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Vous êtes manager et vous gérez peut-être des contributeurs individuels. Lorsque vous lui déléguez quelque chose, il n’a plus la capacité de la relayer à quelqu’un d’autre puisque lui n’est pas manager. Il est déjà à la base et n’a pas de subordonné.

On a tendance à ne pas déléguer quand il nous semble que notre collaborateur est déjà très occupé, d’autant plus qu’il ne peut plus relayer la tâche à une autre personne. C’est un frein à la délégation. Pourtant il faut le faire.

C’est ce que j’appelle la délégation à la base pour laquelle nova aborder six points :

– Il est impératif de déléguer.
– Demander aux collaborateurs de prioriser leur travail.
– Demander une analyse avec un avis sur ce qui ne sera plus fait.
– Vous décidez.
– Les objections que vous pouvez recevoir.
– Pourquoi il n’y aura pas de question ?

La délégation est impérative.

• En tant que manager, on ne peut éviter de déléguer. La délégation est l’essence même d’une entreprise.
• Vous perdrez du temps et de l’efficacité en voulant tout faire vous-même.
• Vos collaborateurs risquent vraiment de ne pas progresser.
• Les nouveaux managers en particulier ne comprennent pas le fait que quand un collaborateur dit être « occupé » , il faut déléguer quand même.
• Occupé et incapable de prendre plus de tâches sont deux adjectifs complètement différents.
• Être productif et être occupé ne veut pas dire la même chose…
• La loi de Parkinson affirme que travail s’étale pour prendre le temps disponible à son achèvement.
• En faites, la finalisation de vos tâches se conditionne par rapport au temps disponible que vous avez pour le faire. Donc, en fixant une date ou une heure limite à vos collaborateurs, ils auront tendance à finir le travail dans le temps fixé.
• Si le travail peut se dilater pour s’étaler sur le temps, il peut également se contracter. C’est le principe de la productivité. J’ai écrit un article dans lequel je dévoile un de mes outils de productivité les plus efficaces.

Demandez à votre collaborateur de prioriser son travail.

Souvent, le collaborateur évoque le manque de temps pour éviter de recevoir de nouvelles tâches.
Souvent, il n’imagine pas faire les choses autrement et il se dit que sa façon de traiter les choses est la plus efficace. Pourtant, il suffit de vous souvenir de la façon dont vous travailliez il y a quelques années pour vous convaincre qu’avec un peu de remise en question, on peut gagner très rapidement en productivité.

Comment faire accepter la nouvelle délégation ?

Pour que votre collaborateur accepte votre délégation, vous n’allez pas lui avancer que les tâches actuelles dont il s’occupe sont inutiles. La manière la plus efficace est de forcer le processus de sélection. Vous allez devoir le contraindre à éliminer les tâches qui ne sont plus nécessaires et à prioriser les plus importantes (qui sont celles que vous allez lui déléguer). Il ne va pas le faire de lui-même. Il faut lui en donner l’habitude. Avec le temps et force conseils, il va aiguiser son sens critique et supprimer les tâches qui ne sont pas primordiales.

Quand vous déléguer, ce qui est primordial n’est pas de savoir s’ils sont occupés ou non, mais de les obliger à prioriser ce qui est important de ce qui ne l’est plus.

Et si ça ne marche pas tout à fait, comment faire?

Il est vrai que ce n’est pas toujours évident de prioriser le travail et votre collaborateur aura toujours la tendance de vous dire qu’il est occupé lorsque vous lui demandez de faire quelque chose de plus.

Dans ce cas, montrez-lui que vous comprenez et que vous n’abandonnez pas l’idée de l’aider, mais que vous restez ouvert et partagerez la charge du travail avec lui. Vous allez donc lui demander de classifier ses tâches en fonction de la valeur et de la priorité nécessaire à l’organisation.

Il faut qu’il fasse une liste de tout ce qu’il a à faire avec le temps dont il a besoin pour les réaliser. Prenez l’échelle temps de la semaine idéalement. Sa classification se déterminera par rapport à la valeur de chaque tâche en fonction de l’impact de celle-ci sur l’ensemble de l’organisation. Cette liste ne doit contenir que vingt tâches au maximum.

