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Bonjour, aujourd’hui, je vais refaire un article sur le 1 à 1 parce que c’est un des 4 outils fondamentaux du management. Je rappelle les 4 outils: le 1 à 1, la délégation, le feedback et le coaching.

S’il n’y a qu’un seul outil à mettre en place c’est d’abord le 1 à 1

Et si vous ne le mettez pas en place, le reste des outils vont être beaucoup plus compliqués à utiliser. C’est une vidéo importante qui est à la base de ma méthode, le but ce n’est pas dire que je suis irréprochable aujourd’hui dans la pratique de cet outil puisque je ne le suis pas. En revanche, cela va être aussi l’occasion pour moi de vous montrer à travers mes expériences que ça m’a coûté cher à chaque fois que je me suis éloigné de cet outil.

Un petit rappel sur les responsabilités du manager vis-à-vis de l’entreprise: son rôle est d’obtenir des résultats et la rétention des effectifs. La rétention des effectifs n’est pas un terme agréable mais ça veut dire beaucoup de choses : l’ambiance dans l’entreprise, la fidélisation, donner des perspectives aux gens et surtout une relation forte. Cela veut tout simplement dire, garder les gens dans l’entreprise et leur faire obtenir des résultats.
Le manager a également un rôle important de valeur ajoutée dans le message qui est transmis par son propre management. Tout le reste, ce sont des moyens que je vous donne pour obtenir ces résultats.

Le 1 à 1 c’est le meilleur outil pour être un bon manager. Je l’ai expérimenté, amélioré au fur et à mesure de mes pratiques. Ce n’est pas forcément des choses naturelles que je vais vous demander de faire ou des choses auxquelles vous avez déjà été confrontées, ou qu’on vous a demandé de faire mais c’est ce qui marche le plus.

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Pour vous expliquer ce que c’est en résumé et puis je rentrerai dans les détails, le principe c’est de rencontrer chacun de vos collaborateurs une demi-heure chaque semaine en tête à tête.

L’objectif du 1 à 1 est de réduire l’écart entre ce qu’ils sont aujourd’hui, ce qu’ils doivent être et ce qu’ils doivent faire. C’est-à-dire que votre rôle de manager c’est de faire évoluer les gens, les changer et de leur faire obtenir des résultats. Je sais que ce n’est pas évident présenté comme cela, ça ressemble à de la manipulation ou à des moyens détournés de faire les choses mais c’est réellement ce qu’on vous demande, il ne faut pas vous faire d’illusion, l’objectif du manager c’est obtenir des résultats pour l’entreprise, pas aux détriments des gens mais avec les gens.

Le 1 à 1 c’est l’entretien du collaborateur. Je le fais parce que c’est le bon outil pour que ça fonctionne Je ne le fais pas par philanthropie. Il faut qu’il soit bon pour l’entreprise, pour le collaborateur et pour vous.

Le gros défaut des manager.

J’entends souvent des managers qui disent : « moi je manage mes collaborateurs de manière identique. »

C’est une grave erreur, je pense que chaque collaborateur doit être managé individuellement. Pour moi un groupe n’existe pas, ça reste la somme des individus qui le composent, chacun a une existence propre et même si à la fin ça donne une notion de groupe, au départ ce sont des individus et chacun doit y trouver son compte.

La différence entre un manager moyen et un bon manager c’est que le premier a bien compris la notion de résultat mais il ne connait pas forcément les forces et les faiblesses de ses collaborateurs alors qu’un bon manager sait ce qu’il doit attendre de chacun.

Qu’est-ce que cela veut dire pour vous ? Vous allez devoir développer des relations individuelles avec chacun des membres de votre équipe. Vous pouvez penser que les relations ne sont pas importantes, je respecte mais si vous croyez que vous pouvez manager des gens et les faire faire des choses extraordinaires en vous disant que les relations sont moins importantes, vous vous trompez. Ce n’est pas évident de passer d’un management de groupe avec peu d’implications à ce management.

