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À la demande de Mathieu, j’aborde ce sujet épineux et pourtant plus que d’actualité, car bon nombre d’entre vous prennent un nouveau poste en ce moment.

Je vous livre les sept étapes qui, pour moi, sont primordiales pour bien commencer dans un nouveau poste.

 

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1. COMPRENDRE

Prendre les consignes de votre prédécesseur. Qu’il soit compétent ou pas, là n’est pas la question, Il a une façon de traiter les choses qui sera évidemment différente de celle dont vous allez le faire. Est-ce bon ou mauvais? Non, c’est un fait, et certains prennent cette différence pour de l’incompétence. 

Combien de fois on entend dire par des personnes qui viennent de prendre un poste:

« Tu te rends compte, il n’avait même pas fait ceci ou cela! » 

La majorité du temps, ces personnes préparent le terrain à leurs propres incompétences.

Votre prédécesseur a fait un travail. On n’est pas là pour le juger à postériori, on est là pour faire le vôtre. On ne sait pas quelle était sa situation de départ ni à quelles difficultés il a dû faire face. 

« La parole est facile, l’art est difficile. »

Prenez toutes les consignes que vous pouvez. Notez, posez des questions, conservez un contact chaleureux et les coordonnées de votre prédécesseur pour pouvoir le recontacter si besoin.

Si vous le pouvez, essayez de valoriser son travail. Efforcez-vous de voir le côté positif de toutes ses actions. Sauf à tomber sur quelqu’un de fondamentalement mauvais, chaque manager a fait tout ce qu’il pouvait pour prendre les moins mauvaises décisions. Essayez de comprendre la logique qui sous-tend toutes ses décisions. Plutôt que d’arrêter votre jugement sur quelques détails, cela vous apportera beaucoup d’information sur la façon dont les personnes dont vous avez la responsabilité ont été habituées à recevoir des consignes, des objectifs, des missions…

Maitre mot de cette étape: compréhension positive et constructive.

  1. OBSERVER

Soyez attentif à votre ressenti. C’est le seul moment où il ne vous mentira pas. Pourquoi? Parce que dès que vous connaissez les gens qui vous entourent, votre affect et votre intellect rentrent en ligne de compte et viennent troubler votre ressenti. Et si vous connaissiez déjà les personnes d’avant, remarquez les changements qui s’opèrent et qui montrent que les gens vous voient comme le futur chef. Vous serez surpris de l’attitude de certains. Notez tous vos ressentis dans un carnet qui vous accompagnera dans votre nouveau poste. C’est ce carnet qui sera votre fil rouge et vous permettra de vous souvenir du chemin parcouru. C’est particulièrement important si vous avez un coup au moral. Ce carnet vous permettra de mettre en perspective tout le travail accompli depuis que vous avez pris le poste.

Laissez votre coeur parler. C’est difficile parce qu’on n’a pas l’habitude d’écouter notre ressenti. C’est particulièrement vrai pour les Hommes tandis que les Femmes adoptent cette démarche beaucoup plus facilement. N’y voyez pas une remarque sexiste, j’envie vraiment cette capacité aux femmes de développer ce sixième sens qui chez les Hommes est enfoui très profondément.

Je développerai pourquoi cette sensibilité est importante dans un autre article, mais pour le faire court, cette sensibilité vous permettra de vous mettre la puce à l’oreille de nombreuses petites choses que la rationalité, l’efficacité et la productivité ne décèlent pas.

Le mot d’ordre de cette étape est donc de bien observer et de noter votre ressenti.

  1. ÉTUDIER

La première chose que vous devez faire est de bien définir quelle est votre mission, vos moyens, vos délais. Il faut que vous répondiez à cette question:

« Pourquoi je suis à ce poste? »

Ca veut dire « dans quel but? », mais ça veut dire aussi «  pourquoi moi et pas quelqu’un d’autre? » 

Prenez votre fiche de tache et comparez-la avec la description du travail qu’en a fait votre prédécesseur.

Souvent (pour ne pas dire toujours), il y a un décalage. Essayez de comprendre ce décalage.