Si la liste est longue, ce qui est assez rare, c’est qu’il y a beaucoup de tâches à éliminer.

Votre collaborateur vous présentera ensuite la liste et vous lui proposerez ce qu’il doit effectuer prioritairement pour ensuite réaliser le reste de manière chronologique et par ordre d’importance en lui demandant de déterminer le temps dont il a besoin pour réaliser chacune des tâches. Évaluer le temps qu’on va passer sur quelque chose n’est pas toujours facile. Il y a des tâches qui paraissent simples, mais qui s’avèrent être complexes dans la réalisation. Il faut être indulgent du temps que votre collaborateur estime qu’il va achever le travail.

De toute façon, l’objectif n’est pas de gagner à tout prix sur le temps, mais de repérer les gains possibles en délimitant une ligne et en délaissant les tâches inutiles qui n’auront plus à être faites.

Demander une analyse avec un avis sur ce qui ne sera plus fait.

Bien évidemment, on ne va pas arrêter toutes les tâches au-dessous de la ligne de démarcation, mais le principe est d’avoir une classification par ordre d’importance. Votre collaborateur pourra vous demander ce qu’il recommanderait de délaisser comme tâches. Vous lui demandez les taches qui pourraient être remplacées par quelque chose d’autre et qui auraient une valeur plus estimable. Pour éviter que votre collaborateur puisse vous recommander des tâches à remplacer parce qu’il ne veut pas le faire ou pour se faciliter la vie, vous lui avez déjà demandé préalablement de les classifier selon leurs valeurs.

analyse manager
Analyse manager

C’est vous qui décidez au final.

Même si c’est lui qui vous propose de hiérarchiser / supprimer… c’est vous qui êtes maître de la décision finale, et vous lui en faites part. Vous lui demandez juste une recommandation, mais vous le faites participer à votre choix. En ayant son mot à dire sur le sujet, ce sera plus facile pour vos collaborateurs d’adhérer à la décision.

Déléguer est une obligation dans l’entreprise, d’autant plus lorsqu’on est manager. Vous aidez ainsi votre équipe à progresser et vous vous aidez vous-même en vous délestant de quelques charges de travail.

Les objections que vous pouvez recevoir.

En demandant une liste des tâches par ordre d’importance à votre collaborateur, il se peut qu’il vous dise que ce n’est pas à lui de le faire. Vous lui expliquez que vous demandez juste des recommandations, mais que la décision finale sera prise par vous.

Par contre, pour l’aider à se décider, vous lui présentez une manière de réduire le temps qu’on passe sur un travail au lieu de l’éliminer définitivement.

Réduire la qualité des tâches mineures.

On prend une tâche au bout de la liste et on va analyser ce qu’il y a à l’intérieur. On a tout d’abord la possibilité de baisser le standard qui est soit la précision, soit la présentation d’un document, c’est-à-dire dégrader la qualité quand c’est possible et qu’il y a du temps à gagner.

Gagner du temps sur le process.

Vous pouvez également enlever une étape qui n’est pas forcément utile dans la réalisation d’une tâche.

Réduire la fréquence.

En effet, plutôt que de faire quelque chose plus fréquemment, on le fait moins, ou alors on regroupe ce qu’on peut faire de manière intensive.

Un exemple que je prends souvent: la gestion des mails

Si vous gérez vos mails « au fil de l’eau », vous allez perdre énormément de temps. Vous perdez encore plus de temps si vous vous laissez déranger par l’indicateur de notification de mail qui vous dérange dans votre travail par l’apparition en bas à droite d’une petite fenêtre qui vous donne la première phrase du mail. Vous vous déconcentrez de la tâche que vous êtes en train d’accomplir, et souvent, vous basculez sur le mail que vous venez de recevoir. C’est juste une infamie en termes d’efficacité et de productivité.

