciles à mettre en place.

L’outil à mettre en place en premier, qui est fait pour développer la relation est le 1 à 1 et c’est le sujet de cette vidéo. Je vais reprendre les points énoncés plus hauts et les détailler.

Première chose : le 1 à 1 est fait pour bâtir la relation personnelle. Qu’est-ce qu’un entretien de face à face ? Le collaborateur se trouve exclusivement avec son manager. Il y a des personnes qui n’aiment pas aborder leur vie personnelle au travail c’est un peu dommage.

Sur un plan d’efficacité, si je mets des managers dans une salle et que je leur demande : qu’est ce qui est pour vous le plus important dans votre vie ? Qu’est-ce qu’ils vont me répondre pour la plupart ? Généralement, ils vont dire la famille, les enfants, etc. C’est la même chose pour vos collaborateurs : des choses qui ne vont pas vraiment du domaine de l’entreprise.

Ensuite si je pose des questions personnelles à un collaborateur sur un autre collaborateur, il va souvent me dire non, c’est dommage parce que c’est cela qui va servir à bâtir une relation. Le risque quand je dis cela c’est qu’il va y avoir des personnes dire que c’est de la manipulation. On n’est pas dans le monde des bisounours, l’objectif est d’obtenir des résultats. Cette relation privilégiée que vous avez avec votre collaborateur a pour but de l’aider à être performant.

Vous pouvez aussi avoir des collaborateurs qui ne sont pas du tout ouverts à ce genre de discussion, il faut aussi respecter leur volonté. La communication personnelle avec les collaborateurs est plus efficace comme levier. On est des êtres humains donc la relation c’est un tout, si on communique bien, si on se connait, on arrivera à mieux travailler ensemble. Chez certaines personnes c’est inné mais pas pour tout le monde. Je vais le répéter souvent, la personne importante dans le 1 à 1 est le collaborateur.

Il faut faire le 1 à 1 avec chacun de vos collaborateurs toutes les semaines. Cela peut paraître beaucoup en fonction du nombre de collaborateurs sur une semaine et cela peut effrayer le manager. Mais quand vous vous mettez du point de vue du collaborateur, ça représente 3 à 4 jours par an. Je pense que si votre collaborateur se rende compte que vous n’êtes pas prêt à passer 3 à 4 jours pour lui dans l’année, il ne va pas vous considérer comme un manager.

En tant que manager cela fait beaucoup mais ce n’est pas ce qui compte pour le collaborateur, ce qu’il voit c’est combien de temps vous passer avec lui. C’est effectivement beaucoup de temps passé mais…

…c’est du temps concentré et qui va vous permettre de gagner du temps par ailleurs.

C’est-à-dire qu’au lieu d’être interrompu en permanence par des gens qui vous posent des questions tout le temps ou d’avoir une frustration car vous n’avez pas de relation assez suivie avec les gens qui travaillent avec vous, vous allez maîtriser ce temps-là. Vous savez que cette portion de votre semaine est consacrée à vos collaborateurs. Je vous garantis qu’au bout de quelques mois de pratique, ça sera le temps le plus important dans votre management. C’est un excellent outil pour que la relation dans une entreprise se fasse à tous les niveaux.

Je tiens à préciser que ce que je dis ici sont les grands principes, il y en a qui sont plus importants que d’autres. Ici, la fréquence : toute la semaine est importante parce qu’en entreprise, on raisonne en semaine. Le risque si on ne raisonne pas à la semaine est que les choses se décalent.

Pour être rigoureux, le mieux c’est de programmer les 1 à 1.

Il faut éviter de les faire tous les lundis et les vendredis pour des raisons évidentes. L’idéal c’est le mardi et le jeudi. Si vous devez décaler un 1 à 1 il est préférable de l’avancer et non de le reculer. De cette manière cela reste un signal positif pour votre collaborateur car il voit que c’est votre priorité, c’est comme s’il était un client. L’idée de traiter ses collaborateurs comme des clients se perd et c’est dommage car si vous ne traitez pas votre collaborateur comme un client, il fera pareil avec votre client. Il est également préférable de regrouper les 1 à 1 plutôt que de les étaler dans la semaine.

Le 1 à 1 dure 30 minutes.

La maîtrise de cette durée s’acquiert avec l’expérience mais cela dépend aussi du comportement de chaque personne. Une demi-heure est la bonne durée tout d’abord en tant que manager et puis l’objet de l’entretien est d’avancer sur des points précis.

Il est préférable de faire les 1 à 1 dans un endroit isolé à deux parce que c’est une chose assez personnelle. Cela arrive de ne pas être forcément en privé selon les configurations de chaque entreprise mais il ne faut pas le faire en public ni à plusieurs non plus. Cela peut se faire en bureau du moment que c’est discret, dans le coin café, ou à l’extérieur de l’entreprise, etc., cela dépend des moyens du manager. Au début, il faut éviter de le faire dans votre bureau parce qu’il y en a qui pourraient paniquer tout en s’assurant de ne pas être interrompu. A la limite ne décrochez pas votre téléphone pour montrer votre intérêt pour votre collaborateur, si une personne vous sollicite lors de vos 1 à 1, dites-lui de repasser plus tard. Ne consultez pas vos mails et ne répondez pas aux mails lors de vos 1 à 1 puisque vous allez prendre des notes à la main.

