tableau post it _Comment ne pas perdre de temps en traitant vos mails - Danny Hope https---www

Combien de temps passez-vous devant votre ordinateur à traiter des mails (majoritairement nuls)
La réponse qui m’est généralement faite c’est : « trop »

Les gens passent trop de temps à traiter leurs mails.

Les mails arrivent au compte-goutte et ça ne s’arrête pas.

Ça s’arrête si vous arrivez très tôt ou restez très tard.

Il y a une méthode qui vous permettra de diviser au moins par 2 le temps que vous passez à traiter vos mails (et donc que vous passerez à faire autre chose.)

Il a été prouvé qu’une tache prend le temps qu’on veut bien lui accorder.

Si vous avez une heure pour faire quelque chose, vous mettrez plus ou moins une heure. Mais si vous n’avez pas de limite de temps, alors vous mettrez beaucoup plus de temps que nécessaire. Ça s’appelle la loi de Parkinson (tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est imparti.) j’ai mis les références en fin d’article pour ceux qui veulent approfondir cette notion.

Donc, la super méthode pour diviser par deux le temps que vous passez à traiter vos mails est la suivante:

Ne checkez vos mails qu’à des heures fixes et avec des deadlines. 

Par exemple, si vous ouvrez vos mails à 11h (plutôt qu’à 10h) vous aurez quand même l’impératif repas vers midi. Pour peu que vous déjeuniez avec vos cadres, votre deadline est importante. Hé bien soyez assuré que vous arriverez à lire vos mails en une heure alors qu’avant il vous en fallait deux.

Évidemment, si vous recevez peu de mail, réduisez le temps qui vous sépare de la pause méridienne.

La seconde fois que vous checkez vos mails dans la journée, c’est à 16h. Généralement, les gens ont envoyé la majorité de leurs emails pour la journée. De plus, vous avez l’impératif de finaliser vos ordres avant 17h30.

Donc vous pouvez organiser votre journée en fonction de ces deux impératifs.

Essayez de travailler de cette façon pendant 10 jours. Adaptez à vos impératifs et à votre niveau de responsabilité.

Si vous n’essayez pas, vous ne saurez pas si ça fonctionne, et vous passerez toujours autant de temps devant votre ordi à traiter vos mails.

 

Rodolphe de mon-capitaine.com

Loi de Parkinson: https://fr.wikipedia.org/wiki/Loi_de_Parkinson

Comments

  1. Il est vrai que le mail permet de faire des demandes écrites qui laissent des traces et qu’il est un moyen de communication obligatoire (il remplace le téléphone) pour les entreprises qui travaillent en open-space.

  2. Je vais tester. Maintenant, en ne les lisant qu’à 16h, on n’est pas à l’abri d’un mail reçu à 14h avec deadline 17h30. Et parfois c’est chaud… En tout cas j’aime le concept du blog. Je ne l’ai découvert qu’aujourd’hui et suis en train d’en faire le tour.

    1. Merci Guillaume. La logique des emails est une logique de long terme. Il faut bien faire comprendre à ses collaborateurs que, s’il y a une urgence, il faut appeler au téléphone. C’est une habitude à prendre et à faire prendre aux gens avec qui l’on travaille.
      En tant que manager, on nous demande de nous organiser. Ce n’est pas pour recevoir des emails à exécuter immédiatement. Donc si on veut imposer sa manière de travailler, il faut expliquer que pour toute urgence, c’est au téléphone que ça se traite, quitte à dire au téléphone de regarder tel mail à traiter en urgence. Sinon, le risque est que la chose ne soit pas traitée. après un ou deux ratés, les gens s’organisent différemment et ne vous considèrent plus comme un esclave qui réagit au quart de tour.
      La bonne question: « Voulez-vous être l’esclave de vos email, ou pas? »

  3. Merci pour cette méthode que je vais mettre en place à partir d’aujourd’hui. J’apprécie le contenu de vos articles qui sont très instructif et qui permettent de gagner en influence et en efficacité.

  4. C’est évident… faites-le ça marche…. les mails c’est comme les médicaments : « matin midi et soir » le reste c’est du temps pour la conception, le travail de fond… notre « société de l’information » doit nous laisser du temps pour l’essentiel de nos missions !

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