entretien

Améliorer vos entretiens individuels avec des pratiques simples.

Je vais vous proposer trois pistes d’amélioration immédiate pour le 1 à 1. A vous de choisir de les appliquer en même temps ou une après l’autre.

  • Améliorer votre comportement 1 à 1
  • Mieux écouter
  • Prendre des meilleures notes.
  • Si vous ne connaissez pas le 1à1, je vous conseille de commencer par lire ceci.

    L’amélioration du comportement 1 à 1 a trois parties :

    1. la première question
    2. la préparation des questions
    3. le mode conversation.

    La première question.

    Commencez tous vos 1 à 1 par la même question. Cela peut paraitre étrange mais c’est ce qui va vous permettre de noter tout de suite si quelque chose a évolué chez votre collaborateur, c’est ça la première question. Ex : « Ça va ? » C’est une question d’ordre personnelle. Il faut tout de même voir si la question est adaptée avec ce que vous voulez faire. C’est un moyen pour détecter s’il y a un problème personnel ou quelque chose de similaire chez une personne qui ne parle pas beaucoup.

    La préparation des questions.

    Mieux préparer les questions consiste à porter l’attention au lieu d’improviser, noter les 2 ou 3 questions qu’on va poser. Il faut prendre 5 minutes pour préparer votre 1 à 1 et formuler les questions de façon orientée et précise. Cela va montrer également au collaborateur que vous faites attention à sa réponse. Il ne faut pas oublier que la manière de poser les questions va conditionner la réponse que vous aurez. En tant que manager, votre objectif à terme n’est pas de rendre la relation confortable mais une relation efficace car vous êtes dans le cadre du travail il ne faut pas se laisser aller. En tant que manager, lorsque vous sentez que l’efficacité est mise en péril, il ne faut pas hésiter à casser une relation confortable pour revenir à l’efficacité. Préparer les questions veut dire orienter le discours, cela ne veut pas dire que vous devenez inflexible et que vous n’allez pas changer le cours de la conversation si jamais c’est nécessaire. Il ne faut pas oublier d’orienter votre 1 à 1 sur du résultat. Parfois il faut avoir du courage et mettre en jeu une relation qu’on a mis du temps à construire pour revenir à plus d’efficacité.

    Les modes de conversation.

    Les modes de conversations sont destinés aux managers qui ont pris l’habitude de parler tout le temps. IL s’agit d’alterner entre des affirmations et des questions. On va prendre un exemple :

    Collaborateur : Chef, je suis en avance sur le projet.

    Manager : Super, je suis enchanté de l’apprendre, tu penses que ça va continuer ?

    Collaborateur : Cela va dépendre des priorités. Tu penses que je peux en profiter pour travailler sur autre chose ?

    Manager : Oui, tu pourrais en profiter pour avancer sur les délégations à mettre en place, qu’en penses-tu ?

    Cela ne s’applique pas à tout le monde, il y en a qui l’ont naturellement. C’est un outil qui et très utile quand on veut ajouter de la valeur à notre conversation. Le principe est simple : chacun repose une question. La question qu’il faut se poser c’est: « Est ce que nos 1 à 1 ressemblent à des interrogatoires ou à des conversations ? » La formulation des questions nous oblige à garder le cap sur nos 1 à 1.

    Mieux écouter

    Ensuite il y a 3 manières pour mieux écouter votre collaborateur :

    1. Fermer les yeux
    2. Nettoyer le bureau
    3. Arrêter de les interrompre pendant le 1 à 1.

    Fermer les yeux

    En fait, fermer les yeux c’est quand vous vous concentrez sur ce qu’il dit. Cela correspond au 1 à 1 par téléphone. L’homme est une créature guidée par le visuel, c’est son sens prioritaire. Cela veut dire qu’au téléphone on perd énormément d’informations. Cela veut dire simplement qu’il faut se couper de toute autre influence visuelle qu’il pourrait y avoir et cela permet d’imaginer notre interlocuteur ainsi que son environnement. Lorsqu’on est en face à face, il faut regarder la personne tout le temps qu’elle parle pour maintenir le contact.

    Nettoyer le bureau

    Nettoyer le bureau est le même principe que fermer les yeux. Cela consiste à enlever toute distraction. C’est également une question de respect et cela montre à l’interlocuteur que vous avez l’esprit clair et que vous êtes concentré sur lui. Si votre bureau n’est pas en ordre, il faut changer d’endroit si vous en avez le moyen.

    Arrêter les interruptions

    Troisième conseil, il faut arrêter d’interrompre les gens surtout si vous êtes un influent ou un dominant (voir le profil DISC). Ce type de personne a tendance à beaucoup parler, veut comprendre plus vite, c’est aussi leur attitude qui interrompt les gens. La meilleure manière de ne pas interrompre les gens pendant les 1 à 1 c’est de se dire: « Je m’interdis de prendre la parole si je n’ai pas le temps de respirer trois fois entre le moment où je voudrais parler et le moment où mon interlocuteur a arrêté de parler. » Vous appliquez la technique du silence. De cette façon vous aurez les informations que vous souhaiteriez avoir car vous allez donner la chance à la personne en face de vous de s’exprimer un peu plus. Au début ce n’est pas évident.

    Prendre de meilleures notes:

    Comment prendre de meilleures notes ? En fait, il faut rechercher l’efficacité. Il existe plusieurs méthodes différentes mais c’est une chose que vous pouvez améliorer. Pour le savoir, il suffit de reprendre ce que vous avez noté et voir si elles sont lisibles, claires, efficaces, etc., sinon il faut mettre cela comme axe de progrès. Utiliser des abréviations permet à la fois de noter plus rapidement et de revenir dans le fil de la conversation. Ce qui arrive c’est que souvent on prend mal des notes parce qu’on a peur de louper une partie importante de la conversation. Après il y a la méthode du capitale par exemple, entourer les initiales d’une personne, un P pour dire que c’est un projet. Ce qui est important dans la prise des notes c’est de séparer le contenu informatif du contenu action. La manière dont les tâches sont notées doit être différente de celle des informations.

    Pour conclure sur le rafraichissement 1 à 1, il faut vous poser la question sur l’efficacité de vos 1 à 1 et vous demander ce qui ne va pas.

    Est-ce que j’écoute bien ?
    Est-ce que je le fais sur un bureau qui est dégagé ?
    Est-ce que je suis quelqu’un qui interrompt beaucoup les autres ?
    Est-ce que je suis un peu trop en mode interrogatoire avec mes collaborateurs ?
    Est-ce que je tire une valeur ajoutée de mes 1 à 1 ?
    Est-ce qu’ils perçoivent plus ça comme une contrainte qu’autre chose ?

    Utilisez les différents conseils que je vous ai donné à travers l’article en fonction du résultat de votre analyse. Ou encore écoutez à nouveau le premier article que j’ai effectué sur le 1 à 1 parce que tout ce qui a été dit dedans est toujours valable.

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