L’informatique n’est pas conseillée pour la prise de note parce que non seulement ce n’est pas pratique mais cela met une barrière entre vous et votre collaborateur.
Il est aussi possible de faire les 1 à 1 à distance si vous n’avez pas le choix. Quand c’est par téléphone, éteignez votre ordinateur pour vous concentrer ce que l’autre personne vous dit. Le multitâche n’existe pas et si vous faites beaucoup de chose à la fois cela va se sentir et vous perdrez en plus le fil de la conversation.

La structure et la façon de programmer les entretiens individuels.

En théorie, le 1 à 1 c’est :
• 10 minutes pour le collaborateur et c’est la partie la plus importante puisque c’est lui l’objet de la rencontre,
• 10 minutes pour vous
• 10 minutes pour son développement et son futur.

Les 10 Minutes du collaborateur.

10 minutes pour le collaborateur, signifie en premier lieu que c’est lui qui a la priorité, c’est lui qui parle en premier. Au début, certaines personnes ne vont certainement pas parler. Pour arriver à les faire parler, il faut faire une liste de questions pour amener le débat, par exemple : ton weekend s’est-il bien passé ? Cela peut être des questions banales.

Le 1 à 1 c’est difficile au début et puis ça devient de plus en plus facile et naturel. S’il dépasse les 10 minutes ce n’est pas grave, s’il prend la demi-heure et que vous avez un message à faire passer, faites-le mais surtout pas au début. Ce qui se passe souvent dans les 1 à 1 c’est qu’il y a les deux premières parties et la dernière n’est pas systématique puisqu’on ne va pas parler de l’avenir toutes les semaines.
L’objectif des premiers 1 à 1 c’est de créer une relation. Chaque manager a sa façon d’expliquer les 1 à 1 à ses collaborateurs.

Les 10 minutes du manager.

La partie du manager sert à faire passer tous les messages qu’il veut communiquer à son collaborateur sans perdre de vue que l’objet de la réunion est le collaborateur.

Vous pouvez vous servir de ce moment-là pour faire passer un message qui concerne toute l’équipe au même titre que vous le faites dans une réunion d’équipe sauf que ce n’est pas une réunion d’équipe.

On peut en venir sur des communications qui ont eu lieu en groupe, et c’est intéressant parce qu’on a la personne en face de soi et on va pouvoir voir sa réaction pendant qu’on va répéter la communication et en même temps on pourra lui donner l’opportunité de discuter et il sera plus à l’aise de le faire avec vous en face à face plutôt qu’en groupe.

Le rôle du manager n’est pas seulement de transmettre le message de la direction sans l’expliquer, le manager n’est pas une boite aux lettres. C’est quelqu’un à travers qui la société communique aux collaborateurs, son rôle est d’expliquer aux collaborateurs pourquoi telle décision a été prise et ce que cela veut dire pour eux.

C’est aussi le moment où vous allez faire un retour à votre collaborateur sur son attitude, ses performances, etc. Si vous avez un retour d’information à lui faire c’est à ce moment-là qu’il faut le faire. C’est que j’appelle le feedback. Une autre règle également : une fois que le collaborateur a terminé une phrase, laissez au moins deux respirations avant de prendre la suite ou appliquez la technique du pouvoir du silence. Il y a des gens qui ont besoin d’un peu de temps pour s’exprimer. Ce qui est important aussi c’est que le 1 à 1 nous laisse du temps pour ne pas réagir tout de suite. Il faut prendre des note (ça aide à ne pas réagir tout de suite) et cela permet de prendre du recul et d’éviter de faire des erreurs de management.

Mise en garde

Vous êtes le manager, on peut vous poser des questions auxquelles vous ne répondrez pas. Ce n’est pas que vous êtes en 1 à 1, que vous laissez votre collaborateur s’exprimer, que ça lui donne plus de pouvoir ou que cela vous oblige à apporter une réponse immédiatement. Vous gardez votre rôle de manager. Parfois, il y a des gens qui vous disent une chose simplement par confiance et non parce qu’ils veulent absolument une réponse.

Les 10 dernières minutes.

Enfin, les 10 dernières minutes, qui correspondent au temps imparti pour le développement et le futur.
Cette partie on le sait n’est pas forcément systématique, elle peut être raccourcie ou passée pendant les 1 à 1.
C’est pendant ces 10 minutes qu’il faut faire le coaching du collaborateur. C’est aussi à ce moment-là qu’il peut avoir envie de vous parler de son avenir ou de sa carrière, et encore une fois vous pouvez l’écouter sans pour autant lui donner une réponse immédiate. En général, surtout au début, quand un collaborateur fait l’effort de vous expliquer ou vous dire quelque chose qu’il n’a jamais abordé auparavant, la première chose qu’il faut faire c’est de le remercier d’avoir donné cette information.

