déléguer
Assigner des tâches à ses collaborateurs est un des beaux exemples de petites difficultés qu’on peut avoir en management.

C’est quelque chose qu’on fait tous les jours, mais qu’on ne nous a jamais enseigné. On n’a pas appris à le faire de manière structurée et efficace. Nous allons voir dans cet article des outils pour aller plus vite en faisant moins d’erreurs. Assigner des tâches fait partie de la délégation.

La différence avec le processus de délégation, c’est que cela concerne des choses moins cruciales et que c’est plus ponctuel. Cela dit, comme pour la délégation, vous ne vous libérez pas de la responsabilité de l’action quand vous assignez une tâche à quelqu’un.

La différence entre déléguer et assigner une tâche ne se situe pas au niveau de la responsabilité. Il y a deux choses importantes à différencier : si la tâche fait partie de leur responsabilité, ce n’est pas de la délégation, si vous transmettez votre travail, c’est de la délégation. Le terme de « tâche » concerne une demande ponctuelle, ce n’est pas dans une vraie délégation.

Assigner une tâche ponctuelle à un collaborateur peut être une technique pour s’initier à la délégation sans s’engager, et en même temps, tester votre collaborateur. Le modèle d’assignation de tâches se décline en 4 étapes :

– Pourrais-tu ?
– Description de la tâche
– Donner une deadline
– Indication du mode de suivi ou de reporting

1. « Pourrais-tu ? » « Est-ce que je peux te demander quelque chose ? »

C’est mieux de demander « l’autorisation » à son interlocuteur pour avoir plus de résultats. Ça renforce l’engagement. Le fait d’utiliser votre pouvoir de relation renforce l’impact.

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Demander « l’autorisation » permet aussi de laisser l’occasion à la personne de dire « Non » ou au moins d’exposer ses objections. L’important est que la tâche soit bien réalisée. Lorsque vous imposez au lieu de demander, vous vous privez d’une exécution optimale de la tâche. Connaître les collaborateurs permettra de réduire les « Non » puisque vous aurez déjà choisi la meilleure personne pour la réaliser, ensuite si la personne dit « Non » c’est une objection de qualité. Vous pourrez ensuite lui demander pourquoi elle a dit non et essayer de trouver une solution pour que la tâche soit réalisée. Le « Non » dans ce cas est un début de dialogue et le résultat sera meilleur.

Il ne faut pas non plus dire : « Est-ce que tu pourrais faire ça pour moi ? » Vous ne devez pas être gêné d’assigner une tâche. Vous êtes dans un processus normal et si vous posez ce type de question, vous montrez que vous n’êtes pas professionnel.

Quand votre collaborateur répond « Non » soit vous lui montrez l’importance de la tâche au niveau de sa priorité, soit vous lui demandez pourquoi il dit non et vous ouvrez le dialogue.

Il est toujours préférable de demander quand on veut assigner une tâche à un collaborateur. Ça permet d’engager la communication à un dialogue.

2. Description de la tâche.

Ici, la simplicité est de mise pour optimiser au mieux la compréhension de votre interlocuteur et évidemment l’efficacité de la demande. Une demande implique qu’on formule la phrase poliment, mais il faut éviter d’étiqueter la tâche comme la vôtre en affirmant « pour moi » parce que c’est un processus professionnel normal et non personnel. Par contre, pour convainque la personne, vous aurez certainement à évoquer son profil et notamment ses compétences comme étant indiqués à effectuer la tâche.

Vous devez avoir en tête que la demande implique un dialogue et non une négociation. Mais avec un collaborateur qui refuse à la longue, vous allez devoir utiliser votre pouvoir d’influence et/ou hiérarchique, seulement après un feedback qu’on aura effectué préalablement, c’est-à-dire après une étude sur l’importance réelle de devoir lui faire un rappel.

3. Donner une deadline.

Fixez absolument une date limite. Donner une deadline vous servira de limiter la réalisation de la tâche par votre collaborateur et de l’avoir en votre disposition en temps voulu. Les plus jeunes sont généralement plus enclins à l’oubli, ou alors, n’étant délimités par aucune date ou heure, ils ont tendance à minimiser la tâche. Il ne faut donc pas seulement lui dire aussitôt que possible, il faut lui fixer une échéance courte avec date et heur.

N’oubliez pas d’expliquer quand et pour quels travaux la tâche est destinée. Aussi, ne dites pas à votre collaborateur quand il doit commencer à effectuer la tâche, mais dites-lui quand il doit finir la réalisation de celle-ci. En effet, dire explicitement quand vous en aurez besoin vous permet d’avoir une assurance qu’il comprend les enjeux.

L’important et l’urgent sont deux qualificatifs différents.

Ce sont deux formes de deadlines à ne pas confondre. À force d’assigner des tâches à tout moment et sans date limite à vos collaborateurs, ils auront une longue liste en fin de journée et ils n’arriveront à rien réaliser vraiment. Dans ce sens, vous aurez l’air de trop donner la pression, et vous donnerez une image négative en tant que manager. Vous perdrez votre crédibilité et ils risquent de ne plus vous respecter.

Il faut savoir utiliser les formulations de phrase les plus efficaces. Ajouter des termes polis et engageants dans la demande tout en restant dans le professionnel. Cela participe aussi à laisser le dialogue ouvert. Inscrivez la description de la tâche et votre deadline dans la même phrase. Formulez votre demande dans le sens à ce que la date limite fait partie de la tâche en elle-même.

4. Le reporting ou le mode de suivi.

Le reporting ou le mode suivi n’est pas toujours nécessaire. En effet, ça dépend souvent des collaborateurs. Il y a ceux qui exécutent la tâche immédiatement sans qu’on ait besoin de rappeler et ceux qui ne vont pas prendre l’initiative. Tout dépend du profil de vos collaborateurs et je vous encourage à vous pencher sur un outil ultra simple à comprendre pour bien cerner les profils de vos collaborateurs. Il s’agit de la méthode du profil DISC.

Les types de tâches conditionnent le reporting. D’un côté, il y a celles qui n’auront pas spécialement besoin de reporting puisqu’à la formulation de la demande, on aura inclus la forme de livraison qu’on appelle le délivrable, par exemple, à telle heure dans mon bureau. Et d’un autre côté, dans le cas d’une tâche dans le long terme, un rapport avec des détails précis est nécessaire. C’est un outil de suivi important et efficace, de la réalisation jusqu’à la finalisation de la tâche. Grâce à ce mode de suivi, vous avez une assurance certaine de la bonne réalisation de la tâche. De cette manière, la personne à qui vous avez assigné la tâche sera responsabilisée et sera en connaissance de l’importance de votre demande.

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