gestion

Le témoignage d’un officier appelé à de grandes responsabilités.

Cet article a été écrit par Thierry Devilez.
On fait tous de la gestion de projet, sans même le savoir. Il est cependant important d’avoir une bonne méthode. J’ai suivi le même chemin que tout le monde avant de suivre une véritable formation sur le sujet. Ça m’a tellement marqué que j’ai tenu à partager avec vous les grands principes de la gestion de projet. Je vous donne dans cet article les clés pour réussir tous vos projets.

Ce séminaire, appelé « TATOU » est en fait un stage de créativité. Stage intense, couronné par une mise en situation sur un dossier d’exercice.

L’aspect de ce séminaire qui m’a le plus séduit fut le stage de créativité. Monsieur Ivan Gavriloff, PDG de Kaos Consulting, a réussi à « ouvrir les chakras » de militaires rompus à la Méthode d’Élaboration d’une Décision Opérationnelle (MEDO), méthode certes très efficace, mais loin de faire appel au potentiel réel et imaginatif des personnes qui l’appliquent. Et pourtant, cette MEDO pourrait tout à fait s’insérer au sein d’une méthode plus globale que je vais tenter d’exposer.

Pourquoi innover ?

Car la structure entrepreneuriale qui n’innove pas est vouée à disparaître au profit de celle qui aura su innover le mieux capter l’attente des clients.

Le moteur de recherche Google a supplanté tous ses concurrents dans les années 90 et garde aujourd’hui un quasi-monopole dans le domaine. Il était pourtant loin d’être le plus pertinent des moteurs, mais il avait l’avantage d’être le plus rapide. En effet, à l’époque du 32 kb/s, l’utilisateur était plus intéressé par des résultats rapides que par la pertinence de la recherche…..
 

L’étude des grandes découvertes et des succès commerciaux au travers des époques montre que chaque grand succès découle d’un processus quasi identique dans chaque cas : information, incubation, illumination et validation. Tous les grands chercheurs, découvreurs, modernes et contemporains possèdent une culture immense, liée au temps passé à leurs études, aux voyages et à l’intérêt qu’ils ont porté aux expériences de leurs « congénères ». Aussi, le travail de leurs connaissances, leurs expériences et l’assimilation de ces dernières constituent l’incubation de ces esprits torturés. L’illumination (le « eurêka » d’Archimède ou la pomme de Newton) interviendra si nous arrivons à penser « ET » au lieu de « OU » – think outside the box. La validation ne constituera finalement qu’une formalité.

Comme les génies d’Einstein et de Galilée ne sont pas monnaie courante, la méthode propose de reproduire ce processus en groupe grâce à l’intelligence collective. Elle pourrait être illustrée par un groupe de fourmi cherchant sa subsistance dans l’expérience d’Ilya Prigogine, prix Nobel de chimie : une première fourmi s’engage vers le pot de miel, dont elle ignore évidemment l’existence, mais ne l’atteint pas. Elle a cependant laissé des phérohormones sur son chemin. Une seconde fourmi suit ces phérormones croyant pouvoir trouver de la nourriture. Elle ne trouve pas, mais comme elle cherche, elle va un peu plus loin que la première et dépose aussi ses phérormones qui seront suivies par une troisième et ainsi de suite. Jusqu’à ce qu’une fourmi trouve le pot de miel, appelle ses congénères et se payent une orgie……
 

Think outside the box :

Trouver le plus de façons possibles de couper un carré en 2 parties égales et superposables.
 

Tout ce qui est symétrique par rapport au centre fonctionne. Le nombre de solutions est donc infini.
 

Comment relier les 9 croix, sans lever le stylo, en 4, puis 3, puis 1 trait ?
 

Respiration créative :

Pour chaque exercice proposé à chaque étape, la respiration créative consiste à diverger (laisser libre cours à l’imagination) puis converger (synthétiser) deux fois.
 