Ce qui est important.

Il est aussi important de prendre des notes pendant les 30 minutes pour avoir une traçabilité de ce qui a été dit.
Si vous ne prenez pas notes, vous ne pourrez pas faire référence aux différents 1 à 1 que vous avez eus pendant l’année pour faire votre revue de fin d’année par exemple. Il ne faut pas demander à votre collaborateur de signer les notes ce n’est pas l’objet, vous n’êtes pas en suivi professionnel. Ce n’est pas quelque chose qui sera utilisé juridiquement ou légalement contre un salarié. Il est conseillé de faire la prise de note à la main pendant les 1 à 1 car c’est simple. Vous aurez peut-être des réticences mais c’est à vous de leur expliquer que c’est de cette manière que cela fonctionne et que ça donne plus d’importance à la réunion.

Comment préparer le 1 à 1 ? Pour le manager, voici les points principaux à regarder :

– La relecture des notes : reprendre les notes des précédents 1 à 1, souvent les 3 derniers, pour voir s’il y a des choses oubliées, etc.
– Les informations qu’il faut communiquer
– Le feedback positif à donner, il y a aura une vidéo pour le feedback ultérieurement mais en gros il y a deux types de feedback : le positif c’est-à-dire qu’est-ce que je veux que mon collaborateur continue à faire ? Et le négatif ou feedback d’ajustement : qu’est-ce que je veux qu’il change ? C’est un mode de communication très normé, vous le verrez plus tard. On a tendance à oublier de faire le feedback positif, c’est pour cela que je le distingue.
– Ce qui peut être délégué au collaborateur sans oublier que pendant les 1 à 1 la priorité c’est lui. Si vous n’avez pas eu le temps d’en parler parce que votre collaborateur a pris tout le temps, vous pouvez reprogrammer une réunion pour aborder ces points.

Ce qui est dur dans le 1 à 1 c’est de le démarrer.

Une fois que vous avez commencé, il faut garder la fréquence. Si vous avez 10 collaborateurs, cela va être difficile avec le premier mais ce sera plus facile au 10ème. Cela veut dire que lorsque le premier collaborateur reviendra pour son prochain 1 à 1, vous avez déjà 10 et vous serez plus à l’aise.

Vous allez trouver un tas de raison pour ne pas démarrer si vous êtes normal, je n’ai pas le temps par exemple.

Dans ce cas-là vous allez regarder votre agenda et le programmer dans trois semaines car en général l’agenda d’un manager est programmé pour 2 semaines. Votre agenda dans 3 semaines est certainement libre et celui de vos collaborateurs aussi, par respect pour eux vous leur laissez 3 semaines pour s’organiser. Ça c’est pour l’aspect mise en route.

Avec le 1 à 1 vous arriverez à arrêter un mal dans l’entreprise qui est la rumeur.

Quels sont les outils pour mettre en place les 1 à 1 ?

Tout d’abord un email pour prévenir vos collaborateurs, c’est un email standard que vous pouvez adapter à votre convenance.

Ce que je conseille c’est d’envoyer ce mail avec l’adresse de chacun de vos collaborateurs visible. C’est-à-dire qu’il faut envoyer un mail pour tous les collaborateurs et non par personne pour qu’ils puissent voir qu’ils sont tous concernés sinon ils vont commencer à se poser des questions. Si vous avez le moyen de programmer les 1 à 1, vous leur proposerez un choix d’horaire avec leur nom pour qu’en suite ils vous disent le moment qui leur convient le mieux.

Ce qui est mieux c’est de les grouper car les étaler dans la semaine serait assez compliqué. Il y a aussi la fiche d’aide qui reprend ce que j’ai dit à propos des 1 à 1, les questions types qui vous permettront de relancer la conversation. Cela peut paraitre artificiel mais cela aide quand vous êtes en face d’une personne qui ne dit rien. Tout cela vous aide au démarrage mais avec la pratique vous n’en aurez plus besoin.

Et enfin le formulaire que j’utilise pour prendre les notes. L’avantage du formulaire c’est qu’il rappelle les trois parties du 1 à 1 et ça aide dans la préparation.


Pour terminer, je tiens à dire qu’il faut essayer. En théorie, cela peut vous paraitre artificiel ou trop simple ou inutile mais c’est un outil qui est efficace et qui fait changer les choses parce que tout est basé sur la communication. C’est l’outil qu’il faut mettre en place le premier parce que sinon tous les autres: la délégation, le coaching et le feedback ne pourront pas se mettre en place ni même le management par objectif. Vos collaborateurs ont besoin que vous ayez une communication constante et systématique avec eux.

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