délèguer
Que faut-il faire quand votre patron vous délègue beaucoup de tâches en plus de ce que vous avez déjà à faire ? Vous ne pouvez pas dire non à votre patron ni lui demander de choisir entre ce qu’il faut faire en priorité. Agir de la sorte, c’est comme si vous vouliez fuir vos responsabilités. C’est bien qu’il sache ce que vous avez à faire, mais lui il a déjà pris la décision de vous déléguer la tâche. Il ne faut pas oublier que ce qui va vous faire grandir c’est d’accepter du travail en plus. Sauf si vous ne voulez pas progresser au sein de votre entreprise, il faut remercier votre chef de vous avoir délégué du travail, car c’est pour lui un gage de confiance.

J’arrête là les mérites de la délégation, sinon je vais me faire huer 😉

Quand votre chef vous délègue davantage, vous allez devoir déléguer à votre tour à un(e) de vos collaborateurs. La délégation c’est ce qui fait fonctionner l’entreprise. Le manager ne doit pas raisonner sur le volume à faire. Il doit se demander ce qu’il peut déléguer ou ce qu’il ne doit pas faire. Ça oblige à prioriser. Les managers qui savent déléguer ont les meilleurs résultats.

La meilleure question à se pose, c’est : « Qu’est ce que je ne peux pas déléguer! »

Il faut aussi faire attention à la délégation à l’envers, c’est-à-dire le moment où vous allez reprendre du travail à vos collaborateurs parce que vous avez l’impression qu’ils ont beaucoup de travail, qu’ils le font mal ou pas assez vite, etc.

Il y a trois questions qu’on peut se poser pour savoir si on délègue assez ou pas :

• Est-ce que vous laissez vos collaborateurs faire des erreurs ?
• Est-ce qu’il vous arrive d’emporter du travail à la maison ?
• Est-ce que votre équipe travaille correctement quand vous êtes absent ?

Nous allons voir dans cet article le processus de la délégation réussie. La délégation est un des 4 outils importants de la méthode outils du manager.

En délégation, il faut partir du principe qu’il y aura des erreurs. La tolérance zéro ne marche pas en délégation. Quand on emporte du travail à la maison, il faut se demander quel genre de travail on emporte à la maison ? Est-ce du travail où vous êtes indispensable, le travail que vos collaborateurs n’ont pas terminé … ou pas? 🙂
Savoir si vos collaborateurs effectuent correctement le travail en votre absence vous permet de mesurer ce qui a été délégué. Ce qui s’est accumulé sur votre bureau quand vous n’étiez pas là doit être ce qui relève de votre responsabilité.

Déléguer, c’est demander à vos collaborateurs de faire des choses aussi bien que vous. Leur donner du feedback négatif si ce n’est pas le cas, donner du feedback positif si c’est le cas ou s’ils font mieux que vous.

Il y a deux composantes importantes dans la délégation :

L’autorité et le contrôle.
• L’autorité donne le pouvoir et les outils nécessaires pour exécuter la tâche.
• Le contrôle entraine l’obligation de rendre des comptes.

Il ne faut pas agir comme si l’autorité et la responsabilité n’étaient pas données en étant prêt à reprendre la tâche si jamais ça ne va pas, ou encore confier une tâche à une personne sans le dire à tous vos collaborateurs, ce n’est pas à votre collaborateur de l’annoncer à l’équipe. Comme vous lui donnez l’autorité de le faire, il faut que vous expliquiez au reste de l’équipe.

La délégation c’est ni se débarrasser d’une tâche et ne pas avoir de contrôle, mais ce n’est pas non plus déléguer tout en gardant la tâche pour soi en mettant les filets de tous les côtés.

Quand vous déléguez, vous donnez en totalité.
Ce n’est pas demander un service ponctuel à quelqu’un. Votre réflexe doit être de déléguer envers vos propres collaborateurs.
Faire le suivi ce n’est pas reprendre le travail, reprendre le travail est un échec pour votre collaborateur… et aussi pour vous!

Comment déterminer ce que vous pouvez déléguer ?

Il faut commencer par analyser votre travail. Il faut que vous repériez ce qui correspond à vos missions principales. Il vaut mieux savoir ce que vous ne pouvez pas déléguer. Vous chercherez à déléguer dans tout ce qui va rester puisque c’est ce qui vous empêche de faire ce pour quoi vous êtes payés. Un bon manager doit beaucoup plus déléguer que pas assez. Il faut réussir à déléguer ce qui n’est pas prioritaire.
La bonne question à se poser est : « Qu’est ce que je ne peux pas déléguer ! »

Après avoir vu les grands principes, il est maintenant temps de voir à qui déléguer et comment assurer le suivi.

En principe vous pouvez tout déléguer sauf les tâches qui correspondent aux priorités de votre poste. Par exemple : un vendeur ne délègue pas la vente.
Pour savoir à qui déléguer, vous devez connaître votre équipe, c’est la première étape. Si vous ne les connaissez pas, il faut apprendre à les connaître. Vous ne pouvez pas commencer à déléguer si vous ne connaissez pas votre équipe. Vous allez les écouter pendant les 1 à 1 et vous allez commencer à avoir une petite idée, ceux qui ont envie de faire carrière dans l’entreprise ou non.

Vous pourrez commencer à leur déléguer les choses qui peuvent leur être utiles dans leur carrière. Prenez comme principe la délégation d’une chose par mois par personne. La délégation ne s’improvise pas, c’est structuré. Vous risquez de reprendre les choses si vous ne suivez pas cette méthode éprouvée (par moi, mais aussi par Cédric Watine et les managers de managertools aux USA… et sans doute par tant d’autres managers)

Comment déléguer ? Voilà la méthode en 7 points :

• Dire qu’on a besoin de l’aide de l’autre, c’est une façon de montrer l’aspect positif de la délégation.
• Expliquer pourquoi vous avez choisi la personne.
• Demander son accord avant d’expliquer ce que vous allez confier (c’est pour traiter leur(s) objection(s)).
• Décrire la tâche. Vous allez adapter votre discours selon le profil de la personne à qui vous vous adressez.

• Parlez des délais et des standards de qualités en termes de résultats
• Déterminer la manière de suivi de la délégation: comment vous comptez suivre la délégation.
• Demander ce dont la personne a besoin pour réussir : c’est donner les moyens et participer

Une fois que c’est bien ancré, vous pouvez espacer le feedback. Cette méthode en 7 temps, c’est pour être sûr de ne rien oublier. Il est encouragé, pendant les entretiens individuels de prendre des informations pour savoir à qui vous allez déléguer.

Je vous recommande vivement de lire aussi ce super article sur le contenu de la délégation.

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