L’information :

La première étape de la méthode est la collecte d’informations. Pour y parvenir avec le groupe, 4 exercices suivants vont permettre leur production dans le but de reformuler le problème posé.

Les questions du martien :

Dans le monde réel, autour de la table, nous n’avons que des connaisseurs du domaine dans lequel se pose le problème. C’est le cas dans TOUTES les structures d’entreprise. L’exercice consiste donc à désigner une partie géographique de l’assemblée comme martiens, les autres, terriens restants dans leurs pensées d’expert. Ainsi, les martiens se mettent dans la peau de personnes totalement novices sur le sujet et posent les questions les plus simples et innocentes possibles et les « terriens » y répondent, de la même façon qu’ils y répondraient à de vrais profanes. Lorsque les terriens emploient de termes un peu techniques, les martiens ne doivent pas hésiter à les relever en demandant leur signification.

Cet exercice permet de collecter des informations et des idées auxquelles chaque participant aura accès pour sa contribution personnelle au service de la collectivité. Dès sa première mise en pratique, on se rend compte, même si cela paraît évident de le dire, que chacun a sa propre façon de penser et de définir certaines choses. Aussi, les informations que tout le monde ne détenait pas s’avèrent de vrais catalyseurs d’idées.

Les 5 « pourquoi » :

Méthode très connue de tout manager qui se respecte, elle n’en demeure pas moins efficace. Posons-nous une première fois Pourquoi, au lieu du Comment, et apportons une réponse, toujours par le biais de la respiration créative (divergence : chacun apporte sa réponse, digresse, discute, etc. – convergence : tout le monde se met d’accord). Demandons de nouveau le Pourquoi de cette réponse…. Et ainsi de suite, 5 fois. Les résultats sont surprenants et la reformulation du problème est tout de suite plus naturelle.

L’avocat de l’ange :

Quelle est la vérité du contraire de ce que je pense ?

Chacun de nous avons déjà eu le sentiment d’assurance suprême de certitude pour répondre à un problème posé. Mais c’est sans compter sur l’avocat de l’ange…. Regardons le problème des 9 croix à relier avec 4 traits sans lever le crayon. Le problème n’est pourtant pas si compliqué, mais la première fois que l’on s’y trouve confronté, on pourrait se dire que c’est impossible. L’avocat de l’ange vous dit : « c’est possible »…. Et c’est possible, même de le faire avec un seul trait……

Sur d’autres sujets, cela marche aussi très bien. Il existe toujours au moins une réponse à apporter en cherchant bien. Nul ne détient la science infuse ou peut se prétendre « réaliste ».

What if process :

L’exercice consiste simplement à se demander se qu’il pourrait se passer si…..

La question semble naturelle. Mais elle est souvent posée dans le sens des écueils à éviter à dessein très « terre à terre ». Ici, on privilégiera sa mise en œuvre pour explorer des idées nouvelles émises par le groupe grâce la respiration créative.

L’incubation :

Elle sert à lier les informations dans le but de trouver une solution originale pouvant concilier l’ensemble des contraintes. La collecte d’information aura au préalable permis de reformuler le problème avec l’adverbe interrogatif « comment ». Les méthodes ont pour objectif, cette fois, d’exposer les idées de chaque membre du groupe.

Le rythme alpha, le rêve :

À qui n’est-il jamais arrivé de trouver une solution à un problème posé durant sa nuit de sommeil ???? Eh oui, les sommeils, les rêve sont un incubateur puissant pour offrir des idées largement exploitables. Sans allez s’endormir dans la salle de réunion, il paraîtrait que le cerveau se manifesterait par l’émission d’oscillations électroencéphalographiques (rythme alpha) liées à l’activité du cerveau, en fermant les yeux pour se détendre. L’expérience aurait été très bénéfique pour les plus fatigués d’entre nous après le repas. Mais notre sérieux perpétuel de militaire prend vite le dessus en situation inhabituelle. Nous n’avons donc pas testé.

