dialogue
Micro-management et management par la confiance dans le cadre du 1 à 1

Quand je parle de la pratique du 1 à 1 en général, il y a des questions qui reviennent tout le temps, dont celle-ci :
– Qu’est-ce que je fais si mon collaborateur ne dit rien en 1 à 1 ? Effectivement parfois les collaborateurs ne partagent pas grand-chose pendant les 1 à 1. On rencontre une certaine résistance. Ils ne sont pas à l’aise et ne se voient pas développer une relation forte avec leur manager. Parfois c’est tout simplement parce qu’ils ne sont pas des grands communicants, mais en tant que manager, je vous conseille de continuer et persister sur le sujet.

Nous allons voir Pourquoi d’abord et comment ensuite. Je vous propose d’aborder 7 parties :

1. C’est parfois vous qui entrainez cette attitude de résistance à la communication.
2. Poser des questions réduit-il l’autonomie ?
3. La responsabilité du manager envers le travail réalisé.
4. La communication interne de l’entreprise, c’est important.
5. Ne pas poser des questions c’est parfois éviter d’aider.
6. Comment faire quand ça résiste ?
7. Poser 3 fois la question

Dans un premier temps, il faut se demander pourquoi cette résistance ? Ensuite je vais expliquer pourquoi passer outre cette résistance et enfin nous allons voir comment c’est possible.

1. C’est parfois vous qui entrainez cette attitude de résistance à la communication.

C’est quasiment tout le temps le manager qui entraine l’attitude de résistance et spécialement dans les entreprises de haute technologie où ce sont les compétences techniques qui priment.
Souvent les populations de ce genre de société sont des profils dominants (D) et consciencieux (C), très orientés tâches. Voir le profil DISC. En général, je sais que les D et les C sont moins à l’aise dans la communication. Donc si vous êtes un manager qui travaille dans ce genre d’entreprise, que vous êtes orienté « tâches » vous n’avez donc pas forcément conscience de l’intérêt que vous pouvez avoir à développer une relation avec vos collaborateurs. Pourtant, pour en prendre conscience, il suffit de se dire que ce sont les personnes qui travaillent avec vous qui accomplissent les tâches qui vous sont si chères. Parfois en tant que manager, à cause de votre profil, vous n’arrivez pas créer un bon relationnel.
Il vous faut donc vous poser la question : « Est-ce que ce n’est pas mon profil qui génère la résistance de mes collaborateurs. »
Pour aller plus loin, je vous recommande … d’aller jusqu’au bout de cet article 😉

2. Poser des questions réduit-il l’autonomie ?

Est-ce que le fait de poser des questions réduit l’autonomie ?
En fait c’est l’autre frein, c’est la croyance selon laquelle poser des questions ce serait montrer qu’on n’a pas confiance. On ne veut pas gêner. On ne veut pas faire de l’intrusion. Donc on ne pose pas de question.
Ce qu’il faut savoir c’est qu’il n’y a pas d’autonomie sans confiance et vis versa.
Si vous n’osez pas poser de question, la tendance majoritaire va être de vouloir tout contrôler. Cela va réduire l’autonomie de vos collaborateurs… et donc réduire d’autant la confiance entre vous.
L’origine de tout ça, c’est l’appréhension que vous pouvez ressentir dans les relations avec les autres. Votre collaborateur aussi va avoir cette appréhension. Le fait de poser des questions vous permettra de « briser la glace » d’aller au-delà de cette peur. Le premier pas est le plus dur. Une fois que vous aurez fait le premier pas, vous vous rendrez compte que c’est une manière de vous intéresser à ce qu’il fait… Et c’est ce qu’il va ressentir. Laissez parler et appliquez la technique du silence. Vous verrez, c’est extraordinaire !
L’important est de vous dire que les autres ne réagissent pas forcément comme vous. et si vous préférez qu’on vous foute la paix, qu’on vous laisse tranquille sans vous poser de question, je veux vous dire deux choses:
1: ce n’est pas forcément le cas tout le temps et vous appréciez sûrement tout de même que l’on s’intéresse à vous.
2: Les autres ne réagissent pas comme vous… ! Nous avons tous des sensibilités différentes et c’est ce qui fait la richesse de notre monde. Rappelez-vous-en souvent.

