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La feuille magique ou le cahier de rapport hiérarchique… en beaucoup mieux !!!

enfant muscle - Sherif Salama

Le cahier de rapport hiérarchique est une pièce administrative officielle. Pour ceux qui n’en sont pas dotés, lisez cet article et vous verrez qu’on peut faire beaucoup mieux !

Ou, pour ceux qui ont cet outil administratif, je vais vous montrer comment vous pouvez demander à vos subordonnés d’avoir leur propre cahier de rapport hiérarchique.

 

Tout d’abord qu’est-ce qu’un cahier de rapport hiérarchique ?

C’est un cahier dans lequel on consigne les entretiens importants avec ses subordonnés. On mentionne grade, nom et prénom. Motif de l’entretien. Description détaillée de l’entretien. Signature du détenteur dépositaire et signature de l’intéressé.

On l’utilise pour féliciter, pour sanctionner, pour fixer un contrat d’objectif, pour notifier l’inscription à un concours, stage ou examen, pour notifier le renouvellement de contrat, et pour bien d’autres choses.

 

Ce que je vous propose, c’est de tenir un cahier de rapport hiérarchique un peu spécial.

En fait ce n’est pas un cahier, c’est une feuille individuelle. Je l’ai appelée la feuille magique.

Alors que, dans le cahier, tous les entretiens s’affichent les uns à la suite des autres, je propose aux chefs de proximité de prendre une feuille avec le nom de la personne qui est sous votre responsabilité. Vous pouvez insérer cette feuille dans le livret d’instruction ou le dossier de l’intéressé. C’est une feuille que vous allez utiliser souvent. Elle doit donc être facilement accessible.

Ainsi, après chaque mission, le chef marque sur la feuille magique un mot sur le déroulement de la missionpour chacune des personnes présentes à la mission

Conseil pour que ça ne prenne pas trop de temps : vous pouvez aussi coller un papier avec votre commentaire imprimé. Pour cela, prendre la liste des gens à « évaluer » la mettre sur un fichier Word et écrire le commentaire en dessous de chaque nom

ça donne

 

Nom de la personne à évaluer.

De telle date à telle date, le grade prénom nom, a participé à la mission/exercice… à tel endroit. 

Au cours de cette mission, il a mis un point d’honneur à toujours être présent sur les RDV qui lui étaient fixés. Il s’est, de plus, investi dans la vie courante de la section en veillant au confort de ses subordonnés et en prenant de nombreuses initiatives. Il a ainsi organisé un challenge sportif interne à son groupe.

Grâce à toutes ces actions positives, il a compensé le retard de réveil du début de mission.

Il doit être encouragé dans les choses positives qu’il met en œuvre.

 

Vous avez une partie générique et vous avez une partie personnalisée. La partie personnalisée est la plus importante et j’insiste pour que vous notiez toutes les choses qui méritent de l’être, mais surtout les choses positives.

Une fois que vous avez fait cela pour tout le monde, vous imprimez, vous découpez, et vous collez sur les feuilles magiques correspondantes.

jumelles mllFaites aussi ce travail pour les gens qui sont détachés sous votre commandement pendant une mission.

Vous le renverrez vers son chef organique avec cette feuille signée par l’intéressé.

 

J’y vois plusieurs grands avantages :

  • Non, ce n’est pas une perte de temps. Vous avez seulement quelques mots à mettre sur chacun. Le style importe peu. Ce n’est pas une notation annuelle officielle qui restera dans le dossier de l’intéressé.
  • Vous faites un point de situation avec vos subordonnés de manière très régulière, et ça leur permet de savoir où ils en sont et de se rappeler quels sont les objectifs à court terme. Au cours de l’entretien, n’hésitez donc pas à refaire une lecture des commentaires des précédentes missions. Ça ne fait pas de mal !
  • Vous vous constituez une « main courante » de chacun des subordonnés que vous aurez à noter en fin d’année. Ainsi, pour rédiger les notations, vous n’aurez plus à vous torturer le cerveau (si vous en avez un) vous aurez tous les petits points de situations récapitulés sur cette feuille magique. Si la majorité des commentaires sont positifs, la personne aura une bonne notation. Si la majorité est négatif, la notation sera moins bonne e fixera des points à améliorer pour l’année suivante.
  • Lorsque vous recevez l’intéressé pour l’entretien de notation annuel, vous avez, avec vous, cette feuille magique qui permet de tout expliquer. En plus, c’est implacable parce qu’il a signé à chaque entretien.
  • En cas de mutation, vous laissez à votre successeur une situation claire et précise avec de vraies consignes… surtout s’il doit rédiger les notations dans les semaines qui suivent son arrivée.

 

 

Prenez dans ces conseils ce qu’il y a à prendre. Adaptez-les à votre style de commandement et à vos contraintes. Mais, dans tous les cas, AGISSEZ.

SI VOUS NE FAITES RIEN, IL NE SE PASSERA RIEN.

 

Je suis preneur de votre feedback et de vos commentaires.

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