Étudiez vos missions (ce qu’on vous demande de réaliser)

Étudiez vos moyens humains, matériels et financiers.

Étudiez vos délais.

Répondez à toutes les questions de la méthode de raisonnement tactique 

Qui, quoi, où, quand, comment, avec qui, contre qui…

Faites ensuite la même chose avec vos collaborateurs. Quelle est leur fiche de tache et qu’est ce qu’ils en disent ? Cela m’amène à la quatrième étape:

  1. APPROFONDIR

À vous de faire le tour de vos collaborateurs de manière informelle et/ou en les convoquant en entretien pour leur poser davantage de questions.

L’important est de les laisser parler sur la façon dont ils voient leur travail.

Il faut arriver à déceler quel est leur plus grande frustration ou leur plus grand problème dans le cadre de leur métier. 

Plus vous aiderez vos collaborateurs à trouver des solutions, plus ils vous aideront à accomplir les missions qui vous sont confiées.

Il faut réaliser un véritable travail d’écoute, utiliser la technique du silence et celle du regard

Cette expérience peut être très difficile, surtout si on n’a pas l’habitude d’écouter, mais on a bien deux oreilles et une bouche pour écouter deux fois plus qu’on ne parle.

Maitre mot de cette étape ECOUTER.

  1. PRÉVOIR / ANALYSER / PLANIFIER

Avec tous les éléments que vous aurez rassemblés, il est important de réfléchir en mettant tout à plat.

Prenez du temps pour cela et essayez de déterminer le point clé qui vous permettra d’accomplir votre mission.

Pour prendre un exemple, j’ai fait partie d’une association et nous devions organiser un gala.

On aurait pu dire que le point clé c’était d’organiser le gala. On aurait pu se perdre dans tous les détails techniques et logistiques de l’organisation du gala.

au lieu de cela, après avoir réfléchi et appliqué la méthode de raisonnement tactique appliquée aux projets,nous avons déterminé que

  • Nous avions besoin de partenaires pour pouvoir financer ce gala.

  • Nous avions besoin de monde pour démarcher ces partenaires (nous étions une petite asso).

  • Nous avions besoin d’être formé démarcher correctement les partenaires.

Celui qui ne pousse pas la réflexion jusqu’au bout pensera que le point clé c’est le financement… Alors qu’en fait, le point clé, c’était le recrutement, et que le second point clé, c’est la formation individuelle.

Ainsi, après réflexion, nous avons déterminé notre point clé:

Je veux recruter 10 personnes d’ici 2 mois en créant des événements et des rencontres autour de l’association sur le thème de ce gala.

Ensuite il devait y avoir une logique de formation avec des formateurs compétents dans le domaine de la négociation / vente.

Ensuite venait le démarchage des partenaires.

Une fois que le financement est là… il est très facile d’organiser un gala, même de 250 personnes.

Faites de même pour la mission qui vous est confiée.

Maître mot de cette étape: Réflexion

  1. PRÉSENTER VOTRE PLAN

Réunissez vos collaborateurs et parlez-leur de ce que vous aviez compris des missions qui vous attendaient. Expliquez les objectifs, les contraintes et les impératifs. Faites-le sous une structure simple. Chez les militaires la structure SMIEPP fonctionne parfaitement et peut très bien être adaptée à toutes les situations: Situation / Mission / Intention / Exécution / Points particuliers / Place du chef

Je vous donne un exemple de canevas que j’ai utilisé personnellement avec ma compagnie en 2014. C’est en bas d’article.

Pour en savoir plus, vous pouvez aussi lire ceci

Comment réussir une mission difficile

ou cela:

Expliquer un ordre initial simplement

Dans le paragraphe situation, prenez le temps de vous présenter

Il est important de dire qui vous êtes, même si les gens vous connaissent déjà. J’ai déjà effectué une présentation et je l’ai articulée comme suit:

Côté pro / Côté perso / Ce que j’aime / Mes citations préférées / Mes qualités / Mes défauts.