C’est comme le feedback, si vous n’en faites pas à votre collaborateur, vous lui donnez l’impression que quoi qu’il fasse, vous ne vous y intéressez pas. Donc pour répondre à la question, poser des questions ce n’est pas réduire l’autonomie. Par contre, ne pas poser de question c’est faire preuve d’un désintérêt de la personne. Prendre des informations ce n’est pas réduire l’autonomie. Donner des ordres pour toutes les microdécisions c’est du micromanagement. C’est là qu’il y a une grande différence.

Nous allons voir que même si toutes les conditions sont réunies, même si vous êtes dans le discours conscient que poser des questions ne réduit pas l’autonomie, cela ne veut pas dire que vous allez convaincre votre collaborateur. Il faut savoir que vos collaborateurs avant de travailler pour vous ont eu des expériences passées qui ne sont pas forcément toutes bonnes. Il y aura donc une petite résistance à surmonter.

3. La responsabilité du manager envers le travail réalisé.

Ça nous ramène au troisième point : la responsabilité du manager envers le travail effectué.
L’important: Ne surtout pas refuser votre responsabilité.
Voici un exemple : vous supervisez un projet avec plusieurs personnes. Quand l’un d’entre eux qui est le leader part en vacances, le projet doit continuer à avancer. En tant que responsable du projet, vous devez surtout savoir où en est le projet et être capable de prendre la suite ou faire prendre la suite. Je pense que votre patron aurait du mal à comprendre que le projet s’arrête à cause du départ de la personne en vacances.
Le 1 à 1 c’est fait pour construire une relation, mais c’est une réunion qui se fait dans le cadre du travail. Si vous n’arrivez pas à obtenir des informations de leur part, il y a un problème.

4. La communication interne de l’entreprise, c’est important.

Ce qui nous emmène est la quatrième partie : la communication est le nerf de l’entreprise.
Si votre réaction est de dire que la communication est inutile ou superflue, vous vous trompez dans votre organisation.

C’est normal que vous estimiez que ce n’est pas la peine de construire des relations dans votre vie privée si vous aimez être seul. Cependant, quand vous êtes dans l’entreprise, vous n’êtes pas dans votre vie personnelle. Vous faites partie d’une organisation qui vous fait confiance en vous nommant au poste de manager. Elle demande que vous ayez un rôle à l’intérieur d’elle-même.

Quand vous avez cette attitude, c’est votre propre désir de travailler seul et de communiquer au minimum avec les autres qui va à l’encontre de l’entreprise. Votre organisation est bâtie sur la communication entre les individus. La friction, (ce que j’appelle la mauvaise communication) est la pire chose qu’on trouve souvent dans une organisation. Vous ne pouvez pas chiffrer économiquement le problème de la friction. Ce n’est pas un conflit, c’est de l’incompréhension. Plus l’entreprise grossit plus la friction augmente. C’est un problème de transmission de l’information.

5. Ne pas poser des questions c’est parfois éviter d’aider

Le 5ème point : ne pas poser de questions veut dire éviter d’aider.
Souvent c’est plus facile d’adopter une posture d’introverti lorsqu’on ne veut pas se remettre en question.
Les managers ou collaborateurs qui communiquent mal se réfugient derrière leur volonté de développer l’autonomie. Toutefois, il ne faut pas passer d’un extrême à l’autre. En demandant des comptes rendus tout au long de la journée, vous faites du micromanagement. C’est typiquement l’attitude du manager qui ne sait rien de ce que fait son collaborateur et qui se fait surprendre par les délais… et veut tout savoir, tout de suite…. en plus, pour éviter de prendre ses responsabilités, il se plaint de son collaborateur.

D’où l’intérêt du 1à1: un suivi régulier des points importants à savoir.