Vous pouvez avoir deux types de barrières par rapport à ça : le premier c’est que vous pouvez vous sentir mal à l’aise dans ce genre de relation, cela dépend de votre profil et votre manière en général de créer des contacts avec les gens et le deuxième obstacle c’est le soucis de penser si vous n’êtes pas en train de manipuler les gens. Ce que je réponds à propos du deuxième argument c’est que ce n’est pas de la manipulation car vous pouvez être complètement explicite envers votre collaborateur. Il sait très bien que vous renforcez la relation pour plus d’efficacité. Il y a la manière de le dire en s’adaptant à la personne. Vous pouvez également avoir envie d’essayer juste pour voir ce que cela va donner.

La question de base est comment créer des relations ?

La plupart des gens demandent à leur collaborateur comment s’est passé le weekend le lundi ou le mardi au coin café puis ils retournent dans leur bureau et passent à autre chose. Ils font ça un peu au hasard, quand ils y pensent, quand ils croisent la personne ou quand ils ont besoin de la personne. Et tout ça ne va pas vous servir à grand-chose à part vous donner bonne conscience. Vos collaborateurs n’aiment pas cette manière de procéder, ils ne sont pas dupes, ils se rendent bien compte que vous forcez votre nature ou bien ils se rendent compte que vous le faites plus avec certains et moins avec d’autres, et ils savent bien que vous le faites de manière automatique et que cela ne veut rien dire. C’est dans cette optique que l’outil a vu le jour, parce qu’il n’y a pas d’autres moyens pour développer une relation efficace avec tous vos collaborateurs que de s’asseoir avec eux et de passer du temps.

Je vous rappelle les grandes lignes de cet entretien. Concrètement, le 1à1, c’est un entretien une fois par semaine, toutes les semaines avec chacun de vos collaborateurs pendant une demi-heure en tête à tête. Et ça se déroule en trois parties : la première c’est lui, la seconde c’est vous et la troisième c’est le futur. 10 minutes par partie idéalement. Je sais qu’un manager est souvent très occupé mais malheureusement il n’y a pas d’autres moyens. Les relations durent si et seulement si elles ont été créées en passant du temps ensemble et individuellement. Si vous passez moins de temps ce sera plus dur, si c’est moins fréquent ce sera plus dur, si ce n’est pas individuellement également.

J’ai pas le temps !

Quand je parle du 1 à 1, la première réaction sera je n’aurai jamais le temps, ce n’est pas efficace… Déjà si je les prenais en groupe pendant une demi-heure ce sera plus efficace pour moi en tant que manager… mais ce n’est pas efficace pour eux! En réalité, il n’est pas question de vous mais de vos collaborateurs.

J’entends souvent aussi : c’est un esprit d’équipe que je veux développer et donc une relation de groupe comme si consacrer du temps pour chaque collaborateur individuellement allait à l’encontre de la relation de groupe. Les bonnes équipes sont basées sur la confiance, si vous voulez quelqu’un d’efficace, il doit vous faire confiance, vous devez lui faire confiance et ils doivent se faire confiance entre eux. Quand il n’y a pas de confiance, ça ne marche pas.

Si vous voulez construire un esprit d’équipe dont vous avez besoin, vous avez 2 possibilités seulement :

  • Créer cette confiance en communiquant de manière adéquate
  • Vous séparez des éléments qui ne font pas confiance ou n’inspirent pas confiance.
  •  
    Ce sont les deux possibilités et de toute façon c’est ce que vous allez faire. Si vous voulez créer une bonne équipe, soit vous allez réussir à faire rentrer les gens dans l’équipe et à créer cet esprit d’équipe. Ça demande du temps et de l’énergie et cela passe de manière individuelle avant… ou bien vous allez devoir enlever les éléments qui ne sont pas bons pour l’équipe. Je préfère le premier moyen même si je sais que ce n’est pas toujours possible.

    La création de la confiance au sein du groupe passe par une communication de qualité qui va se définir par 2 paramètres : la quantité et la qualité.

    La quantité c’est combien de fois on se parle par n’importe quel moyen (parler directement, le téléphone, les mails, les tchats, etc.), il va falloir que vous ayez une communication permanente et répétée.

    La qualité sera mesurée par les collaborateurs par la valeur que la communication a pour eux. Votre rôle sera de créer un temps au cours duquel vous allez avoir une communication qui sera importante pour votre collaborateur. C’est pour cette raison que vous ne pouvez pas le faire en groupe, ce qui correspond à une personne ne peut pas forcément convenir à une autre.