Et si vous voulez aller plus loin, vous pouvez faire le questionnaire de Proust (je l’ai mis en fin d’article)

J’ai aussi présenté les ordres au kilomètre, le cahier magique et le quifaitquoi (que vous trouvez dans le bonus du blog)

Expliquez les détails qui n’en sont pas: ce qui vous tient à coeur

Expliquez ce que vous attendez de vos collaborateurs. Ambiance de travail, attitude, état d’esprit… Mettez des mots sur des choses qui sont NORMALES pour vous, mais pas forcément évidentes pour tout le monde.

ATTENTION

À la fin de votre présentation, il est important de distribuer une feuille à chacun et de leur demander de répondre à une liste de questions que voici. Ce sont des documents qu’il est important de conserver et desquels vous tirerez de nombreuses informations.

Vérifiez bien que chacun ait bien répondu à toutes les questions.

Voilà ce que j’ai posé comme questions à mes hommes au moment de ma prise de commandement.

  • Qu’est ce que vous attendez de moi? (donnez trois points clés).

  • Écrivez trois de vos qualités principales

  • Donnez trois de vos défauts majeurs

  • Pourquoi faites-vous ce métier?

  • Qu’est-ce que vous voulez faire dans 1an / 2 ans / 5 ans

  • Dans quel domaine voudriez-vous progresser? (Trois éléments de réponse)

  • Qu’est-ce qui vous intéresse le plus dans votre emploi actuel? (1 à 2 éléments)

  • Selon vous, quels sont les trois désagréments majeurs de votre métier actuel?

  • Quels sont les deux derniers livres que vous avez lus? Titre, auteur et date

  • Selon vous, quel est votre profil de carrière à 1 an / 2 ans / 5 ans

  • Qu’avez-vous retenu de ma présentation précédente? Donnez le plus d’éléments possible.

Maitre mot de cette étape: impliquer vos collaborateurs

  1. ADAPTER ET AGIR

Une fois que vous avez présenté votre plan, prenez les remarques et propositions de vos collaborateurs, adaptez votre plan. Présentez-le à nouveau et … passez à l’action.

Faire des points de situation régulièrement. N’hésitez pas à faire des séminaires avec vos collaborateurs. Dans l’armée, on appelle cela des séminaires de commandement 

Je me souviens que mon chef de corps s’est opposé à un second séminaire de commandement deux mois après celui que j’avais fait en aout… je lui ai expliqué que j’avais besoin de refaire le point avec mon équipe, surtout avec tous les changements de programmation qui avaient eu lieu.

Voilà pour les 7 étapes que je mettrais personnellement en place au moment où je devrais prendre un nouveau poste.

Adaptez-le à votre situation, mais, je vous en prie…. Passez à l’action et faites des tests. Au pire, vous réussirez!

Et au pire du pire, si ça ne fonctionne pas, vous en tirerez des conclusions et vous progresserez.

Donc, vous n’avez rien à perdre.

EN AVANT!

Pour ceux qui sont arrivé jusqu’ici, je vous adresse toutes mes félicitations!!!! 

Voilà le questionnaire de Proust

Ma vertu préférée / La qualité que je préfère chez un homme / La qualité que je préfère chez une femme / Ce que j’apprécie le plus chez mes amis / Mon principal défaut / Mon occupation préférée / Mon rêve de bonheur / Quel serait mon plus grand malheur? / Ce que je voudrais être / Le pas où je désirerais vivre. / La couleur que je préfère / La fleur que j’aime / L’oiseau que je préfère / Mes auteurs favoris en prose / Mes poètes préférés / Mes héros dans la fiction / Mes héroïnes favorites dans la fiction / Mes compositeurs préférés / Mes peintres favoris / Mes héros dans la vie réelle / Mon Héroïne favorite dans la vie réelle / Quel personnage historique détestez vous le plus / Mes héroïnes dans l’histoire / Mon plat et ma boisson préférée / Mes noms favoris / Ce que je déteste par dessus tout / Les personnages historiques que je méprise le plus / Le fait militaire que j’admire le plus / La réforme que j’estime le plus / Le don de la nature que je voudrais avoir / Comment j’aimerais mourir /  mon état d’esprit actuel / Les fautes qui m’inspirent le plus d’indulgence / Ma devise.

Crédit image: Uitleg & tekst

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