Le conseil génial dans la gestion des emails: la base, c’est de supprimer les notifications, mais ça, vous l’avez compris. le truc qui vous fera gagner le plus de temps, c’est de ne lire vos mails que deux fois dans la journée: à 10h30 -11h et à 16h30 – 17h

Et si on vous reproche cette approche, faites comprendre à votre interlocuteur que pour les choses importantes, il faut téléphoner. L’image percutante (j’aime les images, ça parle bien plus que des explications rationnelles) l’image percutante, c’est de demander si pour annoncer un incendie, il appelle les pompiers ou il leur envoie un mail? Donc les personnes peuvent vous envoyer des mails, mais si c’est urgent, ils doublent le coup avec un coup de fil.

Une autre solution est de dé-doublonner.

Par exemple, on peut éliminer un de deux rapports qui sont à peu près similaires. Ensuite, enlever des contrôles qu’on aurait installés à l’époque où on avait des faiblesses qui n’existent plus aujourd’hui. Par habitude et dans la quête de la qualité absolue pour le client, on a oublié qu’on peut aussi réduire un service qui n’a pas de valeur pour la clientèle.

C’est à eux de s’engager et de vous proposer des solutions concrètes.

Vous pouvez donc aider vos collaborateurs à s’engager dans leurs recommandations de hiérarchisation des tâches. Une question que vous pouvez poser est la suivante: S’il y avait une tâche à abandonner, laquelle choisiriez-vous? Ils auront de la difficulté, mais votre rôle sera de les recadrer en leur demandant des recommandations. Un processus obligé pour la progression de l’entreprise et l’amélioration continue.

Au final, c’est vous qui décidez.

La prise de décision vous revient en tant que manager. Votre collaborateur ne voudra pas assumer la responsabilité de se décider sur les tâches à abandonner et celles à prioriser. C’est pour cette raison qu’on demande une recommandation et non une décision définitive. Et Juste en discutant sur le sujet, vous enlevez la barrière et ouvrez une vraie communication. Alors, il aura moins de crainte à faire l’analyse en sachant qu’il ne prendra pas la décision finale.
Apprendre les phases du processus décisionnel.

décision manager

C’est un moyen pour vos contributeurs d’apprendre le processus d’une décision, qui se fait en différentes phases :

• Réunir des données en leur demandant de faire la liste,
• Analyser,
• Étudier les options en déterminant ce qu’il faut enlever dans liste en question,
• Demander des recommandations,
• Prendre la décision,
• Faire l’action et
• Faire le suivi.

Expliquez que vous allez prendre la responsabilité de ce qui va se décider. Et à mesure que vous leur déléguez des tâches, vous les laisserez prendre des décisions tout en restant responsable. À cette étape, évitez de leur affirmer qu’ils ont droit à l’erreur, c’est contreproductif.

La problématique de la responsabilité.

La crainte de la responsabilité est un vrai frein dans la délégation. En vous demandant de l’aide dans la tâche que vous lui avez déléguée, votre collaborateur pense vous en redonner la responsabilité alors que vous en êtes déjà responsable et que vous la partagez avec lui. Lorsque vous lui annoncez que vous prenez la décision, il lui est plus facile de la réaliser la lettre, et c’est aussi une manière de lui dire qu’il va aussi prendre une décision comme celle-là bientôt. Il faut que votre collaborateur comprenne que le travail évolue et qu’il doit abandonner certaines tâches qui ne sont plus utiles. De cette manière, il aura une plus haute estime de lui-même en sachant que vous lui déléguez quelque chose de plus important.

Les doutes des autres.

Une fois que vous avez pris la décision et que vous avez déterminé les tâches à abandonner, il se peut des collègues aient des doutes à propos de cette décision (surtout si une des taches supprimée les concerne directement. Et dans ce cas, demandez à votre collaborateur de rediriger vers vous toutes les questions qu’il peut recevoir. Vous allez légalement les prendre en charge et y répondre à sa place. Vous évitez ainsi que votre collaborateur soit en porte à faux et vous allez lui exprimer pleinement votre soutien. Votre rôle de manager est de prendre la responsabilité de la décision et de tout ce qu’elle implique, y compris donc les questions, et autres doutes métaphysiques.

En même temps, il est plus évident qu’il n’y ait pas de questions. C’est vraiment très rare que des doutes surgissent. Avec de bonnes recommandations et une bonne communication, vous éviterez certainement les questions. La décision aura toujours des effets positifs.

La délégation à la base vaut la peine d’être mise en oeuvre.

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