    J’en parle aussi quand j’évoque le profil de communication des collaborateurs. J’ai fait des vidéos là-dessus, ce n’est pas un outil principal parce qu’il reste un moyen, mais c’est quand même quelque chose d’important.

    Il s’agit de la méthode DISC.

    La première chose importante à comprendre est que le 1 à 1 c’est le rendez-vous du collaborateur c’est comme ça que la qualité de la communication va passer. Je répète, c’est un entretien d’une demi-heure, une fois par semaine pour chaque collaborateur, 10 minutes pour lui, il va parler en premier, 10 minutes pour vous et 10 minutes pour l’avenir. C’est un entretien programmé, jamais annulé, parfois décalé en avant et non en arrière. La concentration est donc sur le collaborateur et non pas sur vous.

    Les erreurs à éviter.

    Si vous commencez en disant « Parles moi du projet X », vous allez gâcher le 1 à 1. C’est une manière de lui dire que c’est vous qui menez l’entretien. Vous venez d’utiliser un des trois pouvoirs de l’entreprise qui est l’autorité. Il y a 3 pouvoirs dans l’entreprise : l’autorité, la compétence et l’influence. Même si l’autorité n’est pas toujours mauvaise, il faut essayer de l’utiliser le moins possible, en dernier recours. Cela constitue un des fondements de la méthode. Vous allez plutôt vous asseoir et lui dire : quelles sont les nouvelles ? Ou comment ça va ? Une petite phrase pour le lancer mais après vous ne parlez plus. Ce n’est pas une réunion d’information classique, elle ne prend pas la place des réunions d’équipe ni des réunions de travail. C’est un 1 à 1, c’est quelque chose de particulier et c’est pour votre collaborateur. Vous allez avoir cette réunion avec chacun de vos collaborateurs directs sans laisser un à côté.

    Qu’est ce qu’un collaborateur?

    Il est important de définir ce qu’est un collaborateur, dont je parle dans le cadre du 1 à 1 sont ceux qui dépendent directement de vous. C’est-à-dire ce qu’on appelle N-1, les personnes qui sont sous votre hiérarchie. La réunion c’est pour eux et vous devez faire attention à ne pas prendre sa direction au début en posant des questions orientées. Les 10 premières minutes ce sont eux qui parlent et qui dirigent l’entretien. Lorsque vous parlez c’est juste pour les relancer ou demander des précisions. Votre tour viendra après sauf si le collaborateur se met à déborder parce que son temps au cours de l’entretien est prioritaire sur le vôtre. Il ne faut pas le couper, la limite c’est la demi-heure. Il ne faut pas dépasser la demi-heure pour ne pas empiéter sur le temps du collaborateur qui va le suivre. Ce n’est pas grave si vous n’avez pas le temps de faire passer votre message ou de parler du futur, vous en aurez l’occasion la prochaine fois. C’est assez difficile parce que le manager est habitué à donner des ordres ou des instructions ou son avis mais il faut s’adapter sinon cela risque de compromettre l’entretien.

    Le 1 à 1 sert à écouter votre collaborateur tout en gardant votre position hiérarchique.

    Le fait que vous soyez le patron vous empêche et empêche votre collaborateur de construire cette relation donc vous allez devoir y passer du temps et régulièrement. Le fait que vous soyez son patron vous a habitué tous les 2 à ce que vous parlez en premier et à ce qu’il vous écoute. Vous allez devoir fournir un effort d’écoute particulier pour apprendre à le connaitre.

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    Ecouter quelqu’un ne veut pas dire adhérer à ce qu’il dit. C’est le meilleur moyen pour comprendre l’autre. C’est nécessaire pour mieux communiquer avec lui, cela veut dire également construire la relation individuelle indispensable dont je parle. Le but du 1 à 1 c’est de créer un espace important pour votre collaborateur pour qu’il puisse aborder des sujets importants pour lui. Quand vous aurez ces 1 à 1, vos collaborateurs seront plus calmes et auront moins de questions à vous poser pendant la semaine parce qu’ils savent qu’ils auront un temps pour en parler et, de cette manière, vous serez moins interrompu. Vous allez sentir que vous vous comprenez mieux. La délégation va beaucoup mieux fonctionner, vous saurez mieux anticiper les problèmes, etc. Vous vous rendez compte que le 1 à 1 fonctionne bien quand vous arrêtez de le faire, et une relation ça s’entretient.

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