interview

Mieux Poser les questions, écouter, prendre des notes pendant les 1à1

Vous savez ce qu’est l’entretien individuel. J’en ai déjà parlé. Je souhaitais aujourd’hui faire quelques précisions sur trois points :

  • Mieux poser les questions
  • Mieux écouter
  • Mieux prendre des notes

Les basics doivent être respectés et il faut impliquer les collaborateurs dans le processus d’entretien en leur envoyant un mail par exemple.

Pour en savoir plus sur les 1à1, lisez ceci avant tout

On a tendance à négliger le 1 à 1 une fois qu’il a contribué à l’amélioration de notre relation avec nos collaborateurs

Ainsi, on ne le fait plus que rarement. En général, ce genre de pratique nous fait reculer d’une façon immédiate dans la communication. Si vos 1 à 1 ne sont plus programmés d’une manière systématique toutes les semaines vous allez faire des progrès énormes lorsque vous y reviendrez.

Il y a aussi des 1 à 1 qui ne sont pas structurés et qui partent dans tous les sens. On sort du cadre d’une relation construite durant une demi-heure etc.

Il arrive également que le manager l’utilise comme un monologue entrainant la non-participation du collaborateur.

Vous avez peut-être pu les expérimenter si vous faites vos 1 à 1 depuis un bon moment. La négligence de la fréquence des 1 à 1, le non-respect du temps et la transformation du 1 à 1 en monologue du manager.

L’objectif du 1 à 1 est de renforcer la relation entre une personne et ses collaborateurs pour avoir une communication excellente afin que celle-ci ne soit plus le point faible de l’exécution. C’est rarement un problème de compétences si ça fonctionne mal dans une entreprise c’est plus souvent un problème de communication, et c’est ce qui coûte le plus cher pour elle en engendrant une insatisfaction.

Il faut aussi comprendre que le 1 à 1 se pratique d’une manière routinière et répétitive parce que le management est routinier et répétitif.

C’est comme le jardinage, ça se cultive lentement. On parvient à des résultats satisfaisants et durables en pratiquant régulièrement, de cette manière on n’a pas besoin de prolonger les fréquences. Il est possible de perdre les résultats lorsqu’on perd notre régularité. Ce qui se passe c’est quand on diminue la fréquence des 1 à 1, la durée augmente. Par contre si on garde la fréquence par semaine on s’en tient à la demi-heure. Pour rappel, une demi-heure par semaine équivaut à trois jours par an, un manager qui ne peut pas consacrer complètement 3 jours par an à son collaborateur en dehors des réunions de travail, etc., pour parler de leur relation et leur carrière n’est pas un bon manager. Pour vous remotiver, ce qui peut paraitre comme une perte de temps au départ c’est le meilleur investissement que vous allez faire. C’est le moyen de limiter les interruptions et de concentrer votre temps de management. Même pour vous, c’est un moment où vous vous remettez dans la peau du manager et pas seulement de l’opérationnel.

Le 1 à 1 est très structuré dans son format, ce n’est pas une conversation sans objectif.

La prise de note à la main (vs ordinateur) est un élément très important parce qu’on privilégie la communication et parce qu’une machine (ordinateur ou tablette) ne fait que dégrader la communication. Dans le 1à1 il y a 3 parties de 10 minutes chacune :

– Le collaborateur qui parle de lui
– Le manager qui parle
– Le manager parle de l’avenir de son collaborateur, de sa carrière, du développement, du coaching, de l’équipe selon ce qu’il a mis en place.

Cette vidéo est pour répondre au défaut constaté, qu’en réalité il n’y a plus que le manager qui parle dans les 1 à 1. Il faut à cet effet revenir au basique et laisser de la place au collaborateur. Le plus important c’est de le laisser parler ensuite c’est votre tour et la troisième partie se fait s’il y a d’autres choses à apporter. On peut être étonné que le un à un soit aussi l’occasion d’aborder des sujets très personnels et même de les noter mais on le fait car ces sujets ont une grande importance aux yeux du collaborateur. Et si le manager ne prend pas en compte cet aspect, il perdra en efficacité au niveau de la communication. Il y a quand même un pourcentage de gens qui n’aiment pas parler de leur vie privée, il faut le respecter. C’est aussi une occasion pour le manager de connaitre davantage son collaborateur et d’ajuster le 1 à 1 en fonction de chaque personne.

La programmation et la fréquence est hebdomadaire parce que la semaine est l’unité de temps de l’entreprise.

  • Tout ce qui est inférieur est trop court et tout ce qui est supérieur ne devient plus une priorité.
  • Il faut éviter autant que possible le lundi et vendredi pour les 1 à 1. Si c’est impossible, il faut éviter le lundi matin et le vendredi après-midi.
  • C’est LE RENDEZ-VOUS qu’il ne faut pas rater. Vous devez tout faire pour vous y tenir.
  • Je vous conseille de programmer les 1 à 1 les uns derrières les autres pour vous concentrer sur une seule chose. Après, cela dépend du domaine de chaque manager, et c’est le manager qui voit ses possibilités.
  • Il est déconseillé de trop morceler les 1 à 1 pour faire autre chose entre deux réunions ce n’est pas efficace.
  • Il faut prévoir 5 minutes de plus car il y a certainement des collaborateurs qui prennent un peu plus d’une demi-heure. Il n’y a pas une réponse universelle à la programmation des 1 à 1, cela dépend de chaque manager.
  • L’idéal c’est en face à face dans une pièce fermée, dans votre bureau, en openspace, au coin café, même au téléphone s’il n’y a pas d’autres possibilités.
  • Les 1 à 1 par téléphone ce n’est pas l’idéal mais c’est mieux que de ne pas en faire du tout. En cas de distance importante, on peut essayer de faire 80% des 1 à 1 par téléphone et 20 % en face à face. La webcam est bien utile.
  • Le plus important dans le cadre du 1 à 1 c’est de se concentrer sur la personne, que vous n’ayez pas d’interruptions.
    Voilà, c’est le rappel autour du 1 à 1 pour voir si vous le faisiez bien ou s’il y avait des pistes d’améliorations. Ce qu’on verra dans la prochaine vidéo c’est comment améliorer le comportement pour être meilleur en 1 à 1.

 

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