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Faut-il un ordre du jour au 1 à 1 ? Dois-je imposer une liste de choses à aborder? Comment préparer mon intervention? Autant de question qu’on me pose fréquemment. Pour rappel, le 1 à 1 est un outil important en management.

Pour vous donner un aperçu de cet outil extraordinaire, regardez la vidéo ci dessous:

5 points sur lesquels il faut être attentif :

1. Il n’est pas nécessaire de recréer un ordre du jour parce qu’il existe déjà à moins que votre collaborateur veuille dire une liste par ordre du jour.
2. Votre collaborateur peut apporter une liste de sujets parce qu’elle est un bon outil en général.
3. Vous ne devez pas imposer à votre collaborateur la liste.
4. Vous pouvez utiliser vous-même des listes.
5. N’envoyez pas de liste à votre collaborateur.

Je vais rentrer dans les détails des 5 points évoqués dans cette vidéo.

Ce n’est pas la peine de recréer un ordre du jour pour le 1 à 1 parce que dans sa définition il y a déjà l’ordre du jour comme expliqué dans les précédentes vidéos.

Je rappelle : c’est en entretien en trois parties de 10 minutes chacune : pour votre collaborateur, votre partie en tant que manager et enfin la troisième partie qui traite de l’avenir.

L’ordre du jour existe déjà.

En général, il n’y a que deux parties qui font 15 minutes chacune : votre collaborateur dans un premier temps et vous ensuite puisqu’on ne parle pas de l’avenir toutes les semaines tout en respectant la règle de priorité à votre collaborateur. C’est-à-dire que s’il décide de prendre une partie de 20 minutes je vous conseille de ne pas l’interrompre et de réduire votre partie à 10. C’est même ma recommandation. En général c’est souvent comme ça que les entretiens vont se passer une fois que vous vous serez calés avec votre collaborateur. Le 30 minutes est une notion maximale cela dépend de chaque personne mais d’une manière générale ce qu’il faut retenir c’est que le 1 à 1 est l’entretien de votre collaborateur et non le vôtre. Ce que je viens de décrire c’est vraiment un ordre du jour comme j’en ai parlé dans le cadre des réunions efficaces. Un ordre du jour c’est une liste de sujet dans une durée définie qui structure la réunion. Donc c’est évident que l’ordre du jour du 1 à 1 est déjà défini et vous ne devez pas ni votre collaborateur le changer. Si on parle d’ordre du jour au sens strict, vous ne devez pas changer d’ordre du jour que celui qu’on vient de définir, sinon ce n’est plus un 1 à 1. Cela risque de devenir une réunion de travail : de suivi, de coaching, de formation, etc.

C’est le collaborateur qui vient avec une liste de sujets à aborder.

Votre collaborateur envoie ou vient avec une liste de sujets au 1 à 1.

C’est la distinction que je fais entre un ordre du jour et une liste de sujets. Il se peut que votre collaborateur ne vous dise pas la manière dont la réunion va être structurée par contre il peut tout à fait vous envoyer une liste. C’est la liste de sujets qu’il voudrait aborder pendant le 1 à 1.

Lorsqu’il vous demande s’il peut vous envoyer l’ordre du jour ou l’apporter, la première chose à faire est de lui demander ce qu’il veut dire par là.

Si effectivement il veut organiser sa partie minute par minute, ce qui est un ordre du jour, il faut lui dire non et lui rappeler ce que le 1 à 1 veut dire. S’il veut parler de 10 sujets en 10 minutes vous savez que cela ne marchera pas. EN revanche, s’il vous fait une liste de 10 sujets qui lui parait important, c’est intéressant pour vous. Il ne faut pas le refuser. La préparation est une chose positive en général. La liste est indispensable dans l’organisation personnelle mais je ne l’impose pas pendant les 1 à 1.

L’intérêt de la liste est qu’elle quantifie le travail à faire, elle donne une réalité à l’encours du travail à réaliser, sur le nombre de sujet à traiter, sur l’avancement des sujets, elle permet de visualiser qu’on en a trop en même temps et qu’il faut mettre des priorités, etc. Dans le cadre du 1 à 1, c’est bien d’avoir une liste parce que cela permet de ne pas oublier des sujets et d’éviter de rester trop longtemps sur un même sujet, mais c’est au collaborateur de donner de l’importance à ce qu’il veut et vous n’êtes pas dans une réunion traditionnelle de travail. Le 1 à 1 peut être également le bon moment pour que le collaborateur puisse faire avancer ses sujets. Il pourrait attendre des informations ou voudrait votre validation sur une action prévue, etc. La liste permet au manager de voir si la partie du collaborateur va durer longtemps ou non et de doser les réponses en fonction du contenu.