Si votre collaborateur ne répond pas à vos questions, c’est peut être aussi parce qu’il n’a pas compris les enjeux de la communication. Votre rôle en tant que manager c’est aussi d’appliquer la volonté de la direction et d’orienter vos collaborateurs pour qu’ils atteignent leur objectif. Si vous ne leur posez pas de questions, c’est dur d’adapter votre discours à ce qu’ils sont en train de faire et ce qu’ils vivent. Demander certains détails par moment c’est aussi améliorer sa confiance. En tant que manager, vous êtes responsable du travail de vos collaborateurs c’est donc logique que vous leur demandiez une quantité raisonnable d’informations à propos de leur progression. C’est normal de creuser le sujet et d’en parler. De parler de leur difficultés, leur progrès, leurs résultats… pendant les 1 à 1. C’est aussi normal d’encourager leur succès en faisant un feedback positif, normal et nécessaire de leur poser des questions sur ce qui s’est mal passé ou pourrait se passer mal.

Ça demande un effort, parfois d’aller contre la volonté de votre collaborateur ou contre votre propre nature.

6. Comment faire quand ça résiste ?

Comment faire quand ça résiste ? Proposez de faire un jeu de rôle pour leur montrer que vous êtes capable de gérer le refus de communiquer.

En fait, on se rend souvent compte que les managers sont inquiets quand leur collaborateur ne communique pas et ils ont peur d’intervenir. L’enjeu des 1 à 1 c’est d’ouvrir le dialogue et quand vous ouvrez le dialogue, vous êtes obligé d’aller chercher le sujet où vous savez qu’il y a un souci. Et là vous pouvez commencer à en parler. Une fois que la discussion s’est instaurée, je dis deux choses aux gens :

– Premièrement qu’il y aura toujours un jugement dernier.
– Le management c’est des ajustements progressifs. Je vais y revenir plus tard.

Un jugement dernier veut dire que de toute façon il y a un moment où vous allez être confronté à la réalité, au retard et aux effets de la friction. Si vous ne faites rien et que vous laissez votre collaborateur ne pas vous faire de retour, se débrouiller avec ses problèmes parce que vous vous dîtes après tout c’est sa manière de travailler, « Je lui fais confiance » etc., il va y avoir un moment où il va y avoir un problème. D’expérience, le projet sera en retard ou bien quand vous allez faire l’entrevue de fin d’année vous allez vous rendre compte que vous êtes complètement décalé par rapport à votre collaborateur.

Deuxième point, le management c’est des ajustements progressifs, sans échange d’information c’est impossible. Si vous n’avez pas une communication régulière avec votre collaborateur et qui n’est pas en réajustement permanente avec le feedback, c’est comme si vous étiez en train de conduire une voiture et que vous attendez au dernier moment pour donner un coup de volant. C’est votre attitude et votre manière d’aborder le sujet qui détermine que vous faites du micromanagement ou non. Ce n’est pas la fréquence avec laquelle vous allez les aborder. Votre confiance doit être réciproque. Si votre collaborateur a confiance en vous, il n’aura aucun problème à exprimer ses difficultés et où il en est.

7. Poser 3 fois la question

Et enfin le dernier point, poser 3 fois la question.
Vous prenez la main en essayant de faire parler votre collaborateur. Il ne faut pas accepter une réponse vague. Vous insistez pour être sûr qu’il n’a vraiment rien à dire.
Quand vous faites des 1 à 1 vous ne devez pas avoir peur de leur dire que vous croyez à cet outil, vous devez être sûr de vous et que leur manque d’engagement ne change à votre conviction. S’ils ne parlent pas pendant leur partie, vous allez leur poser des questions ouvertes avant de prendre vous-même la main dans votre partie avec comme objectif de les faire parler. Rappelez-vous que le 1 à 1 c’est une fois par semaine, toutes les semaines, avec chacun de vos collaborateurs dans un entretien personnel de 30 minutes. 10 minutes pour lui 10 Minutes pour vous et 10 minutes pour l’avenir.

Ça va venir c’est sûr, mais il faut que vous y croyiez et que vous décidiez du premier pas que vous allez faire.
C’est comme en sport. Le plus dur, c’est de mettre ses baskets.

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