manager non
En tant que manager, éviter la délégation inversée est vraiment une obligation. C’est un processus qui arrive trop souvent. Vous pouvez et devez faire en sorte que vos collaborateurs ne vous fassent pas faire les tâches que vous leur aurez assignées.

Il est vrai qu’il n’y a pas de mal à vouloir soulager ses collaborateurs qui ont des tonnes de choses à faire de vouloir les aider, mais vous devez éviter de reprendre les tâches que vous venez de leur déléguer. En effet, il n’est pas rare que juste après l’assignation, ils peuvent vous demander de l’aide.

Gardez à l’idée que cette démarche certes louable est tout simplement inefficace et contre-productive.

Pour lutter contre la délégation inversée, il faut retenir trois points :
– Savoir dire « non » à son collaborateur.
– C’est mieux qu’il le fasse… même s’il se plante.
– Le but est qu’il le fasse et pas vous.

1. Savoir dire « non » à vos collaborateurs.

Refuser de l’aide à son collaborateur qui en demande peut s’avérer quelque peu gênant. Il faut savoir lui dire « non » et lui affirmer qu’il peut le faire. Par sa demande d’aide, votre collaborateur ne vous demande pas juste de l’aide pour alléger ses charges. Voyez plutôt dans sa demande une transmission de message par lequel il partage la responsabilité avec vous. Alors que, dans le principe de la délégation de tâche, vous partagez déjà la responsabilité avec la personne à qui vous l’avez déléguée. Une tâche déléguée est une tâche déplacée et transmise, mais dont la responsabilité est seulement étendue.

Impact responsabilité

Par ce refus, vos collaborateurs prennent conscience de la responsabilité qui s’est étendue de la tâche que vous avez assignée, et il sait à présent qu’il n’a plus à vous la redonner et à la partager avec vous.

Quelle que soit l’importance de la tâche, s’il vous demande de l’aider, vous répondez « non » et vous lui rappelez sa compétence à la réaliser. Par le processus de délégation, vous lui transmettez votre confiance et l’importance qu’il a de le faire. Il faut que le collaborateur sache que vous prenez la responsabilité de la tâche avec lui, mais ça ne veut pas dire que vous la reprenez.

C’est bon pour l’apprentissage

Il doit apprendre à prioriser le travail urgent et important pour qu’il arrive à le faire seul afin de vous éviter la délégation inversée. Vous pouvez régler ces détails de communication pendant les 1à1 (voir formulaire ci dessous)

Savoir distinguer ce que vous demande votre collaborateur.

Dans la demande du collaborateur, il faut savoir distinguer s’il demande de l’aide ou simplement un service de votre part. Un service dans le cas où vous êtes le seul à pouvoir le faire, par exemple, appeler une personne qu’il ne connait pas et que vous connaissez. Mais dans tous les cas, vous devez résister. Vous devez revoir votre objectif dans la délégation, à savoir, lui assigner une tâche, qui peut être facile pour vous, mais difficile pour lui. Le principe même est qu’il doit le faire.

2. Qu’il le fasse lui-même… même s’il se plante.

Le collaborateur doit savoir que vous préférez qu’il le fasse même s’il se plante plutôt que vous le faites bien. Vous lui montrez clairement votre confiance en sa compétence et que vous êtes sûrs de ses capacités à pouvoir le faire. Ce qui n’implique pas que les fautes ne soient pas envisagées. Au contraire, la démarche d’une délégation même permet le droit à l’erreur. Le but fondamental de la réussite de la tâche est certes dépassé, mais pouvoir faire confiance à son collaborateur est l’essence même de la délégation. Il faut que vos collaborateurs apprennent à se faire déléguer des tâches sans vous demander de l’aide. Et on apprend mieux en appliquant.

L’expérience prévaut !

Il faut donc encourager les expériences plutôt que les apprentissages scolaires. Vous leur exposez la méthode de la manière la plus simple possible et c’est à leur tour de les concrétiser. Il faut qu’ils essayent et qu’ils apprennent d’eux-mêmes en effectuant et en faisant des erreurs.

Connaître ses « subs” pour bien déléguer.

Le manager délimite les tendances de ses collaborateurs. Les manières de réagir à la délégation dépendent de notre manière de les traiter. Si nous sommes toujours tentés de les aider, ils vont garder ces habitudes, qui clairement ont des mauvaises répercutions sur le long terme. En tant que manager, on a une responsabilité sur le comportement de nos collaborateurs.

Ne pas déléguer tout simplement parce qu’on pense que ça leur sera difficile est une grave erreur et une perte. Tant qu’on ne délègue pas entièrement une tâche à un collaborateur, et qu’il se plante au moins une fois, il n’apprendra jamais et n’avancera pas. D’ailleurs, il est plus susceptible de réussir que de faire des erreurs, donc il y a beaucoup plus de risques de contre-productivité de ne pas lui confier une tâche que de lui confier.

3. Le plus important c’est que ça soit lui qui passe à l’action hors de sa zone de confort.

Gardez en tête qu’il n’y aura pas d’échec total. Qu’il le fasse et qu’il se plante reste un point positif. Expliquez-lui que l’objectif est qu’il le fasse, et qu’il est plus tolérable qu’il ait droit à l’erreur plutôt qu’il ne le fasse pas. Vous pouvez suivre l’évolution de la tâche confiée, mais aucunement reprendre la tâche. Vous lui faites savoir qu’il doit le faire et que vous en partager la responsabilité, mais que vous ne le ferez pas à sa place. De cette manière, vous vous assurez de la progression de votre collaborateur.

Pour aller plus loin sur le thème de la délégation, je vous encourage à lire les articles ci-dessous.

les 5 secrets pour déléguer facilement

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