Ne pas imposer de liste.

Pourquoi ne pas imposer l’utilisation de la liste puisque cela permet d’optimiser le 1 à 1 ?

Il ne faut pas l’imposer car chacun à son mode de fonctionnement et il faut le respecter.

Si par exemple un collaborateur a décidé de vous d’une seule chose qui lui tient à cœur c’est important de l’écouter. Si vous formatez trop cette partie du 1 à 1 vous allez perdre en route tout l’avantage de l’outil puisque l’objectif du 1 à 1 est de développer et de consolider votre relation avec votre collaborateur et la meilleure pour y arriver c’est l’écoute.

Le 1 à 1 ne doit pas générer du travail en plus pour votre collaborateur.

C’est à lui de décider s’il en a besoin ou pas, parce que lui suggérez de faire une liste c’est lui ce qu’il doit faire de son temps et il risque de ne pas aimer l’entretien et cela ne sera plus son entretien. En dehors du 1 à 1 vous allez ressentir le besoin de le coacher si c’est quelqu’un de désorganisé.

L’intérêt du 1 à 1 est également la surprise. Quand votre collaborateur vous emmène un sujet auquel vous n’avez pas pensé ou qui vous dérange, il faut le remercier. Peut-être cela peut représenter un petit inconfort pour vous mais vous devez le remercier parce que c’est une preuve de confiance. Je ferai prochainement une vidéo sur le désaccord et là si votre collaborateur vous dit qu’il n’est pas d’accord, il faut également le remercier d’avoir donné son point de vue.

Avoir une liste de sujets pour votre partie: la partie du manager

Le point numéro 4 : en tant que manager c’est mieux d’avoir une liste de sujets pour notre partie.

Si je parle de votre partie en tant que manager, vous avez intérêt à préparer à minimum votre 1 à 1 mais il faut le garder pour vous. Je vous le conseille, ce n’est pas un impératif pour que le 1 à 1 fonctionne bien mais au même titre que je vous recommande de prendre des notes pendant les 1 à 1, la liste du 1 à 1 va être tirée des notes que vous avez pris lors du précédent entretien.

La prise de note va vous aider à l’entretien de fin d’année par exemple, le fait d’avoir pris des notes toutes les semaines sur ce que vous avez dit avec votre collaborateur pendant les 1 à 1 va vous aider à avoir une vision plus complète de ce qui s’est passé pendant l’année. Et de toute façon on ne peut pas tout retenir par cœur. Vous serez toujours influencé par le dernier évènement et souvent le dernier évènement négatif et vous oublierez les sujets des semaines d’avant.

Ça fonctionne aussi d’un 1 à 1 à l’autre et non seulement pour l’entretien de fin d’année. C’est l’entretien de votre collaborateur mais c’est à vous de faire le suivi, et pour être le plus efficace possible c’est recommandé d’avoir une liste.

La liste peut être électronique parce que c’est pratique mais il ne faut pas utiliser de l’informatique pendant les 1 à 1, c’est la règle. Même si vous utilisez une liste électronique il faut l’imprimer ou la recopier avant le 1 à 1.

Ne pas envoyer de liste à votre collaborateur.

Le dernier point : il ne faut pas envoyer votre liste au collaborateur.

C’est déconseillé parce que c’est votre liste, elle est dédiée pour votre partie, c’est réservée à la deuxième partie de l’entretien. Si vous envoyez votre liste, votre collaborateur va arriver et ne parler que de cette liste et il ne va pas aborder ses points à lui.

Il va se dire c’est la réunion de mon patron et non pas un entretien pour moi.

De plus, vos sujets vous n’allez les aborder que lorsque votre collaborateur vous rendra la main. Si vous envoyez votre liste avant le 1 à 1 vous allez prendre le contrôle et conditionner sa partie qu’il va calquer sur la vôtre. Le 1 à 1 est une réunion spécifique.

Pour résumer ce que je viens de dire :

L’ordre du jour existe déjà donc pas la peine de recréer un autre par contre si votre collaborateur entend une liste par ordre du jour il n’y a pas de problème. Il peut vous l’envoyer ou vous l’apporter parce qu’est un bon outil par contre vous ne lui imposez pas de faire une liste car ce n’est pas à vous de déterminer la manière dont il va structurer sa partie de l’entretien, c’est sa réunion, vous pouvez vous-même utiliser des listes, je pense même que vous devriez le faire parce que cela vous permet de structurer votre partie mais n’envoyez pas votre liste à votre collaborateur.

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