Règle CQFD :

Pas de Critique :

Il doit être bien entendu que chaque membre du groupe de travail doit rester bienveillant envers tous les autres. Ce n’est pas toujours facile, car même avec toutes les meilleures intentions du monde, un mot, une attitude peut, je ne dirais pas choquer, mais du moins bloquer quelqu’un dans son processus personnel de réflexion. Il conviendra alors de respecter une certaine discipline, à ne jamais :

  • employer les « oui, mais…. » ou autre expression maladroite (rester toujours positif),
  • couper la parole à quelqu’un qui s’exprime

  • de la Quantité
  • du Farfelu
  • Développer les idées des autres
  • Le brainwriting :

    1. Chacun prend une feuille blanche et écrit lisiblement une idée pour répondre à la question posée

    2. Transmettez ensuite la feuille à votre voisin de gauche. Vous recevez vous-même la feuille de votre voisin de droite, vous la lisez et ajoutez une nouvelle idée en rebond.

    3. Continuez jusqu’à ce que chaque feuille revienne à l’auteur de la première ligne (elle aura donc fait un tour). Lisez-la et entourez la meilleure idée selon vous.

    4. Chacun lit l’idée qu’il a retenue.

    5. La table sélectionne son best of.

    L’analogie :

    C’est en comparant un œuf à une voiture que Philippe Guédon a conçu le Renault Espace… les oppositions sont un peu extrêmes, certes, mais avec de la pratique, on arrive à trouver des choses intéressantes. Un œuf, ça peut rouler… !!!???
     

    En fait, on peut aussi faire des analogies entre des objets ou des concepts plus proches lorsqu’on n’est pas encore trop expérimenté. Mais les après toutes les réflexions qui ont été menées auparavant, la pêche aux analogies se fait naturellement. L’étude de leurs ressemblances et différences font fuser les idées…… Mais n’oubliez pas, comme à chaque étape, la respiration créative (divergence, convergence….) !

    L’empathie :

    Sur la même idée que les questions du martien, des rôles seront distribués aux membres du groupe. Chaque rôle attribué correspond à une partie impliquée dans le projet en gestation. Si vous voulez lancer un nouveau produit sur le marché, vous pouvez distribuer les rôles suivants : le chef de projet, le client (et/ou utilisateur), les fournisseurs, les chefs de la chaîne de production et/ou du marketing, etc.… Une vraie pièce de théâtre va alors se jouer. Elle mettra en valeur certaines idées et aussi en éliminera d’autres. On pourra aussi chercher encore plus loin sur d’autres problèmes auquel le projet pourrait être confronté.
     

    L’illumination / validation :

    Après avoir mené à bien tous ces exercices, vous aurez certainement trouvé les solutions à vos problèmes et les idées pour mener à bien votre projet collectif. Mais cela demande indéniablement de la pratique. La première expérience de cette méthode, bien qu’enthousiasmante, est peu concluante. La seconde l’est en revanche davantage et la troisième, encore plus. Il est difficile de relater tout cela au travers d’exemples techniques sur lesquels nous avons travaillé et qui ne parleraient qu’à des initiés. Mais cette méthode est efficace et s’applique à tous les domaines.

    Elle vaut le coup d’être expérimenté en comité de confiance et mise en application.

    Bibliographie :

    Thierry Devilez est capitaine d’artillerie. Il a été projeté au Tchad (Épervier – Abéché), à Djibouti et en Ouganda (European Union Training Mission Somalia) Au cours de sa carrière, Il a pris la charge de la préparation opérationnelle en état-major, ce qui lui offre l’occasion de collaborer avec les services déconcentrés de l’État et des officiers supérieurs sur des projets d’exercices de crise et d’organisation de centres opérationnels. Marié et père de quatre enfants, il s’engage aujourd’hui dans une scolarité complémentaire à CentraleSupelec.

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